సమర్థవ 0 తమైన సమావేశ అజెండాను ఎలా అభివృద్ధి చేయాలి

ఒక సమావేశ కార్యక్రమము అనేది పాల్గొనేవారు ఒక సమావేశంలో సాధించగల వస్తువుల జాబితా. సమావేశానికి ముందే అజెండా పంపిణీ చేయాలి, కనీసం 24 గంటల ముందుగా, పాల్గొనేవారు సమావేశానికి సిద్ధమయ్యే అవకాశం ఉంది. వీలైతే, సమావేశానికి చాలా రోజుల ముందు ఎజెండా అందుబాటులో ఉండాలి.

సమావేశ అజెండాను అభివృద్ధి చేస్తోంది

మొదట, సమావేశాన్ని ప్లాన్ చేయడంలో మీకు సహాయపడటానికి ఇతర ఉద్యోగులు అవసరమైనా లేదో గుర్తించండి. అప్పుడు, మీరు సమావేశాన్ని నిర్వహించి, మీ సమావేశానికి చేయదగిన లక్ష్యాలను ఏర్పరచుకోవడమే ఆశించే విషయాన్ని నిర్ణయిస్తారు. మీరు సెట్ చేసిన గోల్స్ సమర్థవంతమైన సమావేశ ప్రణాళిక కోసం ఫ్రేమ్ను ఏర్పరుస్తాయి. మీ సమావేశం యొక్క కాలక్రమంలో సహేతుకంగా సాధించగలిగేది కంటే ఎక్కువ ప్రణాళిక ఉండదని నిర్ధారించుకోండి.

స్టీఫెన్ కావే "అత్యంత ప్రభావవంతమైన వ్యక్తుల యొక్క 7 అలవాట్లు" లో చెప్పినట్లుగా, "మనస్సులో చివరగా ప్రారంభం అవుతుంది." మీ సమావేశ ప్రయోజనం సమావేశ దృష్టి, సమావేశ కార్యక్రమాలను మరియు సమావేశంలో పాల్గొనేవారిని నిర్ణయిస్తుంది.

అప్పుడు, మీరు ప్రతి ఎజెండా అంశానికి ఎంత సమయం కావాలో అంచనా వేస్తారు. సమావేశం ఒక గంట పాటు ఉంటే మరియు మీరు ఐదు అజెండా అంశాలని కలిగి ఉంటే, మీరు పనిచేసే సమయ వ్యవధి యొక్క సాధారణ ఆలోచనను మీకు అందిస్తుంది. ఇది ప్రతి ఎజెండా అంశం తప్పనిసరిగా ఖచ్చితంగా 12 నిమిషాలు ఉండాలి అని కాదు, కానీ ఐదు కలిపి ఖచ్చితంగా సగటు కంటే ఎక్కువ సమయం కాదు.

నిర్ణయాలు తీసుకోవటానికి

మీ మొత్తం లక్ష్యాన్ని నిర్ణయించిన తర్వాత, మీరు లేదా మీ బృందం నిర్ణయాలు తీసుకోవాలి. సమావేశం యొక్క ప్రయోజనం లేదా లక్ష్యంతో పాటు, మీ అజెండాలో కూడా ఉన్నాయి:

• సమావేశం కోసం తేదీ, సమయం మరియు స్థానం
• సమావేశంలో పాల్గొనేవారు అవసరం
• చర్చ కోసం అంశాలు
• మీరు గుంపును అంచనా వేసే సమయం ప్రతి అంశం గురించి చర్చించాల్సి ఉంటుంది
• సమావేశానికి ముందస్తు పని. ఇది ఏ పఠనం, డాక్యుమెంటేషన్, డేటా, ముందస్తు సమావేశం నుండి నిమిషాల సమావేశాలు లేదా మీ వాస్తవ సమావేశం విజయవంతం కాగల ఏ ఇతర తయారీని కలిగి ఉంటుంది. మీరు ఆహ్వానించిన పాల్గొనే వారికి పంపిణీ చేసినప్పుడు సంబంధిత పత్రాలు సమావేశం నోటీసు మరియు అజెండాకు జోడించబడాలి.

భాగస్వాములను గుర్తించడం

మీ లక్ష్యాన్ని నెరవేర్చడానికి ఒక సమావేశం అవసరం అని నిర్ణయించిన తర్వాత, మీరు పాల్గొనేవారి జాబితాను అభివృద్ధి చేయాలి. ప్రతి ఉద్యోగి లేదా ప్రతి సమావేశంలో పాల్గొనకూడదు, కానీ సరైన భాగస్వాములను ఆహ్వానించడం విజయం యొక్క మీ సంభావ్యతను పెంచుతుంది. మీ ప్రశ్నలను అడగడం ద్వారా మీ ప్రశ్నలను మీరే నిర్ణయించండి:

• సమూహం అభివృద్ధి చేసిన పరిష్కారాన్ని ఎవరు తప్పక కలిగి ఉండాలి?
• సమూహం చర్చిస్తున్న ప్రక్రియను ఎవరు కలిగి ఉన్నారు?
• మీరు పంపిణీ చేస్తున్న సమాచారం గురించి ఎవరు తెలుసుకోవాలి?
• నిర్ణయ తయారీని మార్గనిర్దేశం చేసేందుకు డేటా మరియు వాస్తవాలను ఎవరు సమర్పించగలరు?
• గుంపుతో భాగస్వామ్యం చేయడానికి అనుభవం లేదా నైపుణ్యం ఉన్న వ్యక్తి ఎవరు?
• ఏ పరిష్కారాలను లేదా పనులను అమలుచేయడానికి ఎవరు మద్దతు ఇవ్వాలి?
• సమావేశ ఫలితం సాధించేందుకు ఎవరు అనుమతి లేదా వనరులను తప్పనిసరిగా అందించాలి?
• ఏ పరిష్కారాలు లేదా దిశ అమలును వ్యతిరేకించవచ్చా?

క్రమబద్ధమైన షెడ్యూల్ సమావేశాలు

ప్రతి సమావేశానికి అనుకూల అభివృద్ధి ఎజెండా అవసరం లేదు. చాలామంది ఉద్యోగులు వారి విభాగాలు లేదా కార్యవర్గాల కోసం తరచూ సమావేశాలు నిర్వహిస్తారు. మీరు పాల్గొన్న జట్లు మరియు ప్రాజెక్టులు కూడా ఉన్నాయి.

కొనసాగుతున్న ప్రాజెక్ట్ ప్రతి సమావేశానికి కొత్తగా అభివృద్ధి చెందిన ఎజెండాకు అవసరం లేదు, కానీ మీ బృందం మీ సమావేశానికి ప్రామాణిక పద్ధతిని అనుసరించడం ద్వారా బాగా సేవ చేయబడుతుంది.

క్రమం తప్పని షెడ్యూల్ చేసిన ఉద్యోగుల సమావేశం మూడు విభాగాలుగా విభజించబడింది, వీటిలో ఒక్కోదానికి ప్రామాణిక ఎజెండా అంశాలు ఉన్నాయి:

1. సమాచార అంశాలు: ప్రతి సమావేశానికి సమాచారం అందించే ఎజెండా అంశాలని రాయండి. ఉదాహరణకు, మేనేజర్ సీనియర్ మేనేజ్మెంట్ సమావేశంలో ఫలితాలపై సమూహం నవీకరణలను.
2. యాక్షన్ అంశాలు: ఎజెండాలో మీరు ప్రతి సమూహం ప్రతి క్రమం తప్పక షెడ్యూల్ సమావేశంలో సమీక్షించాలనుకుంటున్నట్లు మీరు ఆశించే ఏవైనా అంశాలు. ఉదాహరణకు, సమయ వ్యవధికి బడ్జెట్ మరియు ప్రదర్శన ఖర్చులు మరియు నిరంతర అభివృద్ధుల గుర్తింపు సమూహం సాధించడానికి ప్రణాళికలు.
3. ఫార్వార్డ్ ప్లానింగ్: ఎజెండాలో సమూహం ఏదైనా ప్లాన్ చేయాలనుకుంటున్న లేదా ముందుగానే సిద్ధం చేయాలనుకుంటున్న వస్తువులను ఉంచండి. ఉదాహరణకు, వచ్చే నెలలో స్వల్పకాలిక లక్ష్యాలు లేదా రాబోయే పనులలో సహోద్యోగికి అవసరమైన సహాయం.

మీరు మీ మార్గదర్శకాల ఎజెండాను అభివృద్ధి చేసినప్పుడు ఈ మార్గదర్శకాలను అనుసరిస్తే, మీ సమావేశం మరింత ఉత్పాదకమవుతుందని సంభావ్యతను మెరుగుపరుస్తుంది.

ఏమి చేర్చాలి

క్రమం తప్పకుండా షెడ్యూల్ చేసిన సమావేశానికి సంబంధించిన ఎజెండా కొన్ని ప్రాథమిక అంశాలతో సహా మీరు కోరిన ఫలితాలను అందించడంలో సహాయపడుతుంది:

• వెచ్చని- up మరియు శుభాకాంక్షలు. సమూహం కలుస్తుంది ఎంత తరచుగా ఆధారపడి ఒక చిన్న మంచు బ్రేకర్ పరిగణించండి.
• సమావేశ ప్రయోజనం, ఎజెండా మరియు అంచనా ఫలితాలను సమీక్షించండి.
• రివ్యూ, సరైన (అవసరమైతే), మరియు ముందు సమావేశం యొక్క నిమిషాల ఆమోదం.
• జట్టు అవసరమైన తగిన విభాగ మరియు సంస్థ సమాచారాన్ని అందించండి.
• చర్య అంశాలు, కార్యాచరణ ప్రణాళికలు మరియు కట్టుబాట్లపై సమీక్షను ప్రోగ్రెస్ చేయండి. లక్ష్యాలపై సమూహ పురోగతిని సమీక్షించండి.
• ఈ సమావేశానికి అజెండా అంశాల గురించి చర్చించండి మరియు నిర్ణయాలు తీసుకోండి.
• తదుపరి దశలను గుర్తించండి.

• తదుపరి సమావేశానికి ప్రయోజనం, ఫలితం మరియు అజెండాను గుర్తించండి.
• సమావేశం ముగిసే సమయానికి, ఈ సమావేశంలో ప్రజలచే చేసిన ఒప్పందాలను నోట్ టేకర్ పరిశీలించాలి.
• సమూహంలోని వ్యక్తుల నుండి ఏవైనా అవసరమైన సహాయంను గుర్తించండి మరియు పాల్గొనేవారిని సంప్రదించడానికి వారిని నియమిస్తారు.
• సమావేశానికి వెలుపల ఉన్నవారికి బయటపెట్టినవాటిని తెలుసుకోవటానికి మరియు కమ్యూనికేషన్ ను ఎలా నెరవేరుస్తారో నిర్ణయించుకోవాలి.
• నోట్ టేకర్ వాటిని ఎలక్ట్రానిక్గా తీసుకున్న వెంటనే సమావేశంలో 24 గంటలలోనే పంపిణీ చేయండి.