ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్లో స్కోప్, రిస్క్ మరియు అస్ప్ప్షన్

ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ రంగం, చాలా నైపుణ్యం ఉన్న ఏ ఇతర ప్రాంతం వలె, ఎక్రోనింస్ మరియు ప్రత్యేక నిబంధనలతో నిండిన ఏకైక పదజాలం ఉంది. మీరు అర్థం చేసుకోవలసిన మూడు ముఖ్యమైన నిబంధనలు మరియు భావనలు:

• స్కోప్
• ప్రమాదం
• ఊహలు

ఇది ఈ మూడు ముఖ్యమైన ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ నిబంధనలను సూచిస్తుంది మరియు అదనపు పఠనం కోసం లింక్లు మరియు సూచనలను కలిగి ఉంటుంది.

స్కోప్

ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణలో, ఒక పరిధి యొక్క పరిధిని నిర్వచించే సరిహద్దుల పరిధిని స్కోప్ అందిస్తుంది. ప్రాజెక్ట్ చొరవ ఫలితంగా కస్టమర్కు ఏది పంపిణీ చేయబడిందో ఆ పరిధిని వర్ణిస్తుంది.

ప్రాజెక్ట్ పరిధిని గ్రహించుట ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ మరియు ప్రాజెక్ట్ బృందం ప్రాజెక్ట్ యొక్క సరిహద్దు లోపల లేదా వెలుపల ఏమిటో అర్థం చేసుకోవడానికి అనుమతిస్తుంది. ఏదో "పరిధిలో ఉండకపోయినా" అది ప్రాజెక్టు ప్రణాళికలో కారణం కాదు. స్కోప్ స్టేట్మెంట్ యొక్క సరిహద్దుల్లోని చర్యలు "పరిధిలో" పరిగణించబడతాయి మరియు షెడ్యూల్ మరియు బడ్జెట్లో లెక్కించబడతాయి. ఒక చర్య సరిహద్దులకు వెలుపల ఉంటే, అది "పరిధిని కోల్పోతుంది" అని భావించబడుతుంది మరియు దీనికి ప్రణాళిక లేదు.

మీరు ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ లేదా ప్రాజెక్ట్ బృందం యొక్క భాగం అయినా, మీరు ముందుకు వెళ్ళినప్పుడు ఏదో పరిధిలో లేదా పరిధిలో ఉంటే మీరు పరిశీలించాల్సి ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, ఒక క్లయింట్ వెబ్సైట్ని నిర్మించమని మిమ్మల్ని కోరింది అని ఊహించండి. ప్రాజెక్ట్ యొక్క పరిధిని (లేదా సరిహద్దులను సెట్ చేయండి) మీరు రూపొందించినట్లుగా, మీరు క్రింది పరిధిలో ఉన్న అంశాలను సూచిస్తుంది:

• సైట్ డిజైన్ మరియు wireframe diagramming
• పరీక్షా మంచం ఏర్పాటు
• ఆమోదించబడిన wireframe కు కోడింగ్
• వెబ్సైట్ థీమ్ కోసం గ్రాఫిక్స్ అభివృద్ధి
• సైట్ను పబ్లిక్ చేయడానికి ముందు టెస్టింగ్ మరియు డీబగ్గింగ్

ప్రాజెక్ట్ సమయంలో, క్లయింట్ కంపెనీ యొక్క వీడియో సమీక్షను చేర్చమని మిమ్మల్ని అడుగుతాడు. ఈ ప్రాజెక్ట్ యొక్క పరిధిలో వీడియో పేర్కొనబడలేదు మరియు అందువల్ల స్కోప్ పరిధిలో లేదు. మీరు అదనపు చార్జ్ కోసం వీడియో పనిని ఆనందించడానికి సంతోషంగా ఉండగా, ఇది ప్రాజెక్ట్ కోసం పరిధిని మరియు ఖర్చు మరియు సమయం అంచనా యొక్క పునర్విమర్శ అవసరం అవుతుంది.

స్పష్టమైన మరియు అంగీకరించిన స్కోప్ డాక్యుమెంట్ లేనప్పుడు, వీడియో యొక్క సమస్య మీ బృందం మరియు కస్టమర్ ప్రతినిధుల మధ్య వివాదాస్పదంగా ఉండవచ్చు. ఒక స్పష్టమైన స్కోప్ స్టేట్మెంట్ మీరు పరిస్థితిని తగ్గించటానికి మరియు క్రమబద్ధమైన మార్గంలో మార్పుతో వ్యవహరించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించింది.

కాబట్టి మీరు పరిధిలో లేదా దానిలో ఉన్నదాన్ని ఎలా నిర్ణయిస్తారు? క్లయింట్తో లేదా ప్రాజెక్టు యజమానితో మీరు ప్రస్తుతం తెలిసిన ప్రాజెక్ట్ యొక్క వివరాలను ముందుగా తెలియజేయాలనుకుంటున్నారు. అప్పుడు మీరు కీ ఊహలను చేయాలనుకుంటున్నాము, అది స్కోప్లో లేదా దానిలో ఏది పరిగణలోకి తీసుకుంటుంది.

ఊహలు

మీ జీవితంలో ఏదో ఒక సమయంలో మీరు బహుశా చెప్పి, "ఊహలను ఎప్పటికీ చేయవద్దు." అయితే, ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణలో అంచనాలు చేయడం ఒక రోజువారీ కార్యకలాపం. ఊహలు మీకు సమయం మరియు వ్యయం కోసం పరిధిని మరియు నష్టాలను మరియు మీ అంచనాలను ఉత్తమంగా ట్యూన్ చేయడంలో సహాయపడతాయి. అయితే, మీ ఊహలను పత్రబద్ధం చేయడానికి మరియు ధృవీకరించడానికి ఇది చాలా అవసరం.

ఒక పుస్తకాన్ని సృష్టించడం వంటి వాటిలో సాధారణమైనదాన్ని పరిగణించండి. మీ స్నేహితుడు కాఫీ టేబుల్ బుక్ కోసం ఒక ఆలోచనను కలిగి ఉన్నారని చెప్పండి మరియు ప్రాజెక్ట్ను నిర్వహించమని మిమ్మల్ని కోరింది. అతని మొట్టమొదటి అభ్యర్ధన బడ్జెట్ కోసం ఉంది కాబట్టి అతను నిధుల భద్రతను పొందవచ్చు. మీరు పరిధిని నిర్వచించేటప్పుడు, మీ స్నేహితుడికి పేజీ లెక్కింపు, ఇమేజ్ చేర్చడం, కవర్ శైలి మరియు కాగితపు బరువులతో సహా అనేక వివరాలపై అనిశ్చితంగా ఉంది.

ఈ కారకాలు అన్ని ఖర్చు మరియు ఉత్పత్తి సంక్లిష్టత ప్రభావితం చేస్తుంది కాబట్టి, మీరు లక్షణాలు గురించి అంచనాలు తయారు మరియు ఆ అంచనాలు మీ స్నేహితుడికి ఆమోదయోగ్యం లేదా ఆమోదయోగ్యమైనదిగా ధ్రువీకరించాలి. తదుపరి చర్చ తర్వాత, మీ స్నేహితుడు 50 పుస్తకాలను పుస్తకంలో చేర్చుకోవాలని మీకు చెబుతాడు. మీరు మీ ఊహను 50 చిత్రాలపై ఆధారపర్చవచ్చు లేదా, ఈ సంఖ్య కాలక్రమేణా పెరుగుతుందని ఊహించి, 75-90 చిత్రాల చిత్రాల మధ్య ఉంటుందని మీరు ఊహించవచ్చు.

ఊహలు నేరుగా షెడ్యూల్ను ఎలా ప్రభావితం చేస్తాయో మీరు చూడవచ్చు. ఉదాహరణకు, మీరు ఊరేగింపు సెట్ను నిర్మించే ఒక ఉద్యానవనంలో ప్రాజెక్ట్ను ప్రముఖంగా ఊహించుకోండి. మీ ప్రాజెక్ట్ను ఏర్పరచినప్పుడు మీకు బడ్జెట్ మరియు కేటాయించిన బృందం సభ్యులను ఇస్తారు, వాటిలో ఒకటి పదార్థాల బాధ్యత. మీరు మీ షెడ్యూల్ను సృష్టించినప్పుడు సిమెంటు వచ్చేటప్పుడు పదార్థాల బాధ్యత వహించే వ్యక్తిని అడుగుతారు. ఈ వ్యక్తి సిమెంట్ వచ్చినప్పుడు అతను ఖచ్చితంగా తెలియదు కాని అది జూన్ 1 మరియు జూన్ 10 మధ్యకాలంలో ఉంటుందని నమ్మాడు.

మీరు మీ పరిధిని మరియు షెడ్యూల్ను నిర్మించేటప్పుడు, జూన్ 10 కన్నా సిమెంటు రాకపోవచ్చని మీరు అనుకుంటారు. ఈ ఉదాహరణ ఊహలను తయారు చేయడానికి రెండు ప్రయోజనాలను చూపిస్తుంది.

మొదటి ప్రయోజనం ఏమిటంటే, జూన్ 10 కంటే సిమెంట్ను స్వీకరించడం అనేది మీరు సిమెంట్ మీద ఆధారపడే కార్యకలాపాలకు ప్లాన్ చేసుకోవడానికి అనుమతిస్తుంది. రెండవ ప్రయోజనం ఏమిటంటే సిమెంటును అందించడానికి గడువుతో పదార్థాలను ఛార్జ్ చేస్తున్న వ్యక్తిని ఇస్తాడు, దానిని తన సరఫరాదారునికి రిలే చేయవచ్చు. ఇది అనుకోకుండా ప్రాజెక్ట్ ముందుకు వెళ్ళటానికి కీలక గడువును ఏర్పాటు చేసింది.

ప్రాజెక్ట్ బృందంలో సహాయ బృందం యొక్క పునరావృతమయ్యే బెంచ్ మార్కులను అంచనా వేయడం, ఇది ప్రణాళిక బృందానికి సమయానికి పరిధిలో, బడ్జెట్లో మరియు బడ్జెట్లో సహాయపడుతుంది. ఊహలు తప్పుగా ఉన్నప్పుడు ఏమి జరుగుతుంది? ప్రమాదం ఆటలోకి వస్తుంది.

ప్రమాదం

మీరు మీ పరిధిని నిర్మించి, పరిధిని మరియు అంచనాలకు అనుగుణంగా ఉన్న అనుమతులను గుర్తిస్తే, మీరు ప్రమాదం యొక్క అంచనా ప్రాంతాలను ప్రారంభించాలనుకుంటున్నారు. రియల్ ప్రపంచంలో ఉన్నందున రిస్క్ ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్లో అదే ఉంది; ఇది హాని లేదా ప్రమాదం సృష్టించగల అవకాశం.

అన్ని ప్రాజెక్టులు ప్రమాదాన్ని కలిగి ఉంటాయి మరియు మీరు ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ లేదా ప్రాజెక్ట్ యజమాని అయితే, ప్రమాదం ఎదురు చూడడానికి మీ బాధ్యత మాత్రమే కాదు, కానీ ప్రాజెక్ట్ బృందానికి ఈ ప్రమాదాల్లో సంభావ్య ప్రభావాన్ని సంభావ్యంగా తెలియజేయడం మరియు నష్టాలను నివారించడానికి సిద్ధం చేయడం వంటివి కూడా మీ పని.

రిస్క్ వివిధ డిగ్రీలలో వస్తుంది. కొన్నిసార్లు ప్రమాదం కేవలం ప్రాజెక్ట్ కొద్దిగా భిన్నంగా అమలు అర్థం లేదా ఒక చిన్న ఊహించని మలుపు తీసుకోవాలని అర్థం. అయితే, కొన్ని సందర్భాల్లో, ప్రమాదం మీ ప్రణాళికను దాని తలపై తిరుగుతున్న విపత్తు ఫలితాలకు దారి తీస్తుంది.

పై సిమెంట్ ఉదాహరణ నుండి ప్లేగ్రౌండ్ దృష్టాంశాన్ని ఉపయోగించుకుందాం. నష్టాలలో ఒకటి సిమెంట్ జూన్ 10 వ తేదీ నాటికి రాదు. ఈ ప్రమాదం యొక్క సంభావ్య ప్రభావాలు ఏమిటి? సిమెంట్ తర్వాత అనుసరించే వారసుడు కార్యకలాపాలు అన్నింటినీ పోగొట్టుకుంటూ ఈ సమస్య ఫలితంగా ఆలస్యం అయ్యాయి.

ప్రమాదాలు అలాగే సానుకూలంగా ఉంటాయి. ఊహించిన దాని కంటే సిమెంట్ ముందు ఉన్నట్లయితే ప్రాజెక్టుకు ఈ ప్రభావాన్ని పరిగణించండి. ఇది సానుకూల ఫలితం లాగానే కనిపిస్తున్నప్పటికీ, ఇది ఇంకా ప్రాజెక్ట్లోని ఇతర దశల సమయాల సమయాలను మరియు వరుసక్రమంలో సమస్యను సృష్టిస్తుంది.

ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్లు వారి ప్రాజెక్ట్ జట్లతో కలిసి పనిచేయడం మరియు సంభావ్య ప్రమాదాలను గుర్తించడం. వారు ప్రక్రియను మరింత ముందుకు తీసుకొని ప్రమాదాన్ని సంభావ్య తీవ్రతను మరియు సంభవించే సంభావ్యతపై దృష్టిస్తారు. అంతేకాక, ప్రమాదం సంభవిస్తున్నప్పుడు గుర్తించటానికి బాగా సరిపోయే వారిని గుర్తించే వారు మరియు వారు అంగీకరించిన-ప్రమాదం తగ్గింపు ప్రణాళికలను అభివృద్ధి చేస్తారు.

అనేక సంస్థలు వారు కాలక్రమేణా అభివృద్ధి మరియు ఇతర ప్రాజెక్టులతో అనుభవం నుండి వివరణాత్మక ప్రమాదం టెంప్లేట్లు కలిగి. కొన్ని పరిశ్రమలు రిస్క్ ప్రొఫైల్స్ను సంగ్రహించాయి, ఇవి ప్రమాద విశ్లేషణకు ప్రారంభ బిందువుగా ఉపయోగించబడతాయి. చాలా పరిశ్రమలు ప్రమాదం ప్రణాళిక కోసం చాలా వివరణాత్మక గణాంక విశ్లేషణను పాటిస్తాయి.