పర్సనల్ ఫైల్స్ అవలోకనం మరియు నమూనా ఫైల్ విధానం

ఒక ఉద్యోగి ఫైల్ యజమాని యొక్క వ్యక్తిగత పత్రం యొక్క మొత్తం చరిత్ర మరియు హోదా యొక్క యజమాని యొక్క పత్రాలు. యజమాని ఈ ఉద్యోగ పత్రం మూడు కారణాల కోసం ఒక సిబ్బంది ఫైలులో నిర్వహిస్తుంది.

• ఏ కారణం అయినా మీకు సమాచారాన్ని యాక్సెస్ చేయవలసి వచ్చినప్పుడు యజమాని ఖచ్చితమైన సమాచారం సులభతరం మరియు నిర్వహించాలనుకుంటున్నారు. అత్యవసర పరిచయాలలో మార్పులు, ఉద్యోగి చిరునామాలు, పనితీరు అంచనాల ట్రాక్, క్రమశిక్షణా లేఖలు, ఉద్యోగి గుర్తింపు మరియు ఉపాధి దరఖాస్తు పదార్థాలు, యజమాని త్వరగా యాక్సెస్ చేయాలనుకునే సమాచారం యొక్క ఉదాహరణలు.
• యజమాని ఎంపిక, పనితీరు, పని చరిత్ర, పరిహారం రేషనల్, మరియు అంతర్గత ప్రమోషన్ అప్లికేషన్లు వంటి వ్యక్తిగత సమస్యల గురించి కేవలం కొద్దిమంది పేరు పెట్టడానికి యజమాని అవసరం.

  ఒక EEOC దావా, ఒక దావా లేదా ఒక ఉద్యోగికి పెంచడానికి లేదా ప్రమోషన్ లేకపోవడంతో ఉద్యోగికి ఈ రకం ఉద్యోగి పత్రాన్ని సేకరించి, అలాగే ఉంచాలని అవసరం.

• కొంతమంది ఉద్యోగుల రికార్డులు సమాఖ్య లేదా రాష్ట్ర ప్రభుత్వాలకు యజమానుల కోసం ఉంచడానికి అవసరం. ఒక సిబ్బంది ఫైలులో ఉద్యోగి సమాచారాన్ని ఆర్గనైజింగ్ యాక్సెస్ మరియు చట్టపరమైన సమ్మతి మరియు సంసిద్ధతను అర్ధమే.

పర్సనల్ ఫైల్స్ రకాలు

ఒక యజమాని సాధారణంగా ఉద్యోగుల గోప్యత కోసం, వైద్యపరమైన గోప్యత కోసం, మరియు చట్టపరమైన సమ్మతి కోసం, వ్యాపార ఉపయోగం కోసం అనేక రకాల సిబ్బంది ఫైళ్లను నిర్వహిస్తుంది. నేను యజమాని ఎన్ని అవసరాలను కోరుతున్నానో చెప్పే ఏదైనా చట్టం తెలియదు.

అయితే, అనేక చట్టాలు ఉన్నాయి మరియు ఉద్యోగుల గోప్యత కోసం సిబ్బంది ఉత్తమ పద్ధతులు ఉన్నాయి, ఇది సిబ్బంది ఫైళ్ళ యొక్క కంటెంట్ను నియంత్రిస్తుంది మరియు ఆ సమాచారాన్ని ప్రాప్యత కలిగి ఉంటుంది. ఈ సంయుక్త లో చాలా యజమానులు నిర్వహించడానికి సిబ్బంది ఫైళ్లు ఉన్నాయి. (ప్రపంచవ్యాప్త చట్టాలు మరియు అభ్యాసాలు విభిన్నంగా ఉండవచ్చు.)

• పర్సనల్ ఫైల్: ఉపాధి సంబంధాల చరిత్రను కలిగి ఉన్న ప్రధాన ఉద్యోగి ఫైలు ఇది.
• పేరోల్ ఫైల్: మీరు జీతం మరియు లాభాలపై అన్ని పేరోల్ సమస్యల కోసం ప్రత్యేకమైన ఫైల్ను నిర్వహించాలనుకుంటున్నారు.
• Employee మెడికల్ ఫైల్: ఫెడరల్ హెల్త్ ఇన్సూరెన్స్ పోర్టబిలిటీ అండ్ అకౌంటబిలిటీ యాక్ట్ ఆఫ్ 1996 (HIPAA) ఉద్యోగుల వైద్య రికార్డులను గోప్యంగా రక్షించడానికి యజమానులు అవసరం.
• I-9 ఉద్యోగి రూపాలు: మీ ప్రధాన, గోప్యతా ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైళ్ళ ద్వారా చూసే వివిధ రకాల పరిస్థితులలో ఈ రూపాలను తనిఖీ చేయడానికి అధికారం కలిగిన ప్రభుత్వ ఉద్యోగులు మీరు కోరుకోనందున మీరు అన్ని ఉద్యోగులకు (ఉద్యోగికి ప్రతి ఒక్కరికీ) ఒక ప్రత్యేక ఫైల్ను నిర్వహించాలి..

పర్సనల్ ఫైల్స్కు ఉద్యోగి యాక్సెస్

మానవ వనరుల సిబ్బంది మార్గదర్శకత్వం మరియు పర్యవేక్షణలో వారి ఉద్యోగుల సిబ్బందికి ఉద్యోగులు అనుమతి ఇవ్వగలరు. ఉద్యోగుల సిబ్బంది ఫైళ్లు యజమాని యొక్క ఆస్తిగా భావిస్తారు, వాటిని నిర్వహించడానికి మరియు వాటిని కాపాడుకోవడానికి బాధ్యతను కలిగి ఉంటారు.

నమూనా పర్సనల్ ఫైల్ విధానం

మీ సంస్థలో ఉపయోగం కోసం ఒక నమూనా సిబ్బంది ఫైల్ విధానం తరువాత. ఇది సిఫార్సు చేయబడిన వివిధ ఫైల్లను మరియు ప్రతి ఫైల్కు ప్రాప్యతను కలిగి ఉండాలి.

నమూనా విధానం

కంపెనీ ప్రతి ఉద్యోగికి మూడు ఉద్యోగి ఫైళ్ళను నిర్వహిస్తుంది.

ఒక సిబ్బంది ఫైల్ (మీ కంపెనీ పేరు) ప్రతి ఉద్యోగి కోసం నిర్వహించబడుతుంది. ఈ సిబ్బంది ఫైళ్లు రహస్య పత్రాలను కలిగి ఉంటాయి మరియు మానవ వనరుల సిబ్బంది నిర్వహించబడతాయి మరియు నిర్వహించబడతాయి.

ఈ ఫైల్కు యాక్సెస్ HR సిబ్బందికి మాత్రమే పరిమితం అవుతుంది మరియు ప్రతి ఉద్యోగి మేనేజర్ ఉద్యోగుల పనితీరుకు సంబంధించిన పత్రాలతో తన సొంత ఫైల్ను నిర్వహిస్తుందని ఊహిస్తాడు.

ఉద్యోగుల ఫైల్లోని సాధారణ పత్రాలు, ఉద్యోగ అనువర్తనం, కుటుంబ అత్యవసర సంపర్క ఫారమ్, క్రమశిక్షణా చర్య చరిత్ర, పునఃప్రారంభం, ఉద్యోగి హ్యాండ్బుక్ మరియు ఉద్యోగస్థుల యజమానిని ఆఫ్ షీట్లు, ప్రస్తుత వ్యక్తిగత సమాచారం మరియు ఉద్యోగ సూచనలు ఉన్నాయి.

అన్ని పర్సనల్ ఫైల్స్ ఒకే పత్రాలను కలిగి ఉండవు కానీ ప్రతి పర్సనల్ ఫైల్లో కొన్ని పత్రాలు ఉన్నాయి.

పేరోల్ ఫైళ్లు కూడా నిర్వహించబడుతుంది; పేరోల్ ఫైళ్లలో ఉద్యోగి ఉద్యోగాల చరిత్ర, విభాగాలు, పరిహారం మార్పులు, మొదలైనవి ఉంటాయి. పేరోల్ ఫైలు యాక్సెస్ సరైన అకౌంటింగ్ మరియు HR సిబ్బంది పరిమితం.

ఒక ఉద్యోగి వైద్య ఫైల్ కూడా నిర్వహించబడుతుంది. మానవ వనరుల నియమించబడిన సిబ్బంది మినహా ఎవరికైనా వైద్య దస్తావేజు యొక్క విషయాలు అందుబాటులో లేవు మరియు దీని రికార్డును ఫైల్లో ఉంచిన ఉద్యోగి. మీ కంపెనీ పేరు వద్ద), వైద్య దస్త్రాలు అత్యధిక స్థాయిలో సురక్షిత నిల్వ మరియు గోప్యతని పొందుతాయి.

సాధారణ ఉద్యోగ సమయాల్లో ఒక మానవ వనరుల సిబ్బందిని సంప్రదించడం ద్వారా ఒక ఉద్యోగి అతని లేదా అతని సిబ్బందిని వీక్షించవచ్చు. ఉద్యోగుల సిబ్బంది లేదా సిబ్బంది సిబ్బంది నుండి ఏదైనా పత్రాన్ని మార్చలేరు లేదా తొలగించలేరు.

ఇలా కూడా అనవచ్చుఉద్యోగి ఫైళ్లు, ఉద్యోగి రికార్డులు, మానవ వనరుల ఫైళ్లు, డాక్యుమెంటేషన్

నిరాకరణ - దయచేసి గమనించండి:

సుసాన్ హీత్ఫీల్డ్ ఖచ్చితమైన, సాధారణ-అర్ధంలో, నైతిక మానవ వనరుల నిర్వహణ, యజమాని మరియు కార్యాలయ సలహాను ఈ వెబ్సైట్లో అందించడానికి ప్రతి ప్రయత్నం చేస్తుంది మరియు ఈ వెబ్ సైట్ నుండి ముడిపడి ఉంటుంది, కానీ ఆమె ఒక న్యాయవాది కాదు మరియు సైట్లోని కంటెంట్ అధీకృత, ఖచ్చితత్వం మరియు చట్టబద్ధతకు హామీ ఇవ్వబడదు మరియు చట్టపరమైన సలహాగా భావించబడదు.

ఈ సైట్ ప్రపంచ వ్యాప్తంగా ఉన్న ప్రేక్షకులను కలిగి ఉంది మరియు ఉపాధి చట్టాలు మరియు రాష్ట్రాల నుండి రాష్ట్రాలకు మరియు దేశానికి మారుతూ ఉంటాయి, కాబట్టి మీ కార్యాలయంలో సైట్ మొత్తం వాటిపై ఖచ్చితమైనది కాదు. మీ చట్టపరమైన వివరణ మరియు నిర్ణయాలు సరైనవని నిర్ధారించడానికి స్టేట్, ఫెడరల్ లేదా ఇంటర్నేషనల్ ప్రభుత్వ వనరుల నుండి చట్టపరమైన సలహాలను లేదా సహాయం కోసం ఎల్లప్పుడూ సందేహాస్పదంగా ఉన్నప్పుడు. ఈ సైట్లోని సమాచారం మార్గదర్శకం, ఆలోచనలు మరియు సహాయం మాత్రమే.