మీ వ్రాతపని నిర్వహించడం ఎలా

మీకు అవసరమైనప్పుడు మీ ముఖ్యమైన పత్రాల గురించి మీరు ఆలోచించే సమయం మాత్రమే. మీ ముఖ్యమైన పత్రాలను నిల్వ చేయడానికి మరియు / లేదా చివరి సారి మీరు వాటిని నిల్వ చేయడానికి మీరు ఒక వ్యవస్థీకృత మరియు కేంద్రీకృత వ్యవస్థను కలిగి లేనందున, మీరు వాటిని అవసరమైనప్పుడు మీరు వాటిని కనుగొనలేరు, మీరు దానిని తిరిగి సముద్రంలో విసిరివేసారు మీ ఇంటి కార్యాలయంలో పత్రాలు అది తిరిగి ఎక్కడ ఉంచారని బదులుగా.

మొదలు అవుతున్న

మీ ఇంటి అంతటా మీ ముఖ్యమైన వార్తాపత్రికలు వ్యాప్తి చెందడంతో, మీరు వాటి కోసం చాలా సమయం మరియు శక్తిని శోధిస్తున్నారు. మీరు పూర్తిగా వాటిని కోల్పోయే ప్రమాదం కూడా ఉన్నాము. కానీ కొన్ని సులభ దశలతో, మీరు ఈ వారాంతంలో ఒక గంటలో మీ ముఖ్యమైన కాగిత పత్రాలను నిర్వహించవచ్చు!

మీరు చిన్న రెండు-డ్రాయర్ ఫైలింగ్ క్యాబినెట్ లేదా పోర్టబుల్ హాంగింగ్ ఫైల్ బాక్స్, మల్టీ-రంగు ఉరితీయగల ఫైల్స్ (6 వేర్వేరు రంగులను), మనీలా మూడవ-కట్ టాప్-టాబ్ ఫోల్డర్లు మరియు ఒక ఫైర్ఫాఫ్ సురక్షితమైన (ఐచ్ఛిక) అవసరం. లేదా మీరు పెద్ద బైండర్ మరియు ట్యాబ్ ఇన్సర్ట్లను కొనుగోలు చేయవచ్చు. ఒకసారి మీ కాగితపు పనిని నిర్వహించడానికి మీరు అనుసరిస్తున్న ఆరు దశలు ఇక్కడ దొరుకుతాయి.

మీ పత్రాలను సేకరించండి

మీరు మీ ముఖ్యమైన పత్రాలను నిర్వహించడానికి ముందు, వాటిని గుర్తించాలి. ఇది కొన్నిసార్లు పూర్తి కంటే సులభం అన్నారు.

మీ డెస్క్ లేదా టేబుల్పై పేర్చబడిన లోడలను మరియు పత్రాలను మీ హోమ్ ఆఫీస్ తనిఖీ చేయండి. మీ వంటగది కౌంటర్ టేప్లను అలాగే కిచెన్ డ్రాయర్లు మరియు బాస్కెట్లను కత్తిరించే కాగితపు పైల్స్ తనిఖీ చేయండి. మీ పడకగది డ్రస్సెర్ మరియు నైట్స్టాండ్ మీద చూడండి (ఉదయం రష్లో వాటిని వదిలివేసి, వాటి గురించి మరచిపోయాను). చివరిగా, కాని, మీ పర్స్ లేదా బ్రీఫ్కేస్ ను ముఖ్యమైన పత్రాల కోసం తనిఖీ చేయండి.

వర్గీకరణ

అతి ముఖ్యమైన పత్రాలు క్రింది ఆరు వర్గాలలో ఒకటిగా వస్తాయి. మీ సేకరించిన అన్ని పత్రాలను కింది విధంగా క్రమబద్ధీకరించు:

1. హోమ్ మరియు ఆస్తి రికార్డులు - తనఖా, ఆస్తి పనులు, గృహ మెరుగుదల ప్రాజెక్టులు మరియు రసీదులు, ఉపకరణం మాన్యువల్లు మరియు వారెంటీలు, ఆస్తి పన్ను సమాచారం, గృహ భీమా పాలసీలు మరియు మాన్యువల్లు
2. ఆటో రికార్డ్స్ - శీర్షికలు, నిర్వహణ రికార్డులు, భీమా పాలసీలు మరియు సమాచారం, రుణ సమాచారం మరియు చెల్లింపు రికార్డులు
3. ఆరోగ్యం రికార్డులు - బీమా పాలసీలు, ఆరోగ్య భీమా ప్రయోజనాలు మాన్యువల్లు, మెడికల్ లాభాల వివరణ, డాక్టర్ బిల్లులు, ప్రిస్క్రిప్షన్ జాబితాలు, అనువైన ఖర్చు సమాచారం, వైద్య రసీదులు, మెడికల్ డైరెక్టివ్లు, జీవిత భీమా పాలసీలు

1. ఆర్థిక రికార్డులు - బ్యాంకు నివేదికలు, పన్ను రాబడి, పన్ను తగ్గింపు రికార్డులు, పెట్టుబడి రికార్డులు, రుణ రికార్డులు, క్రెడిట్ కార్డు ప్రకటనలు
2. ఎలక్ట్రానిక్స్ రికార్డ్స్ - సెల్ ఫోన్ ఒప్పందాలు మరియు మాన్యువల్లు; కంప్యూటర్లు, ల్యాప్టాప్లు మరియు ఐప్యాడ్ ల కోసం అమ్మకాల రసీదులు మరియు వారెంటీలు; కేబుల్ మరియు ఇంటర్నెట్ ప్రణాళికలు మరియు బిల్లులు; వైర్లెస్ రౌటర్ అమ్మకాల రసీదు మరియు మాన్యువల్
3. వ్యక్తిగత రికార్డులు - జనన ధృవీకరణ పత్రాలు, వివాహ ప్రమాణపత్రం, విడాకుల సర్టిఫికేట్, అదుపు పత్రాలు, సామాజిక భద్రతా సమాచారం, రోగ నిరోధక రికార్డులు, పాస్పోర్ట్ లు, సైనిక సేవ రికార్డులు, బాప్టిజం మరియు నిర్ధారణ రికార్డులు, విల్, అంత్యక్రియల ప్రణాళిక మరియు ఖనన సైట్ సమాచారం. మీరు పెంపుడు జంతువులు కలిగి ఉంటే, మీరు కూడా ఈ వర్గం లో పశువైద్య మరియు టీకా సమాచారం వారి ముఖ్యమైన పత్రాలు చేర్చవచ్చు.

మీ ప్రాముఖ్యమైన పత్రాలను కనుగొనండి

మీ ముఖ్యమైన పత్రాలన్నిటిలో సాధారణ ఫైలింగ్ కేబినెట్ లేదా పోర్టబుల్ హ్యాంగ్సింగ్ ఫైల్ బాక్స్లో నిల్వ చేయబడతాయి. అక్కడ కొన్ని. అయితే, ఇది నిజంగా భద్రతా డిపాజిట్ బాక్స్ వంటి అగ్నిమాపక సురక్షితంగా లేదా ఆఫ్సైట్ నిల్వ ఎంపికలో నిల్వ చేయబడాలి.

ముఖ్యమైన పత్రాలు చాలా కష్టం లేదా చాలా సమయం తీసుకునే పత్రాలను కలిగి ఉంటాయి. విచ్ఛిన్నం లేదా దోపిడీ సందర్భంలో రాజీ పడగల సున్నితమైన వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని వారు కలిగి ఉండవచ్చు. ఈ సందర్భంలో, మీ హోమ్ ఈ అగ్ని పత్రాలు లేదా వరదలు నాశనం చేయబడ్డాయి.

చాలామంది ప్రజలకు, ఈ క్రింది పత్రాలు ముఖ్యమైనవిగా పరిగణించబడతాయి: సామాజిక భద్రతా సమాచారం, జనరల్ సర్టిఫికేట్లు, మీ ఏజెంట్ యొక్క సంప్రదింపు సమాచారం, వీలు, ఆస్తి పనులు, కారు శీర్షికలు, మీ పాస్పోర్ట్ మరియు మీ ఒరిజినల్ సంతకం అవసరమైన ఏ ఒప్పందం లేదా ఒప్పందంతో సహా బీమా పాలసీలు.

మీరు మీ అగ్నినిరోధక సురక్షితంగా లేదా ఆఫ్సైట్ నిల్వ ఎంపికలో ఉంచే ముఖ్యమైన పత్రాల యొక్క ప్రధాన జాబితాను రూపొందించండి.

మీ Wallet నకిలీ

మనలో చాలా మంది ప్రతిరోజూ మన పర్సులలో కీలక సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటారు. మీ జేబులో ఉన్న ప్రతిదీ మీకు తెలుసా? మీ వాలెట్ కోల్పోయినట్లు లేదా దోచుకున్నప్పుడు మీరు ఏమి చేస్తారు?

మీ డ్రైవర్ యొక్క లైసెన్స్, దాత కార్డు, ఆరోగ్య భీమా కార్డు (లు), జిమ్ కిరాస దుకాణం లాయల్టీ కార్డులు, గిడ్డంగుల క్లబ్లు మరియు ముఖ్యంగా, అన్ని క్రెడిట్ మరియు డెబిట్ కార్డులు (ముందు మరియు వెనుక కాపీ) లాంటి సభ్యత్వం కార్డులను కాపీ చేయండి. మీ ఇతర ముఖ్యమైన పేపర్ పత్రాలతో ఈ కాపీలు ఉంచండి:

దశ ఐదు: ఒక సాధారణ దాఖలు వ్యవస్థ సృష్టించండి

సరళమైన దాఖలు వ్యవస్థ, మీరు ఎక్కువగా స్థిరమైన పద్ధతిలో ఉపయోగించడం. ముఖ్యమైన పత్రం యొక్క ప్రతి వర్గాన్ని టేక్ చేసి దానికి ఒక ఉరి ఫైలు రంగుని కేటాయించండి:

• హోమ్ మరియు ఆస్తి రికార్డులు
• ఆటో రికార్డ్స్
• ఆరోగ్యం రికార్డులు
• ఆర్థిక రికార్డులు
• ఎలక్ట్రానిక్స్ రికార్డ్స్
• వ్యక్తిగత రికార్డులు

మీరు ప్రతి వర్గానికి చెందిన పత్రాల సంఖ్య కోసం ఫైలింగ్ సిస్టమ్కు తగిన సంఖ్యలో వేలాడుతున్న ఫైల్లను జోడించండి.

మనీలా ఫోల్డర్లను ఉపయోగించండి మరియు ప్రతి వర్గానికి చెందిన ప్రతి పత్రం కోసం ఫోల్డర్ను సృష్టించండి. ఫోల్డర్లను తగిన రంగు ఉరితీయబడిన ఫైలు విభాగంలో ఉంచండి.

మీరు ఒక పెద్ద మూడు-రింగ్ బైండర్ మరియు టాబ్ ఇన్సర్ట్లను కొనుగోలు చేస్తే, పైన ఉన్న రికార్డు పేర్లతో టాబ్లను లేబుల్ చేయండి, కాగితం రంధ్రం అన్ని పత్రాలను పంచ్ చేసి వాటిని నిర్వహించండి. పత్రాలు కాగితం రంధ్రం పంచ్ ఉండకూడదు ఉంటే, కాగితం రంధ్రం ఒక ఫోల్డర్ పంచ్ మరియు ఫోల్డర్లో పత్రాలు ఉంచండి.

ఇప్పుడు, వ్రాతపని మీ విషయం కాకుంటే అది మీకోసం స్వేచ్ఛా క్షణం కావచ్చు. మీరు ఈ అన్ని పత్రాలను స్కాన్ చేసి, వాటిని హార్డు డ్రైవుకి సేవ్ చేసి, ఆపై అన్నింటినీ కత్తిరించవచ్చు. కొన్ని వ్రాతపని ఉత్తమంగా సేవ్ అయినందున మీ సొంత అభీష్టాన్ని ఉపయోగించండి. మీ ఉత్తమ తీర్పును ఉపయోగించండి.

కొనసాగుతున్న నిర్వహణ

ఇప్పుడు మీ ముఖ్యమైన పత్రాలు నిర్వహించబడుతున్నాయి. మీరు మీ బిల్లులను చెల్లించే ప్రతి నెలా, మీ ఫైలింగ్ సిస్టమ్ యొక్క తగిన విభాగంలో ఏదైనా కొత్త పత్రాలను ఫైల్ చేయండి. అదే సమయంలో, మీరు ఫైలింగ్ వ్యవస్థ నుండి అయిపోయే నెలలోనే వ్యవస్థ నుండి తీసివేసిన ఏదైనా డాక్యుమెంట్లను చూడండి. వాటిని మళ్లీ ఫైల్ చేయండి. సంవత్సరానికి కనీసం రెండుసార్లు, మీ ఫైలింగ్ వ్యవస్థలో పత్రాలను సమీక్షించండి. అనుసరించాల్సిన మంచి షెడ్యూల్ సంవత్సరానికి మొదటిది మరియు ప్రతి పాఠశాల సంవత్సరం చివరలో ఉంటుంది.

చిన్న ప్రయత్నంతో, మీరు మీ ముఖ్యమైన కాగిత పత్రాలను నిర్వహించడం ద్వారా దీర్ఘకాల ప్రయోజనాలను పొందవచ్చు.

ఎలిజబెత్ మెక్గ్రోరీ చేత సవరించబడింది.