కంపెనీ సమావేశం ఎలా ప్లాన్ చేసుకోవాలి

అభినందనలు! సంస్థ యొక్క అన్ని స్థాయిల నుండి ఎంచుకున్న ఉద్యోగుల సమూహం కోసం మీ కంపెనీ ఒక సమావేశాన్ని నిర్వహిస్తుంది. CEO మీరు ఈవెంట్ కోసం ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ బాధ్యత ఇచ్చారు. ఈ చిట్కాలు మరియు మాదిరి ప్రాజెక్టు ప్రణాళిక ఒక సంస్థ మేనేజర్ లేదా అదేవిధంగా సంక్లిష్టమైన ప్రాజెక్ట్ కోసం ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళికను నిర్మించడానికి ఒక ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ను ఒక మార్గం ప్రదర్శిస్తుంది.

ప్రాజెక్ట్ ముందు ప్రణాళిక

మీ మొదటి దశ ప్రణాళికను ప్లాన్ చేయడం. మీరు వాటాదారులతో ఈవెంట్ను చర్చించడం ద్వారా ప్రారంభించండి. ఇది గత ఏడాది జరిగితే, ఏమి జరిగింది? ఏమి తప్పు జరిగింది? ఈ ప్రాజెక్ట్ను ఎవరు నిర్వహించారు మరియు ఈ సంవత్సరం మీరు ఆపదలను నివారించడంలో వారికి సహాయపడగలరా? CEO మీకు ప్రాజెక్ట్ను కేటాయించినందున, అతడు / ఆమెకు ఈవెంట్ నుండి ఏమి కావాలి? ఈవెంట్ ఎప్పుడు ఉంటుంది? ఎక్కడ? బడ్జెట్ ఏమిటి?

మీరు అంత ఎక్కువ సమాచారం సమీకరించండి. ఇది ప్రణాళిక ప్రణాళికను నిర్మించే అస్థిపంజరం.

బృందాన్ని నిర్మించండి

మీరు ఏ ఇతర వనరులను ఈ ప్రాజెక్ట్ విజయవంతం చేయాలి? మీకు ఈ ఈవెంట్ విజయవంతం కావడానికి సహాయపడే ఇతర విభాగాలలో ఉన్న వ్యక్తులు ఉన్నారా? అక్కడ సహాయం పొందడానికి మీరు ఏమి చేయాలి? మీరు వారి యజమాని నుండి అధికారిక ఆమోదం పొందాలని అడగవచ్చు లేదా చేయవచ్చా? మీకు ఎంత సమయం అవసరం? మీకు ఏ ప్రత్యేక నైపుణ్యాలు అందించాలి? మీరు కావాలనుకునే వ్యక్తి అందుబాటులో లేకుంటే ఎవరైనా ఆ నైపుణ్యాన్ని అందించగలరా?

ఈ సంస్థ-విస్తృత సమావేశం అయినందున, HR ఎలా సహాయపడుతుంది? సౌకర్యాల శాఖ నుండి మీకు సహాయం అవసరం? మార్కెటింగ్ శాఖ గురించి ఏమిటి? మీకు ఆ ప్రాంతంలో సహాయం కావాలా?

అజెండాను ప్లాన్ చేయండి

సమావేశం ఎంతసేపు సాగుతుందో మీరు తెలుసుకున్న తర్వాత, మీరు సమయం బ్లాక్స్లో పూరించడాన్ని ప్రారంభించండి. మీకు ప్రారంభ స్పీకర్ అవసరం? ఎవరు ఉంటారు? మీరు హాజరైనవారిని కలిసి ఉంచుకోవాలనుకుంటున్నారా లేదా ప్రోగ్రామ్ యొక్క ఒక భాగం కోసం వాటిని చిన్న సమూహాలుగా విచ్ఛిన్నం చేస్తారా? మీరు ఎన్ని ఇతర స్పీకర్లు అవసరం? మీరు విడిపోయినట్లయితే ఎవరు చిన్న సెషన్లను కలిగి ఉంటారు?

ఈవెంట్ ఒకటి కంటే ఎక్కువ రోజు పడుతుంది? డే వన్ ను ఎలా మూసివేస్తారు? ఎలా మీరు రెండు రోజు తిరిగి తెరుస్తారు?

ఎలా మీరు ముగింపులో మూసివేయాలని ఉంటుంది? మీకు ముగింపు సంభాషణ అవసరం? మీరు ఒక పుస్తకం బుక్ చేసినట్లయితే, హోటల్ నుండి బయటకు వెళ్లే ప్రజల లాజిస్టిక్స్ను మీరు ఎలా నిర్వహిస్తారు?

స్పేస్ కనుగొను

ఎంతమంది వ్యక్తులు వచ్చారో తెలుసుకోండి. అప్పుడు మీకు అవసరమైన స్థలం ఎంత పెద్దది అని నిర్ణయించండి. ఎక్కడ జరుగుతుంది? కార్పొరేట్ కార్యాలయంలో గది ఉందా లేదా మీకు పెద్ద స్థలం కావాలా? సిఈఓ సమావేశంలో ఆఫ్ సైట్ నిర్వహించాలని కోరుకున్నారా, అందువల్ల ప్రజలు దృష్టిని పెట్టవచ్చు లేదా ఖర్చు తగ్గించడానికి అతను / ఆమె కార్యాలయంలో ఉండాలనుకుంటున్నారా?

మీ ప్రాంతంలోని ఏ లక్షణాలు మీకు కావాల్సిన స్థలాన్ని అందించగలవు? పట్టణ 0 ను 0 డి వచ్చే 0 దుకు ప్రయాణి 0 చే సమయాన్ని తగ్గి 0 చే 0 దుకు విమానాశ్రయ 0 లో ఉన్న ఓ హోటల్, లేదా మీరు పట్టణ 0 ను 0 డి క్లుప్త 0 గా ఉ 0 డాలని కోరుకు 0 దా?

వారి సౌకర్యాలకు వేర్వేరు వేదికలు ఏమి చెల్లిస్తాయి? వారు ఏమి ఉన్నాయి మరియు మీరు కొనుగోలు మరియు తీసుకుని ఏమి అవసరం? మీరు పని చేయడానికి వారు ఒక వ్యక్తిని నియమిస్తారా? భౌతిక మరియు బయటి నుండి వ్యక్తుల గురించి వారి విధానం ఏమిటి?

ఇట్ ఆఫ్ పుల్

కనీసం ఈ ప్రశ్నలకు సమాధానాలు సేకరించిన తరువాత, మీరు ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళికను కూర్చుకోవచ్చు. మనం ఇక్కడ చూపించే ప్రాజెక్టు పనుల జాబితా, పని విచ్ఛేదనం నిర్మాణం (WBS) మాత్రమే. ఇది పనులు లేదా సమయపాలన మధ్య ఆధారపడిన ఏదీ చేర్చలేదు. ఆ తరువాత వారు చేర్చబడతారు.

నమూనా కంపెనీ సమావేశం ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక

ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ యొక్క ప్రాథమిక పరికరాలను ఉపయోగించి ఒక ప్రణాళికను ఎలా ప్లాన్ చేయాలో, మేము ప్రణాళికా పథకాల సమయంలో ప్రణాళిక నిర్వహణ మరియు ప్రణాళిక నిర్వహణ నైపుణ్యాలను ఉపయోగించడం గురించి ఆలోచించాము. ఇక్కడ ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక విచ్ఛిన్నం నిర్మాణం (WBS) సంస్థ సమావేశాన్ని ప్లాన్ చేసేందుకు ప్రాజెక్ట్ కోసం ఎలా చూస్తుందో చూడవచ్చు:

1. ముందస్తు ప్రణాళిక ప్రాజెక్ట్

1. బడ్జెట్ను నిర్ణయించండి
2. ప్రాజెక్ట్ గోల్స్ ఏర్పాటు చేయడానికి CEO తో చర్చించండి
3. చిట్కాల కోసం మునుపటి ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ (PM) ని సంప్రదించండి
4. మధ్యవర్తి యొక్క జాబితాను నిర్ణయించండి
5. ఇన్పుట్ కోసం వాటాదారుల సంప్రదించండి.
6. ఈవెంట్ కోసం ప్రాధాన్య తేదీని ఏర్పాటు చేయండి
7. స్పీకర్లు / సమర్పకులు ఎన్ని అవసరమో నిర్ణయించండి
8. ఎంతమంది మద్దతు సిబ్బంది అవసరమో నిర్ణయించుకోండి
9. ఎంత మంది ఉద్యోగులు హాజరవుతారనే దాన్ని నిర్ణయించండి
10. ఈవెంట్ కోసం అవకాశం ఉన్న స్థానాలను జాబితా చేయండి

2. ప్రాజెక్ట్ టీమ్ బిల్డ్

1. మార్కెటింగ్ నుండి ప్రతినిధి పొందండి
2. HR నుండి ప్రతినిధి పొందండి
3. కొనుగోలు సహాయం ఎవరైనా సహాయం చేస్తుంది
4. అన్ని స్పీకర్ల వివరాలను నిర్వహించడానికి సుసాన్ను అడగండి
5. సౌకర్యాల నుండి ప్రతినిధి పొందండి
6. ప్రణాళిక జట్టు కిక్-ఆఫ్ సమావేశం షెడ్యూల్

3. ఎజెండాను అభివృద్ధి చేయండి

3 ఎ ప్లాన్ డే వన్

1. ప్రారంభ సమయాన్ని సెట్ చేయండి
2. సమయం సెట్, నమోదు కోసం ఏర్పాటు మరియు సిబ్బంది ఏర్పాటు
3. ఉదయం సెషన్ నిడివిని సెట్ చేయండి
4. ప్రసంగాలు యొక్క పొడవు సెట్
5. ఉదయాన్నే సెషన్కు అవసరమైన సంఖ్యల సంఖ్యను లెక్కించండి
6. రిక్రూట్ స్పీకర్లు
7. మధ్య ఉదయం విరామం ప్రణాళిక (సమయం మరియు పొడవు)
8. విరామ సమయంలో కాన్ఫరెన్స్ గది రిఫ్రెష్ (నీరు, చెత్త, మొదలైనవి)
9. ప్రణాళిక భోజన విరామం (సమయం, పొడవు, స్థానం, మెను, ఎవరు చెల్లిస్తారు)
10. ప్రణాళిక మధ్యాహ్నం సెషన్ (పొడవు, మాట్లాడేవారి సంఖ్య)
11. నియామకం మధ్యాహ్నం మాట్లాడేవారు
12. ప్రణాళిక డే వన్ ముగింపు (సమయం, ఎవరు, పొడవు)

3 బి ప్లాన్ డే టూ

1. ప్రారంభ సమయాన్ని సెట్ చేయండి
2. ఉదయం సెషన్ నిడివిని సెట్ చేయండి
3. ఉదయాన్నే సెషన్కు అవసరమైన సంఖ్యల సంఖ్యను లెక్కించండి
4. రిక్రూట్ స్పీకర్లు
5. మధ్య ఉదయం విరామం ప్రణాళిక (సమయం మరియు పొడవు)
6. విరామ సమయంలో కాన్ఫరెన్స్ గది రిఫ్రెష్ (నీరు, చెత్త, మొదలైనవి)
7. ప్రణాళిక భోజన విరామం (సమయం, పొడవు, స్థానం, మెను, ఎవరు చెల్లిస్తారు)
8. ప్రణాళిక మధ్యాహ్నం సెషన్ (పొడవు, మాట్లాడేవారి సంఖ్య)
9. నియామకం మధ్యాహ్నం మాట్లాడేవారు
10. ప్రణాళిక ముగింపు పదము (సమయం, ఎవరు, పొడవు)
11. హోటల్తో చెక్-అవుట్ సమయాన్ని అమర్చండి

4. స్పేస్ ప్లాన్

1. హాజరైనవారి సంఖ్యను నిర్ణయించండి
2. ప్రణాళిక కూర్చునే ఏర్పాటు (వరుసలు వర్సెస్ పట్టికలు)
3. స్థలాన్ని లెక్కించండి
4. ఖాళీ స్థలంతో లభించే స్థలాలను పరిశోధించండి (ఖర్చులు, స్థానం, సేవలు)
5. ప్రతి రోజూ ప్రతి సంఖ్య మరియు మొత్తం సంఖ్యను లెక్కించండి
6. అవసరమైన సిబ్బంది సంఖ్య మరియు సంఖ్యను నిర్ణయించడం
7. ఎన్ని హాజరైనవారు / స్పీకర్లు / ఉద్యోగులకు గదులు అవసరమో తెలుసుకోండి
8. అందుబాటులో ఉన్న ప్రాంతాలతో ఖర్చులు మరియు తేదీలను నెగోషియేట్ చేయండి
9. ఎంచుకున్న ప్రదేశంలో ఒప్పందం సంతకం చేయండి

5. ఈవెంట్ను ప్రచారం చేయండి

1. ఈవెంట్ వివరాలతో అన్ని వివరాలను పూర్తి చేయండి
2. హాజరైన వారికి తెలియజేయమని నిర్ధారించుకోండి
3. అంశం మరియు ప్రదర్శన సమయం / రోజు అన్ని స్పీకర్లు తెలియజేయి
4. విధులు మరియు మార్పులు అన్ని మద్దతు సిబ్బంది తెలియజేయండి
5. హాజరైనవారి నుండి RSVP లను పొందండి
6. అవసరమయ్యే భర్తీ హాజరైన వారికి తెలియజేయండి

6. ఫాలో అప్

1. అన్ని స్పీకర్లు నుండి డ్రాఫ్ట్ ప్రసంగాలు పొందండి
2. చివరి ఉపన్యాసాలను సమీక్షించండి
3. హాజరైనవారు, స్పీకర్లు, సిబ్బంది కోసం పేరు టాగ్లను పొందండి
4. హాజరైన వారికి ఏదైనా వస్తువులను మరియు బహుమతులను కొనుగోలు చేయండి
5. ఈవెంట్ స్థానంతో తిరిగి నిర్ధారించండి

7. సమీక్షించండి మరియు రేట్ చేయండి

1. అన్ని హాజరైనవారికి సంతృప్తికర సర్వే పంపండి
2. అన్ని స్పీకర్లు సమీక్ష సమీక్షను పంపండి
3. అన్ని స్పీకర్లు మరియు సిబ్బందికి ధన్యవాదాలు పంపండి
4. ప్రాజెక్ట్ జట్టుతో సన్నిహితమైన సమావేశం నిర్వహించండి

తదుపరి ప్రణాళిక

ప్రాజెక్ట్ ప్లాన్ వర్క్ బ్రేక్డౌన్ నిర్మాణం (WBS) పై సంస్థ సమావేశాన్ని ప్రణాళిక కోసం ఒక నమూనా చూపిస్తుంది. ఇది కేవలం ఒక ఆకారం. ప్రాజెక్ట్ బృందం ఇంకా ఈ అంశాలపై పనిచేయాలి మరియు వాటిలో చాలా వరకు విస్తరించాలి. అదనంగా, వారు ప్రతి విధికి అవసరమైన సమయం, పనుల యొక్క సాపేక్ష ప్రాముఖ్యత మరియు పరస్పర సంబంధాలు / పరస్పర సంబంధాల మధ్య పనులు పని చేయాలి.