యజమానులు పర్సనల్ ఫైల్స్లో ఉంచకూడదు

యజమానులు మీ సాధారణ సిబ్బంది రికార్డులలో ప్రత్యేక అంశాలను ఉంచరాదు. మీ ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైల్స్ మరియు రికార్డుల విషయాలను సాధారణంగా మానవ వనరుల సిబ్బంది, ఉద్యోగి మరియు ఉద్యోగి మేనేజర్ లేదా సూపర్వైజర్ కొన్ని సంస్థల్లో అందుబాటులో ఉంటాయి.

ఇతరులలో, HR సిబ్బందికి యాక్సెస్ పరిమితం చేయబడింది మరియు ఉద్యోగులు వారి రికార్డులకు ప్రాప్యతని అభ్యర్థించవచ్చు. న్యాయవాదులు కూడా వ్యాజ్యాల కోసం వ్యక్తిగత రికార్డుల విషయాలను మరియు సమాన ఉపాధి అవకాశాల కమిషన్ (EEOC) ఫిర్యాదులను పంపవచ్చు. మాజీ ఉద్యోగి కూడా అతని లేదా ఆమె సిబ్బంది రికార్డుల కాపీని అభ్యర్థించవచ్చు.

ఉత్తమ అభ్యాసం మానవ వనరుల సిబ్బంది సభ్యులచే అందుబాటులో ఉన్న సిబ్బందిని మాత్రమే చేస్తుంది. మీరు ఇతర ఉద్యోగులకు యాక్సెస్ చేయలేని విధంగా నిల్వ స్థలంలో లాక్ మరియు కీ కింద ఉన్న సిబ్బందిని ఉంచాలి.

మీ ఉద్యోగి సిబ్బంది రికార్డుల యొక్క అన్ని సంభావ్య ఉపయోగాలు మరియు సంభావ్య ప్రేక్షకులతో మీ యజమాని ఉద్యోగుల రికార్డుల్లో ఉద్యోగి యొక్క ఉపాధి చరిత్ర యొక్క నిష్పాక్షికమైన, వాస్తవిక పత్రాన్ని నిర్వహించడానికి యజమాని జాగ్రత్త తీసుకోవాలి.

పర్యవసానంగా, మీరు మీ సంస్థ యొక్క వ్యక్తిగత రికార్డులలో ఉన్న పత్రానికి ఈ సాధారణ మార్గదర్శకాలను వర్తింపజేయాలనుకుంటున్నారు.

Employee పర్సనల్ ఫైల్ యొక్క విషయాల కోసం మార్గదర్శకాలు

వ్యక్తిగత రికార్డులలో సమాచారం వాస్తవంగా ఉండాలి.

సూపర్వైజర్ లేదా మానవ వనరుల సిబ్బంది అభిప్రాయాలు; యాదృచ్ఛిక గమనికలు; గాసిప్; అబద్ధమైన పుకార్లు; ప్రశ్నలు, నివేదికలు, లేదా కనిపెట్టని ఇతర ఉద్యోగులు నుండి tattletale ఆరోపణలు; ఆరోపణలు అనుసరించడం, దర్యాప్తు, మరియు ముగించలేదు; మరియు ఇతర వాస్తవిక సమాచారం, వ్యాఖ్యానం, లేదా గమనికలు ఉద్యోగి యొక్క సిబ్బంది ఫైల్ నుండి మినహాయించాలి.

ఒక HR మేనేజర్ ఒక ఉద్యోగి సిబ్బంది రికార్డులో దాఖలు చేసిన ప్రమాదకర వ్యాఖ్యానాలలో ఒకటి, నియామకం యొక్క మేనేజర్ ఇంటర్వ్యూ నోట్లలో పాల్గొంది. ఒక వ్యక్తి ఇలా అన్నాడు: "అవసరమైతే మెట్లు పైకి రావడానికి చాలా కొవ్వు." ఉద్యోగి, న్యాయవాది, భవిష్యత్ ఉద్యోగులు మరియు పర్యవేక్షకులు కూడా ఇలాంటి వ్యాఖ్యానాలను చదివే ఊహిస్తారు.

మరొక సంస్థలో, మేనేజర్ మరియు ఇతరులు మేనేజర్ మరియు ఇతరులు ఉద్యోగి ఫైళ్ళలో ఉంచారని నిస్సందేహంగా పేర్కొన్నారు, "మేరీ యొక్క కోపంగా ఉండటం వలన ఆమె ఒక రైజ్ పొందలేదు, ఆమె తన నిర్వాహకుడితో కూడా పొందడానికి ఆమె పనిని తగ్గించింది." సమస్య చూడండి?

పర్సనల్ రికార్డులు తప్పనిసరిగా వారి తగిన ఫైల్ స్థానాలకు కేటాయించాలి.

రాష్ట్ర మరియు ఫెడరల్ చట్టాలపై, సంస్థ యొక్క ఆరోగ్య భీమా పోర్టబిలిటీ మరియు జవాబుదారీతనం చట్టం 1996 (HIPAA) మరియు యజమాని ఉత్తమ అభ్యాసాల ఆధారంగా మీ సంస్థ సిబ్బంది రికార్డుల కోసం ఒక ప్రోటోకాల్ను నిర్ణయించండి.

అప్పుడు, ప్రోటోకాల్తో కర్ర. వారు వైద్య ఫైల్ లో ఉన్నప్పుడు సిబ్బంది ఫైలులో ఉంచి యాదృచ్ఛిక డాక్టర్ యొక్క సాకులు కనుగొనేందుకు లేదు. లేదా, పేరోల్ ఫైలులో ఒక ఉద్యోగి ప్రమోషన్ కోసం మీరు హేతుబద్ధమైన మరియు సమర్థనను కోరుకుంటున్నారా?

ఉద్యోగుల ఫైల్లో మాజీ యజమానులతో చర్చలు నుండి నేపథ్య తనిఖీ లేదా గమనికలు ఉండే నియామక నిర్ణయం యొక్క రికార్డులను కూడా మీరు కోరుకోరు.

సూపర్వైజర్స్, మేనేజర్లు మరియు ఇతర ఉద్యోగులు సిబ్బంది రికార్డుల్లో పత్రాలను ఉంచడం శిక్షణ అవసరం.

ఒక ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైల్ లో యాక్సెస్ మరియు పత్రాలు ఉంచవచ్చు ఏదైనా వ్యక్తి తగిన వ్రాయుటకు శిక్షణ అవసరం.

ఉద్యోగి పూర్తిస్థాయిలో జరిగిందని ఒక ఉద్యోగి నిరసన వ్యక్తం చేస్తూ మీ వ్యక్తిగత రికార్డులను ఏ బహుమతిని గెలవలేరు. కానీ, శిక్షణ లేని పర్యవేక్షకులు ఇటువంటి ప్రకటనలను వ్రాయడానికి మరియు ఉద్యోగుల సిబ్బంది ఫైళ్లలో ఉంచడానికి తెలుసుకున్నారు.

బెటర్ ఇంకా, రికార్డులకి బాధ్యత వహిస్తున్న మీ హెచ్.ఆర్. సిబ్బందికి ఫైళ్ళకు యాక్సెస్ పరిమితం చేయాలి మరియు ఒక సిబ్బంది ఫైలులో ఏది ఉండకూడదు మరియు తెలుసుకోకూడదు.

మీరు వ్యక్తిగత రికార్డులలో ఉంచే సమాచారాన్ని సమతుల్యం చేయండి.

ఒక ఉద్యోగి ఉపాధి చరిత్ర యొక్క సానుకూల మరియు ప్రతికూల అంశాలు రెండింటినీ చేర్చండి. చాలా తరచుగా, సిబ్బంది రికార్డులు ప్రతి ప్రతికూల సంభవం నొక్కి మరియు ప్రతి ఉద్యోగి అనుభవాలు అనుకూల అంశాలను మిస్. పెంచుకోండి ఆలోచనలు, ప్రమోషన్లు, ఉత్తమమైన బహుమతులు మరియు ప్రశంసలు మరియు నోట్స్ ధన్యవాదాలు.

వారి రిపోర్టింగ్ సిబ్బంది మరియు అధికారిక కంపెనీ సిబ్బంది రికార్డుల గురించి పర్యవేక్షకుడి వ్యక్తిగత గమనికల మధ్య వ్యత్యాసాన్ని గుర్తించండి.

కార్యనిర్వాహక మెరుగుదలకు, పర్యవేక్షకులకు, లక్ష్యాలను పూర్తి చేయడానికి, పర్యవేక్షకుల గమనికలు, ఉదాహరణకు, సంస్థ యొక్క అధికారిక సిబ్బంది రికార్డులలో కాదు, పర్యవేక్షకుడి యొక్క వ్యక్తిగత దస్తావేజులో ఉంటాయి.

గమనికలు తీసుకోవడం మరియు నిర్వహణ నిర్వహణలో ఎలా నిర్వహించాలో ఎలా పర్యవేక్షకులకు శిక్షణ ఇవ్వాలో కూడా గుర్తించాలి. వాస్తవాలకు, కాదు అభిప్రాయాలకు, ప్రత్యేకమైన ఉదాహరణలకు, అదే విన్నపాలే కాదు, ప్రైవేట్ నోట్లకు వర్తిస్తాయి.

సూపర్వైజర్ యొక్క ప్రైవేట్ నోట్లను దావా సందర్భంలో దానం చేయవచ్చు, కాబట్టి ప్రైవేట్ నోట్లకు కూడా జాగ్రత్త వహించాలి. అధికారిక ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైలులో వున్న రికార్డుల కాపీలను ఉంచుకుని సూపర్వైజర్స్ వారి నిర్వహణ ఫైలులో సిఫారసు చేయబడలేదు.

పత్రాలను తీసుకోవడం మరియు ముఖాముఖీలు ఒక విభ్రాంతి యొక్క బిట్ను కలిగి ఉంటాయి.

ప్రయోగాత్మక చెక్కులకు పోస్ట్ చేసే ఉద్యోగం నుండి ఆ స్థానమును పూరించడానికి సంబంధించిన అన్ని పత్రాలను కలిగి ఉన్న ప్రతి స్థానానికి ప్రత్యేకమైన ఫైల్ను నిర్వహించడం ఉత్తమ పద్ధతి. దరఖాస్తుదారుల పునఃప్రారంభం, కవర్ లేఖలు మరియు అప్లికేషన్లు ఈ ఫైల్లోనివి, మీరు ఉద్యోగి ఉద్యోగుల దరఖాస్తుని ఉద్యోగి సిబ్బంది ఫైల్కు తరలించాలి.

ఈ ఫైల్ అధికారిక తనిఖీ జాబితాలను కలిగి ఉంటుంది మరియు ఇది ఒక సంభావ్య ఉద్యోగి యొక్క అర్హతల యొక్క నిష్పాక్షికమైన ప్రాతినిధ్యం కోసం పోరాడడానికి మరియు అత్యంత అర్హత పొందిన అభ్యర్థిని నియమించడానికి మీ నిర్ణయానికి మద్దతు ఇస్తుంది. నియామక ప్రక్రియ సమయంలో తీసుకోబడిన నియామక నిర్వాహణ అభిప్రాయాలు మరియు గమనికలు ఈ ఫైల్లో భాగం కావు.

ఉద్యోగ నిర్ణయంపై పూర్తి డాక్యుమెంట్లను నిర్వహించడానికి మానవ వనరులు ఈ నోట్లను సేకరించవచ్చు, కానీ వారు వ్యక్తిగత రికార్డుల్లో భాగమే లేదు.

ఉపాధి నిర్ణయాలు గురించి వాస్తవ పత్రాలు.

ఈ డాక్యుమెంటేషన్ ప్రమోషన్, ప్రక్కల అవకాశాలకు బదిలీ మరియు జీతం పెరుగుదల వంటి బదిలీలను కలిగి ఉంటుంది మరియు వారు వ్యక్తిగత రికార్డులలో ఉంటారు. ఉద్యోగి గురించి సూపర్వైజర్ లేదా ఆర్.ఆర్ యొక్క అభిప్రాయాలు. వ్రాతపూర్వక హెచ్చరిక వంటి అధికారిక క్రమశిక్షణా చర్య పత్రాలు కూడా ఉద్యోగి యొక్క సిబ్బంది ఫైలులో ఉంటాయి.

పర్సనల్ రికార్డ్స్లో ఉండకూడని డాక్యుమెంటేషన్ ప్రత్యేక ఉదాహరణలు

కింది సమాచారాన్ని వ్యక్తిగత రికార్డులలో ఉంచరాదు. డాక్యుమెంటేషన్ ఒక ప్రత్యేక ఫైలు అవసరం కావచ్చు, పర్యవేక్షక లేదా నిర్వహణ నోట్స్గా వర్గీకరించవచ్చు లేదా యజమాని ద్వారా అన్నింటినీ ఉంచకూడదు.

• ఏదైనా మెడికల్ సమాచారం వైద్య ఫైల్ లో ఉంటుంది.
• పేరోల్ సమాచారం పేరోల్ ఫైలులో ఉంటుంది.
• వయస్సు, జాతి, లింగం, జాతీయ మూలం, వైకల్యం, వైవాహిక స్థితి, మతపరమైన నమ్మకాలు మరియు మొదలైనవి వంటి ఉద్యోగి యొక్క రక్షిత వర్గీకరణ గురించి ఉద్యోగి సామాజిక భద్రతా నంబర్లు లేదా సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న పత్రాలు వ్యక్తిగత ఫైళ్ళలో ఉంచకూడదు.
• ఒక ఉద్యోగి పనిని నిర్వహించడం, గోల్స్, ఫీడ్బ్యాక్ అందించడం మరియు మొదలగునవికి ఒక ప్రైవేట్, సూపర్వైజర్ లేదా మేనేజర్-యాజమాన్యంలోని ఫోల్డర్లో దాఖలు చేయాలి.
• ఉద్యోగి ఫిర్యాదు, సాక్షుల ఇంటర్వ్యూ, ఉద్యోగి ఇంటర్వ్యూ, నిర్ణయాలు, అటార్నీ సిఫారసులు మరియు స్పష్టత, ఇంకా ఏ ప్రతీకారాన్ని నిర్ధారించటంతో పాటు దర్యాప్తు సామగ్రి, వ్యక్తిగత రికార్డుల నుండి ప్రత్యేకమైన దర్యాప్తు ఫైల్ లో ఉండాలి.
• ఉద్యోగి సిబ్బంది రికార్డుల నుండి ఒక I-9 ఫైలు లేదా ప్రదేశంలో ఫైల్ ఉద్యోగి I-9 రూపాలు.
• క్రిమినల్ చరిత్ర, క్రెడిట్ నివేదికలు మరియు మొదలగునవి మరియు పర్యవేక్షకులు, నిర్వాహకులు మరియు ఉద్యోగిని ప్రాప్తి చేయని వేరొక దస్త్రం లో ఔషధ పరీక్ష యొక్క ఫలితాలు సహా నేపథ్య తనిఖీలను ఉంచండి. SHRM ఈ ప్రత్యేక ఫైల్ను సిఫార్సు చేస్తోంది లేదా ఈ సమాచారం ఉద్యోగి యొక్క వైద్య ఫైల్ లో దాఖలు చేయవచ్చని సిఫారసు చేస్తుంది.
• స్వీయ-గుర్తింపు రూపాలు మరియు ప్రభుత్వ నివేదికల వంటి ఉద్యోగుల సమాన అవకాశాల రికార్డులు సిబ్బందిలో ఉంచబడకూడదు లేదా ఎక్కడైనా సూపర్వైజర్ యాక్సెస్ చేయరాదు.

మీరు ఈ మార్గదర్శకాలను అనుసరిస్తే, మీ సంస్థ తగిన స్థానాల్లో వాస్తవిక, సహకార ఉద్యోగ చరిత్ర మరియు సిబ్బంది రికార్డులను సమర్థవంతంగా నిల్వ చేస్తుంది.

తనది కాదను వ్యక్తి: దయచేసి అందించిన సమాచారం, అధికారికంగా, ఖచ్చితత్వం మరియు చట్టబద్ధతకు హామీ ఇవ్వబడదని గమనించండి. ప్రపంచవ్యాప్త ప్రేక్షకులు మరియు ఉపాధి చట్టాలు మరియు నిబంధనల ద్వారా ఈ రాష్ట్రం చదవబడుతుంది, రాష్ట్ర మరియు దేశం నుండి దేశానికి మారుతుంది. మీ చట్టపరమైన వివరణ మరియు నిర్ణయాలు మీ స్థానానికి తగినట్లుగా చేయడానికి చట్టపరమైన సహాయం లేదా రాష్ట్రం, ఫెడరల్, లేదా అంతర్జాతీయ ప్రభుత్వ వనరుల నుండి సహాయం పొందండి. ఈ సమాచారం మార్గదర్శకత్వం, ఆలోచనలు మరియు సహాయం కోసం.