ఎంతకాలం HR ఉద్యోగి ఫైళ్లు ఉంచండి ఉండాలి

మానవ వనరుల గురించి పెద్ద విషయాలు ఒకటి మేము వ్రాతపని టన్నుల కలిగి ఉంది. టన్నులు మరియు టన్నులు మరియు టన్నులు. మంజూరు, ఇది చాలా ఈ రోజుల్లో ఎలక్ట్రానిక్, కానీ సూత్రం ఉంది. HR ఉంచడం రికార్డ్ చేస్తుంది. మరియు, మేము ఆ రికార్డులను ఉంచుకోవాలి, కానీ ఎంతకాలం?

ఇక్కడ ఆర్.ఆర్ రికార్డు కోసం ప్రాథమిక మార్గదర్శకాలు ఉన్నాయి. గుర్తుంచుకోండి, అయితే, రాష్ట్ర చట్టాలు ఈ మార్గదర్శకాల నుండి మారవచ్చు. రాష్ట్ర చట్టాలు మరియు ఫెడరల్ చట్టాల వివాదం ఉంటే, ఏవైనా అవసరాలపై ఆధారపడిన రికార్డులను ఎప్పుడూ ఉంచుకుంటే. పొడవైనదానికన్నా ఎక్కువ కాలం ఉండాల్సిన అవసరం ఉండాల్సిందే.

రికార్డ్స్ నియామకం

మీరు ఆ ఉద్యోగావకాశాలు, ఇంటర్వ్యూ నోట్స్, అప్లికేషన్లు మరియు జాబ్ పోస్టింగులు మరియు మీ దరఖాస్తుదారుల ట్రాకింగ్ సిస్టమ్ ద్వారా ఉద్యోగం పొందాలనే నిర్ణయం తీసుకున్న తర్వాత ఒక సంవత్సరం పాటు మీ శోధనల రికార్డు కూడా సేవ్ చేయాలి. కాబట్టి, మీరు దరఖాస్తుదారుని ఇంటర్వ్యూ చేస్తే మరియు మూడు నెలల వరకు మొత్తం ప్రక్రియ లాక్కువెళుతుంది, చివరి నియామకం నిర్ణయం గడియారం తిప్పడం ప్రారంభమవుతుంది వరకు కాదు.

మీరు దీన్ని ఎందుకు చేయాలి? మీ నియామక నిర్ణయాన్ని ఎప్పుడైనా ప్రశ్నిస్తే ఎవరైనా మీరు చట్టవిరుద్ధంగా ఏ విధంగానూ, ఆకారానికి గాని, రూపంలోనైనా వివక్షత చూపలేదని మీరు చూపాల్సిన అవసరం ఉంది. అమెరికన్లు వికలాంగుల చట్టం, శీర్షిక VII మరియు అనేక ఇతర చట్టాలు మీరు సమ్మతిస్తున్నట్లు నిరూపించడానికి మీరు అవసరం. ఈ రికార్డులను నిర్వహించడం మీరు దీన్ని చేయడంలో సహాయపడుతుంది.

డ్రగ్ టెస్ట్ రికార్డ్స్

మీరు ముందు ఉపాధి కోసం ఔషధ పరీక్ష అవసరమైతే, ఇది నియామక రికార్డులో భాగం, మరియు మీరు ఒక సంవత్సరం పాటు ఫలితాల నకలును ఉంచాలి. మీరు అదనపు ఔషధ పరీక్ష చేస్తే, పని వద్ద లేదా యాదృచ్ఛిక తనిఖీలో భాగంగా జరిగే సంఘటన వలన, మీరు ఈ రికార్డులను ఒక సంవత్సరం పాటు కొనసాగించాలి. అయినప్పటికీ, మీరు ట్రాన్స్పోర్టేషన్ నిబంధనల విభాగానికి లోబడి ఉంటే, అప్పుడు ఔషధ పరీక్ష రికార్డులకు కనీస సమయం ఫ్రేమ్ ఐదు సంవత్సరాలు.

పేరోల్ / టైంకార్డ్స్, మొదలైనవి

మూడు సంవత్సరాల పాటు ఈ రికార్డులను కొనసాగించాలని చట్టం మిమ్మల్ని కోరుతుంది, కాని ఇటీవలి వ్యాజ్యాలకు మీరు వాటిని ఎక్కువసేపు ఉంచడం మంచిది అని అర్థం. ప్రతి ఉద్యోగి చెల్లించిన ఎంత రికార్డును నిర్వహించాలనుకుంటున్నారా, మీ కంపెనీలో వారి మొత్తం పదవీకాలం కోసం వారు ఎన్ని గంటలు పనిచేస్తారో మీరు కోరుకుంటారు. కనీసం ఐదు సంవత్సరాలు ఉద్యోగం వదిలి, మీ సంబంధం లేకుండా సంబంధం లేకుండా మీ రికార్డులను ఉంచండి.

మినహాయించబడిన ఉద్యోగుల కోసం, కోర్సు యొక్క, మీరు సమయ రికార్డులను నిర్వహించాల్సిన అవసరం లేదు, ఎందుకంటే వారి వేతన చెల్లింపు పని గంటల సంఖ్యతో సమానంగా ఉంటుంది. అయినప్పటికీ, మీరు ఉద్యోగికి మినహాయింపు కానప్పుడు, మినహాయింపుగా మీరు దుర్వినియోగం చేస్తే, ఈ గంటలు రికార్డు చేయటానికి ఓవర్ టైం చెల్లించటానికి మీకు మార్గనిర్దేశం చేయవచ్చు. కంపెనీ పేస్ ఎలా లెక్కించాలో మీరు నిర్ధారించుకోండి. ఉదాహరణకు, మీరు నేరుగా జీతం, జీతం ప్లస్ కమిషన్, ఓవర్ టైం, ఫిల్మ్వర్క్ లేదా నేరుగా గంట వేతనం అని తెలుసుకోవాల్సిన అవసరం ఉంది.

మీరు చెల్లింపు మరియు పన్ను ప్రశ్నలకు మాత్రమే చేయవలసి ఉంటుంది, కానీ అనేక ఇతర నిర్ణయాల పని గంటలలో ఆధారపడి ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, FMLA యొక్క అర్హత ఏడాదిలో పనిచేసే గంటల సంఖ్యపై ఆధారపడి ఉంటుంది. మీరు పార్ట్ టైమ్ మినహాయింపు ఉద్యోగిని కలిగి ఉంటే, మీరు FMLA అర్హతను గుర్తించడానికి సమయ రికార్డింగ్ అవసరం కావలసి ఉంటుంది. మీరు పని చేసిన అన్ని గంటలు మీ కార్మికులను చెల్లించినట్లు మీరు నిరూపించుకోవాలి.

ఫారం I-9

ఉద్యోగి I-9 ఫారమ్ను నిర్వహించండి, మీ ఉద్యోగి రికార్డుల నుండి విడిగా నిల్వ చేయబడి, మీరు ఉద్యోగిని నియమించిన మూడు సంవత్సరాల తర్వాత మరియు ఉపాధిని రద్దు చేసిన ఒక సంవత్సరం తరువాత, ఏది తరువాతది.

ఆరోగ్యం / పెన్షన్ ప్రయోజనాలు సమాచారం

మీ కనీస ఆరు సంవత్సరాల్లో మీ అన్ని ప్రయోజనాల కోసం మీ ప్రణాళికలను నమోదు చేసుకోవాలి. ఒకవేళ ఒక ఉద్యోగి మిమ్మల్ని నిరాశపర్చినట్లయితే, అతను లేదా ఆమెకు అధిక పింఛను అర్హుడని చెప్పినట్లయితే, ఉదాహరణకు, వారు తాము నిరూపించటానికి ఉద్యోగి బాధ్యత కాదు, ఎక్కువ డబ్బు చెల్లించనవసరం లేదని నిరూపించడానికి యజమాని బాధ్యత. ఆ సారాంశం ప్రణాళిక వివరణలు అన్ని ఉంచండి.

మీరు కోబ్రాకు అర్హులైన మాజీ ఉద్యోగులు ఉంటే, వారి ఆరోగ్య ప్రయోజనాలను పొడిగిస్తూ, మీరు ఆ రికార్డులను ఆరు సంవత్సరాలపాటు భద్రంగా ఉంచాలి. చట్టం నిలుపుదలని పేర్కొనలేదు, కానీ ఇది ఉద్యోగుల రిటైర్మెంట్ ఇన్కమ్ సెక్యూరిటీ యాక్ట్ (ERISA) క్రింద దరఖాస్తు చేసుకోగలదు, ఈ చట్టం ఆరు సంవత్సరాలు నిలుపుదల అవసరం. సురక్షితంగా ఉండటానికి, ఆ రికార్డులను త్రో చేయకండి.

FMLA రికార్డ్స్

ఒక ఉద్యోగి FMLA ను అభ్యర్థిస్తున్నప్పుడు, మీరు మూడు సంవత్సరాలు సెలవును తిరస్కరించినప్పటికీ ఆ కాగితం ట్రయల్ను ఉంచాలి. మీరు ప్రతి ఉద్యోగి సెలవులను ట్రాక్ చేస్తున్నారని నిర్ధారించుకోండి - ఇది ప్రారంభమైనప్పుడు మరియు ఎంత సమయం ఉపయోగించబడింది. ఉద్యోగి అప్పుడప్పుడూ FMLA ను కలిగి ఉన్నట్లయితే, మీరు ప్రతి సెలవుని ట్రాక్ చేసి, ఉపయోగించిన గంటల సంఖ్యను డాక్యుమెంట్ చేస్తారని నిర్ధారించుకోండి. తేదీలు మరియు గంటల సంఖ్య నమోదు చేయాలి. జ్ఞాపకం చేసుకోండి, ఒకవేళ అడపాదడపా సెలవు రోజులో కొన్ని గంటలు లేదా వారానికి కొన్ని రోజులు ఉపయోగించవచ్చు. ఇది అన్ని డాక్యుమెంట్ మరియు ఆ రికార్డులు ఉంచండి.

గుర్తుంచుకోండి, ఇది సమగ్ర జాబితా కాదు మరియు ఫెడరల్ చట్టాలకు మాత్రమే వర్తిస్తుంది. ఉదాహరణకు, మీరు ఫెడరల్ కాంట్రాక్టర్ లేదా మీ రాష్ట్రం వేర్వేరు ప్రమాణాలను కలిగి ఉంటే అదనపు రికార్డు నిలుపుదల చట్టాలకు లోబడి ఉండవచ్చు. సందేహంలో ఉన్నప్పుడు, దాన్ని త్రో చేయకండి.

మానవ వనరుల నిర్వహణ సంఘం (SHRM) వద్ద రికార్డు కీపింగ్ మరియు తప్పనిసరి రిపోర్టింగ్ గురించి మీరు అదనపు వనరులను పొందవచ్చు.

తనది కాదను వ్యక్తి: దయచేసి అందించిన సమాచారం, అధికారికంగా, ఖచ్చితత్వం మరియు చట్టబద్ధతకు హామీ ఇవ్వబడదని గమనించండి. ఈ సైట్ ప్రపంచవ్యాప్త ప్రేక్షకులచే చదవబడుతుంది, ఉపాధి చట్టాలు మరియు నిబంధనలు రాష్ట్రం నుండి దేశం మరియు దేశానికి మారుతూ ఉంటాయి. మీ చట్టపరమైన వివరణ మరియు నిర్ణయాలు మీ స్థానానికి తగినట్లుగా చేయడానికి చట్టపరమైన సహాయం లేదా రాష్ట్రం, ఫెడరల్, లేదా అంతర్జాతీయ ప్రభుత్వ వనరుల నుండి సహాయం పొందండి. ఈ సమాచారం మార్గదర్శకత్వం, ఆలోచనలు మరియు సహాయం కోసం.