ఉద్యోగుల రికార్డులు యజమానులు నిర్వహించాలి

ఉద్యోగి రికార్డులు యజమానిగా ఎలా నిర్వహించాలో తెలుసుకోవాలనుకుంటున్నారా? యజమాని ప్రతి ఉద్యోగి కోసం నాలుగు ఉద్యోగి రికార్డు ఫైళ్లను నిర్వహిస్తాడు. అదనంగా, యజమాని అన్ని ఉద్యోగుల కోసం ఇతర ఉద్యోగి రికార్డు ఫైళ్లను నిర్వహిస్తాడు.

ఉద్యోగి రికార్డుల పర్సనల్ ఫైల్స్

ప్రతి ఉద్యోగికి ఒక సిబ్బంది ఫైలు నిర్వహించబడుతుంది. ఈ సిబ్బంది ఫైళ్లు రహస్య పత్రాలను కలిగి ఉంటాయి మరియు మానవ వనరుల సిబ్బంది నిర్వహించబడతాయి మరియు నిర్వహించబడతాయి. పర్సనల్ ఫైల్స్ యజమాని, ఉద్యోగి మరియు ఉద్యోగి మేనేజర్, కొన్ని సంస్థలలో ఉపయోగించిన ప్రధాన ఉద్యోగి రికార్డులు.

ఇతరులు - మరియు ఈ సిఫార్సు విధానం - ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైల్ యాక్సెస్ పర్యవేక్షణలో ఆర్ మరియు ఉద్యోగి పరిమితం.

ఒక ఉద్యోగుల ఫైల్లోని సాధారణ పత్రాలు ఉపాధి దరఖాస్తు, కుటుంబ అత్యవసర సంపర్క ఫారమ్, క్రమశిక్షణా చర్య చరిత్ర, పునఃప్రారంభం, ఉద్యోగి హ్యాండ్బుక్ రసీదు ఉద్యోగుల సంతకం, షీట్ ఆఫ్ షీట్స్, ఆవర్తన అంచనా, ఉద్యోగ అంచనా లేదా పనితీరు అభివృద్ధి ప్రణాళిక, శిక్షణ సర్టిఫికేట్లు మరియు హాజరు సాక్ష్యం, మరియు ప్రతి ఉద్యోగి గురించి ప్రస్తుత వ్యక్తిగత సంప్రదింపు సమాచారం.

అన్ని పర్సనల్ ఫైల్స్ ఒకే పత్రాలను కలిగి ఉండవు కానీ ప్రతి పర్సనల్ ఫైల్లో కొన్ని పత్రాలు ఉన్నాయి. క్రమశిక్షణా చర్య, అవార్డు, లేదా అసాధారణమైన ఇతర అసాధారణమైన సాధన యొక్క హామీ తప్ప, ఒక ఉద్యోగి యొక్క పనితీరు యొక్క పత్రం సిబ్బంది ఫైలులో లేదు. నిర్వాహకులు పనితీరు, లక్ష్యాలు, మరియు వారి ఉద్యోగుల కృషిని ట్రాక్ చేయటానికి ఈ రోజువారీ పనితీరు నోట్లను కలిగి ఉంటాయి.

ఉద్యోగుల రికార్డుల పేరోల్ ఫైళ్ళు

పేరోల్ ఫైళ్లు కూడా ఉద్యోగి రికార్డులు నిర్వహించడానికి. ఉద్యోగుల ఉద్యోగాలు, విభాగాలు, పరిహారం మార్పులు, అలంకార వస్తువులు, రుణాలు మరియు ఒక ఉద్యోగిని చెల్లించటానికి మరియు ఉద్యోగి యొక్క పరిహారం చరిత్ర కాపీని ఉంచడానికి అవసరమైన ఇతర సమాచారాన్ని పేరోల్ ఫైళ్ళలో కలిగి ఉంటుంది.

పేరోల్ ఫైలులో W-2, W-4, మరియు ఉద్యోగి పూర్తి చేసిన సాంఘిక భద్రతా ఆధీన పత్రాలు వంటి ప్రభుత్వ రూపాల చరిత్రను కలిగి ఉంటుంది. ఉద్యోగి ప్రయోజనాల సమాచారం మరియు ఉద్యోగి చెల్లింపుల నుండి చెల్లింపులను ఉపసంహరించడానికి ఈ ఫైల్ కూడా ఉంటుంది.

ఉద్యోగి రికార్డుల మెడికల్ ఫైల్స్

ఒక ఉద్యోగి వైద్య ఫైల్ కూడా యజమానిచే నిర్వహించబడుతుంది. మెడికల్ ఫైల్ లో ఉద్యోగి రికార్డులు మానవ వనరుల నియమించబడిన సిబ్బంది మరియు ఎవరి రికార్డు ఫైల్ లో ఉంచబడిన ఉద్యోగి తప్ప ఎవరికైనా అందుబాటులో ఉండదు. మెడికల్ ఫైళ్లలో డాక్టర్ నోట్స్, FMLA దరఖాస్తు వ్రాతపని, ఔషధ పరీక్ష సమాచారం, శారీరక సమాచారం, మరియు ఉద్యోగి లేదా అతని కుటుంబ సభ్యుల వైద్యపరమైన ఆరోగ్యంతో సంబంధం ఉన్న ఇతర పత్రాలు ఉన్నాయి.

మెడికల్ ఫైల్స్, ఎందుకంటే ఉద్యోగి రికార్డుల గోప్యత, అత్యధిక భద్రత నిల్వ మరియు గోప్యత అందుకుంటారు. HR నియమించబడిన సిబ్బంది కాకుండా ఇతర ఉద్యోగులకు అందుబాటులో లేని గదిలో లాక్ చేయబడిన లాక్ చేయబడిన ఫైల్ సొరుగులలో వైద్య ఫైల్లు ఉంచాలని సిఫార్సు చేయబడింది.

Employee రికార్డ్స్ యొక్క I-9 ఫైళ్ళు

I-9 ఫైల్స్ ఉద్యోగి రికార్డులు ఇతర ఉద్యోగుల రికార్డుల నుండి ప్రత్యేకమైన ఒక ఫైల్ లో అన్ని ఉద్యోగుల కోసం నిర్వహించబడుతుంది. యజమానులు I-9 ఉద్యోగుల సమీక్షించడానికి అధికారం ఉన్న ప్రభుత్వ అధికారులు మరియు ఇతర సంస్థలు నుండి ఉద్యోగి గోప్యత నిర్వహించడానికి ఇతర ఉద్యోగి రికార్డులను నుండి వేరుగా ఈ ఉద్యోగి రికార్డు ఉంచండి.

ప్రత్యేకమైన ప్రదేశంలో I-9 లను ఉంచడం వలన ఫెడరల్ I-9 ఫైల్ సమీక్ష కోసం మీరు ఎంచుకున్నట్లయితే, ప్రభుత్వ ఉద్యోగులు మీ సంస్థతో ఉద్యోగి లేదా ఆమె ఉద్యోగం గురించి ఏదైనా ఇతర రికార్డులకు ప్రాప్యత పొందలేరు. I-9 రూపం. ఈ పరిశోధనలు ప్రతి సంవత్సరం పెరుగుతున్నాయి కాబట్టి మీ ఉద్యోగులు సరిగ్గా I-9 ఫారమ్లను నింపారో లేదా మీరు జరిమానాలకు మరియు సమర్థవంతంగా జైలు శిక్షకు లోబడి ఉండవచ్చు.

ఉద్యోగుల ద్వారా ఉద్యోగి రికార్డులకు యాక్సెస్

ఉద్యోగులు సాధారణ ఉద్యోగ సమయంలో మానవ వనరుల సిబ్బందిని సంప్రదించడం ద్వారా వారి ఉద్యోగి రికార్డులను వీక్షించవచ్చు. HR ఉద్యోగి సమక్షంలో చూడాల్సిన తప్పనిసరిగా అతని లేదా ఆమె రికార్డుల్లోని ఏదైనా పత్రాన్ని ఉద్యోగి మార్చలేరు లేదా తొలగించలేరు.

మీరు మీ ఉద్యోగి హ్యాండ్బుక్లో ఒక ఉద్యోగి సిబ్బంది రికార్డు వీక్షణ విధానాన్ని కలిగి ఉండాలి మరియు ఉద్యోగి అభ్యర్థనలను వారి ఫైళ్ళను వీక్షించడానికి సంబంధించి విచక్షణారహితంగా అనుసరించండి.

మీ ఉద్యోగాలను విడిచిపెట్టిన తర్వాత వారి సిబ్బంది రికార్డుల కోసం ఒక ఉద్యోగి ఒక వ్రాతపూర్వక అభ్యర్థనను పంపితే, మీరు వారికి కాపీని పంపాలి.

అప్పుడప్పుడు, మీ ఉద్యోగుల రికార్డులు వారి మానవ వనరుల శాఖ ద్వారా ఎలాంటి అనుమానాస్పదంగా ఉన్నాయనే సందేహాస్పద ఉద్యోగిని మీరు ఎదుర్కుంటారు. ఈ వారి ఉద్యోగి ఫైళ్లు కాపీని అభ్యర్థించవచ్చు చాలామంది ఉద్యోగులు. మళ్ళీ, వివక్ష లేకుండా, ఫైల్ యొక్క నకలు తయారు చేసి, దానిని పంపించండి. (హెచ్ఆర్ సిబ్బంది ఎంత తక్కువ పత్రాలను కలిగి ఉన్నారో ఆ ఉద్యోగి ఆశ్చర్యపోయాడనే అభిప్రాయాన్ని మీరు అందుకోవచ్చు.)

కొన్ని అధికార పరిధిలో, ఫైల్ను నకిలీ చేయడం మరియు పంపడం కోసం ఉద్యోగిని వసూలు చేయడం చట్టపరమైనది.