పర్సనల్ ఫైల్ యాక్సెస్ విధానము మరియు నమూనాలకి లింకులు

అన్ని మానవ వనరుల విభాగాలు విస్తృతమైన రికార్డులు ఉంచాయి. నిర్దిష్ట కాల వ్యవధిలో వాటిలో చాలామందిని ఉంచడానికి చట్టం HR అవసరం. ఈ నివేదికలు ఉనికిలో ఉన్నాయని ఉద్యోగులు బాగా తెలుసుకుంటారు (మరియు కొంతమంది ఆ సంస్థకు సంస్థ నుండి సంస్థకు కలుపబడిన అభిప్రాయంలో ఉన్నాయి, ఇది నిజం కాదు).

ఉద్యోగులు ఈ రికార్డులను కలిగి ఉంటారని తెలుసుకున్నందున, వారు ఎప్పుడైనా వాటిని కలిగి ఉన్నవాటిని చూడటానికి ఎప్పటికప్పుడు వాటిని చూడాలనుకుంటున్నారు.

ఉద్యోగి (మరియు మాజీ ఉద్యోగి యాక్సెస్) ఎలా అందించాలో నిర్ణయించుకోవడం మీ వ్యాపారానికి వర్తించే ఏదైనా చట్టాలను గుర్తుంచుకోండి. అనేక దేశాలకు ప్రస్తుత మరియు పూర్వ ఉద్యోగులకు అందుబాటులో ఉన్న ఫైల్ యొక్క నిర్దిష్ట భాగాలను తయారు చేయటానికి ఒక సంస్థ అవసరమయ్యే చట్టాలు ఉన్నాయి. మీ పాలసీ అన్ని చట్టాలకు అనుగుణంగా ఉందని నిర్ధారించుకోవడానికి మీ ఉద్యోగ న్యాయవాదిని సంప్రదించండి.

ఫెడరల్ చట్టం, ఉదాహరణకు, వికలాంగుల చట్టాలతో ఉన్న అమెరికన్లకు సంబంధించిన రికార్డులు వ్యక్తిగత రికార్డుల నుండి ప్రత్యేకంగా ఉంచబడ్డాయి. మీ కంపెనీ HIPAA కి సంబంధించినది అయితే, మీ వైద్య రికార్డును పాటించటం కూడా అలాగే ఉంటుంది.

ఉద్యోగులను వారి ఫైల్లో చూడడానికి మీరు అనుమతించే విషయంలో మీరు చాలా ఎక్కువ లాభం పొందవచ్చు. కానీ, ఒక ఉద్యోగికి నిర్దిష్ట సమాచారాన్ని పొందలేకపోతున్నారని మీరు గుర్తించినప్పటికీ, రిఫరెన్స్ తనిఖీలు వంటివి, సమాచారం కనుగొనదగిన దావా విషయంలో.

అందువలన, మీ సిబ్బందిని ఖచ్చితముగా రికార్డు చేయమని మరియు అన్ని సమయాల్లోనూ చట్టం అనుసరించండి. Employee రికార్డులు జోకులు లేదా స్నిడ్ వ్యాఖ్యలు లోపల కాదు. ఇవి న్యాయస్థానంలో బాగా సాగవు.

ఒక సాధారణ నియమంగా, రికార్డులకు ఒక గేట్ కీపర్ కలిగి, విధానాలు అనుసరిస్తారు మరియు స్థిరంగా ఉంటాయని నిర్ధారిస్తుంది. మీరు ఒక HR మేనేజర్ను వారి రికార్డులను తిరిగి తీసుకోవడాన్ని అనుమతించకూడదు, ఇంకొకటికి యాక్సెస్ నిరాకరించినప్పుడు.

ఒక్కొక్క సోర్స్ ద్వారా వెళ్ళడానికి ప్రతి ఒక్కరూ తప్పనిసరిగా విషయాలు మరియు స్థిరంగా ఉంచడానికి సహాయపడుతుంది. రికార్డులు మరియు రికార్డు నిలుపుదల మరియు యాక్సెస్ గురించి చట్టాలు గమ్మత్తైనవి. మీరు తాజాగా ఉండాలని నిర్ధారించుకోండి.

దిగువ ఉన్న విధానం మీ వ్యాపారం కోసం ఒక మంచి ప్రారంభం, కానీ మీ రాష్ట్ర మరియు స్థానిక చట్టాలు మారవచ్చు.

నమూనా ఉద్యోగి రికార్డ్స్ యాక్సెస్ విధానం

అన్ని ఉద్యోగులు, మాజీ ఉద్యోగులు, మరియు ఉద్యోగుల ప్రతినిధులు మానవ వనరుల సిబ్బందికి ముందస్తుగా నోటీసుతో వారి సిబ్బంది ఫైల్ను చూడవచ్చు. దరఖాస్తు, ప్రమోషన్, క్రమశిక్షణా చర్య మరియు బదిలీ వంటి ఉద్యోగుల యోగ్యతలకు సంబంధించిన పత్రాలు చూడవచ్చు. అదనంగా, ఉద్యోగి విధాన రూపాలు మరియు శిక్షణ రికార్డుల యొక్క సమీక్షను సమీక్షించవచ్చు.

ఉద్యోగి సమీక్షించకపోవచ్చు పత్రాలు సూచనలు లేదా రిఫరెన్స్ తనిఖీలు, మేనేజ్మెంట్, వైద్య రికార్డులు, న్యాయ విచారణకు సంబంధించిన పత్రాలు, మరొక ఉద్యోగి యొక్క గోప్యతను ఉల్లంఘించే పత్రాలు మరియు ఉద్యోగి ప్రణాళిక కోసం ఉపయోగించే పత్రాలు ఉన్నాయి.

విధానము

వారి సిబ్బంది ఫైలు యొక్క అనుమతించదగిన విషయాలు సమీక్షించాలని కోరుకునే ఒక ఉద్యోగి మానవ వనరుల సంప్రదించండి 24 గంటల నోటీసు (వారాంతాల్లో మినహాయించి) సంప్రదించాలి. మాజీ ఉద్యోగులు, లేదా మానవ వనరుల సిబ్బందికి తెలియని వ్యక్తులు, సిబ్బందిని యాక్సెస్ చేయడానికి అనుమతి గుర్తింపు మరియు / లేదా రుజువు ఉండాలి.

ఉద్యోగులు తమ సిబ్బందిని మానవ వనరుల సిబ్బంది సిబ్బంది సమక్షంలో సమీక్షించాలి.

ఉద్యోగుల కార్యాలయం నుండి సిబ్బంది ఫైలు యొక్క ఏ భాగాన్ని తొలగించలేరు.

ఫైల్ యొక్క ఫైల్ లేదా భాగాలు యొక్క ఉద్యోగికి ఉద్యోగి అభ్యర్థించవచ్చు. కారణం లోపల, మానవ వనరుల సిబ్బంది వ్యక్తి ఫోటోకాపీలు అందిస్తుంది. విస్తృతమైన కాపీ కోసం, ఉద్యోగి ఫోటోకాపీలు చెల్లించాల్సి ఉంటుంది.

ఉద్యోగి అతని లేదా ఆమె సిబ్బంది ఫైల్ లో మానవ వనరుల సిబ్బంది సిబ్బంది సమక్షంలో ఉద్యోగి అసంతృప్తి చెందుతుంటే, ఉద్యోగి వివరణ లేదా వివరణను వ్రాయడం మరియు వివాదాస్పద పత్రానికి అది జతచేయవచ్చు. ఎటువంటి పరిస్థితులలో HR సిబ్బంది లేదా ఉద్యోగి అసలు పత్రాన్ని మారుస్తాడు.

ఉద్యోగి కూడా పత్రం ఫైల్ నుండి తీసివేయబడిన పత్రాన్ని కలిగి ఉండాలని అడగవచ్చు. మానవ వనరుల సిబ్బంది వ్యక్తి అంగీకరిస్తే, పత్రం తొలగించబడవచ్చు. హ్యూమన్ రిసోర్స్ సిబ్బంది సిబ్బంది అంగీకరించకపోతే, సంస్థ ఓపెన్ డోర్ పాలసీలో సూచించిన విధంగా విజ్ఞప్తిని కోరవచ్చు.

మీరు మీ సంస్థ కోసం మీ స్వంత పర్సనల్ ఫైల్ యాక్సెస్ విధానాన్ని అభివృద్ధి చేస్తున్నందున ఈ విధానం ఉపయోగకరంగా ఉంటుందని మీరు భావిస్తున్నారు. దయచేసి మీ సంస్థ యొక్క అవసరాలు మరియు సంస్కృతికి సరిపోయే విధానాన్ని అనుకూలీకరించండి.