ఎలా, ఎప్పుడు, ఎప్పుడు ఎమ్పిఎఫ్ పనితీరును డాక్యుమెంట్ చేయాలి

మానవ వనరులు మరియు ఉపాధి ప్రపంచంలో, ఒక ఉద్యోగి పనితీరు గురించి డాక్యుమెంటేషన్ క్రమశిక్షణ, రద్దు, లేదా చాలా ప్రోత్సహించడం, బహుమతి మరియు ఉద్యోగులను గుర్తించడానికి మీ సామర్థ్యాన్ని చేద్దామని లేదా విచ్ఛిన్నం చేయగలదు.

నిర్వాహకులు మరియు HR సిబ్బందికి డాక్యుమెంటేషన్ అవసరం ఎందుకంటే మీరు మీ ఉద్యోగుల ఉపాధి చరిత్రలో అన్ని కార్యక్రమాలను రికార్డు చేయడానికి తీవ్రంగా కృషి చేయాలి - పనితీరు యొక్క సానుకూల మరియు ప్రతికూల సంఘటనలు.

ప్రతి నిర్వాహకులు మరియు HR సిబ్బంది జాగ్రత్తగా ఉద్యోగి ప్రదర్శన పత్రబద్ధం అవసరం ఉంది.

ఎందుకు మీరు ఉద్యోగి ప్రదర్శన డాక్యుమెంట్ ఉండాలి

• సమయానుసారంగా మరియు సంక్షిప్తమైన పద్ధతిలో ఉద్యోగితో పనితీరు సమస్యలు చర్చించాయని డాక్యుమెంటేషన్ సాక్ష్యం ఇస్తుంది.
• డాక్యుమెంటేషన్ ఉద్యోగి యొక్క మెరుగుదల లేదా కాలక్రమేణా పనితీరును మెరుగుపరచడంలో వైఫల్యం యొక్క చరిత్రను అందిస్తుంది. ఇది కాలక్రమానుసారం మరియు ఉద్యోగి యొక్క చర్యలు, మేనేజర్ యొక్క చర్యలు మరియు సంఘటనల యొక్క ఖచ్చితమైన వర్ణన.
• నిర్వహణ నిర్వహణ నిర్ణయాలు ఒక ఉద్యోగితో క్రమశిక్షణ లేదా రద్దు వంటి ప్రతికూల చర్య తీసుకోవడానికి మద్దతునిచ్చే సాక్ష్యం అందిస్తుంది.
• డాక్యుమెంటేషన్ ఒక ఉద్యోగి కూడా అర్హులు ఇతర ఉద్యోగుల మీద అందుబాటులో ఉన్న ప్రమోషన్ లేదా అవకాశం అర్హులని రుజువు అందిస్తుంది.

• డాక్యుమెంటేషన్ జీతం పెరుగుతుంది, తగ్గుతుంది, లేదా ఉద్యోగి ఎటువంటి రైలు పొందలేదు ఎందుకు సాక్ష్యం అందిస్తుంది.
• ఒక దావా సందర్భంలో, పూర్తి మరియు పరిపూర్ణమైన డాక్యుమెంటేషన్ యజమాని యొక్క ఆసక్తులను రక్షిస్తుంది. విజయవంతం కాని ఉద్యోగిని తొలగించడంలో నిర్వహణ యొక్క చర్యలను డాక్యుమెంటేషన్ మద్దతు ఇస్తుంది. చట్టవ్యతిరేక వివక్ష వంటి ఇతరులకు వ్యతిరేకంగా చట్టబద్ధమైన కారణాల వల్ల ఉద్యోగి రద్దు చేయబడిందని కూడా ఇది నిరూపించవచ్చు.

ఏం పత్రం

నిర్వాహకులు ఉద్యోగి పనితీరు, అనుకూలమైన రచనలు మరియు పనితీరు వైఫల్యాలు రెండింటిని నమోదు చేయాలి. సమావేశంలో లేదా సంభాషణ సమయంలో మేనేజర్ చేసాడు మరియు చెప్పినదాని గురించి, మేనేజర్ ఏమి చేసి, స్పందనగా పేర్కొన్నదానిని సరిగ్గా డాక్యుమెంట్ చేయాలి.

మీరు సంభాషణ, గోల్స్ సెట్, మెరుగుదలలు అవసరం మరియు అంచనా, మరియు అభివృద్ధి కోసం కాలపట్టిక సమయంలో చేసిన ఏ ఒప్పందాలు పత్రబద్ధం చేయాలి. మేనేజర్ ఉద్యోగికి సహాయం చేయడానికి కట్టుబాట్లను కలిగి ఉండాలి.

డాక్యుమెంట్ ఎలా

పత్రం ఉద్యోగితో సమావేశం లేదా సంభాషణలో వెంటనే లేదా వెంటనే వ్రాయబడుతుంది. ఇది సంభవించిన రోజున సంభాషణను వ్రాసే సమయంలో మీరు ఎప్పుడైనా రాకూడదు. జ్ఞాపకశక్తిపై ఆధారపడినందున ఆ తరువాత డాక్యుమెంటేషన్ యొక్క నాణ్యతను ప్రభావితం చేస్తుంది.

నిర్వాహకులు తయారుచేసే అతి పెద్ద తప్పులలో ఒకటి, వారు అవసరమైన ఉద్యోగి కౌన్సిలింగ్ చరిత్రను పునర్నిర్మించగలరని నమ్ముతారు. మంచి, సమయానుసారమైన పత్రాల అనుభవాలను కలిగి ఉన్న HR వ్యక్తి ఎప్పుడూ పునర్నిర్మించిన రికార్డు చేత మోసపోతారు. మెమరీ నుండి పునర్నిర్మించిన నిర్వాహకులు తమ సంస్థకు అనవసరమైన మరియు అంగీకరింపబడని ప్రమాదాన్ని తెచ్చారు, ఎందుకంటే తయారుచేసిన చరిత్ర సంభావ్య దావాలో ఉండదు.

ప్రొఫెషనల్, చక్కగా, మరియు వ్యవస్థీకృతంగా కనిపించేలా మీ డాక్యుమెంటేషన్ అవసరం. మీరు మూడవ పార్టీకి చరిత్ర గురించి మాట్లాడుతున్నారంటే, డాక్యుమెంటేషన్ను రాయండి. ఒకరోజు మీ పత్రాలను ఎవరు చదవాలో ఎవ్వరూ మీకు తెలియదు, కనుక ఇది మీ వృత్తిని ప్రతిబింబిస్తుంది. (ఒక కాక్టెయిల్ రుమాలు, ఎన్వలప్ లేదా స్టికీ నోట్ వెనుక ప్రొఫెషనల్ డాక్యుమెంటేషన్గా అర్హత పొందడం లేదు.)

ఉద్యోగి ఒక క్రొత్త ఉద్యోగాన్ని సంపాదించినా లేదా మీ సంస్థలో మీరు చేస్తే - మీ పత్రాలు ఉద్యోగి యొక్క కొత్త నిర్వాహకునికి వెళ్లాలి. మీ జ్ఞాపకాలకు మరియు ఉద్యోగి యొక్క కొత్త నిర్వాహకుడికి తెలియజేయడానికి, మీరు ప్రతి పత్రంలో ఉద్యోగి పేరు మరియు శీర్షిక, మీ పేరు మరియు శీర్షిక మరియు పూర్తి తేదీని ఉంచాలి.

వాస్తవమైన, న్యాయమైన, చట్టపరమైన, లక్ష్యం, పూర్తి, మరియు స్థిరంగా ఉండే డాక్యుమెంటేషన్ని వ్రాయండి. జార్జ్ ఒక జట్టు కాదు (మేరీ నిరాశాజనకంగా ఉంది, అలైస్ సోమరితనం, టామ్ నాకు అబద్ధం.), పేరు-కాలింగ్, సంపాదకీయత (జాన్ ఒక కుదిరింది, మార్క్ వైఖరి సమస్య ఉంది.) మరియు లేబుల్ (మేరీ బాధ్యతా రహితమైనది. ఆటగాడు.).

ఉద్యోగి ప్రవర్తనను అర్థం చేసుకోవటానికి ప్రయత్నిస్తూ ఉండండి. (మార్సా ఈ అభ్యాసాన్ని ఇష్టపడకూడదు, పౌలా తన తలపై ఉన్నట్లు కనిపిస్తోంది.) విశేష పదాల ఉపశీర్షికలు మరియు ఉపగ్రహాలు (నెమ్మదిగా, దుఃఖం, దుఃఖం, మూడి, మొరటు) వంటి మీ పదాలు వాడకండి. ఉద్యోగి యొక్క ప్రత్యేక ప్రవర్తన మరియు చర్యలను, మీ అభిప్రాయం లేదా వ్యాఖ్యానం కాదు.

పత్రంలో, సంభాషణ యొక్క ఖచ్చితమైన రికార్డు అవసరమవుతుంది. నిజాలు తో స్టిక్ మరియు మీరు చెప్పినది మరియు ఉద్యోగి చెప్పారు కేవలం వ్రాసి. మీ పత్రాలు స్పష్టంగా లేవని నిర్ధారించుకోండి మరియు ఇది వాస్తవాలను నేరుగా పొందుతుంది. (ఏవైనా సంభావ్య చట్టపరమైన పరిస్థితిలో, డాక్యుమెంట్ చేసిన ఏవైనా కార్యక్రమాలలో లోపాలు అనుమానాస్పదంగా అన్ని సంస్ధలను అనుమానించాయి.)

చివరగా, ఏ ఒప్పందాలు, కట్టుబాట్లు, సమయపాలన, మెరుగుదలలు అవసరం, చెక్-ఇన్ పాయింట్లు, మరియు మెమరీ నుండి స్లిప్ ఉండవచ్చు ఇతర వివరాలు పత్రం. మీరు తేదీ మరియు సమయం సెట్ చేసినట్లు నిర్ధారించుకోండి తేదీలు మరియు గడువు తేదీలు మరియు తప్పుడు తేదీలు తద్వారా అపార్థం జరగదు.

ఉద్యోగుల సిబ్బంది ఫైలులో పత్రాల అవసరం ఏమిటో మీకు తెలియచేసే మీ ఆర్.ఆర్ డిపార్టుమెంటు యొక్క డాక్యుమెంటేషన్ విధానాన్ని తెలుసుకోండి, క్రమశిక్షణా చర్యల యొక్క ఏవైనా పత్రాలు ఖచ్చితంగా చేర్చబడాలి.

డాక్యుమెంట్ మరియు స్టోర్ ఎక్కడ

ఉద్యోగుల గురించి పత్రం ఉద్యోగికి రహస్యంగా మరియు ప్రైవేటుగా ఉన్నందున, మీరు ఏదైనా పత్రం మేనేజర్, హెచ్ ఆర్ మరియు సంభావ్య ఉద్యోగి యొక్క తదుపరి మేనేజర్కి రహస్యంగా ఉందని మీరు శ్రద్ధ వహించాలి. అందువల్ల, షేర్డ్ కంప్యూటర్ డ్రైవ్లో డాక్యుమెంటేషన్ ఉంచడం సిఫార్సు చేయబడలేదు. చేతితో వ్రాసిన పత్రాలు మరియు నిర్వాహకుని డాక్యుమెంటేషన్ ముద్రించినవి లాక్ చేయబడిన నిల్వలో ఉత్తమంగా ఉంటాయి.

మీరు ఈ మార్గదర్శకాలను అనుసరిస్తే, ఆర్ధిక సహాయం కోసం ఉద్యోగికి క్రమశిక్షణ, తగ్గింపు, లేదా ఉద్యోగం చేయడంలో సహాయం కోసం మీరు HR కు వెళ్లినప్పుడు, హెచ్ఆర్ సమస్యను పరిష్కరించడానికి లేదా పరిస్థితిని మెరుగుపరచడానికి HR మీకు సహాయం చేస్తుంది. HR మీకు పత్రం, డాక్యుమెంట్, పత్రం చెప్తే లేదా వారు మీకు సహాయం చేయలేరు; మీరు మీ అన్ని స్థావరాలను కవర్ చేస్తారు.

తనది కాదను వ్యక్తి: దయచేసి అందించిన సమాచారం, అధికారికంగా, ఖచ్చితత్వం మరియు చట్టబద్ధతకు హామీ ఇవ్వబడదని గమనించండి. ఈ సైట్ ప్రపంచవ్యాప్త ప్రేక్షకులచే చదవబడుతుంది, ఉపాధి చట్టాలు మరియు నిబంధనలు రాష్ట్రం నుండి దేశం మరియు దేశానికి మారుతూ ఉంటాయి. మీ చట్టపరమైన వివరణ మరియు నిర్ణయాలు మీ స్థానానికి తగినట్లుగా చేయడానికి చట్టపరమైన సహాయం లేదా రాష్ట్రం, ఫెడరల్, లేదా అంతర్జాతీయ ప్రభుత్వ వనరుల నుండి సహాయం పొందండి. ఈ సమాచారం మార్గదర్శకత్వం, ఆలోచనలు మరియు సహాయం కోసం.