మీటింగ్ మినిట్స్ ఎలా ఉందో తెలుసుకోండి

సమావేశాలు లేదా సదస్సు యొక్క అధికారిక లిఖిత రికార్డుగా పనిచేసే వివరణాత్మక గమనికలు సమావేశం నిమిషాలు. సమావేశానికి బాధ్యత వహిస్తున్న వ్యక్తి సాధారణంగా పాల్గొనేవారిలో ఒకరికి ఈ పని చేయమని అడుగుతాడు. ఒకరోజు, ఎవరైనా మీరు కావచ్చు! ఇది ఒక భయంకరమైన కష్టమైన పని కాదు, ఇది ఒక ముఖ్యమైన ఒకటి. సమావేశం నిమిషాల ఏమి transpired యొక్క అధికారిక రికార్డు నుండి, ఖచ్చితత్వం అవసరం. అవసరమైతే ప్రజలు తరువాత సూచించాల్సిన సవివరమైన గమనికలు తీసుకోవాలి. యుక్తితో ఈ పనిని నిర్వహించడానికి మీకు కొన్ని గమనికలు ఉన్నాయి.

సమావేశానికి ముందు, సమయంలో, మరియు తరువాత ఏమి చేయాలో తెలుసుకోండి.

సమావేశం ముందు

• మీ రికార్డింగ్ సాధనాన్ని ఎంచుకోండి: మీరు తప్పక మొదటి విషయం ఏమిటంటే మీరు మీ నోట్లను ఎలా తీసుకోవాలో నిర్ణయించుకోవాలి. మీరు పాత పాఠశాల వెళ్లి ఒక పెన్ మరియు కాగితం ఉపయోగించాలనుకుంటున్నారా లేదా మీరు టెక్ వెళ్లి ఒక లాప్టాప్ కంప్యూటర్, టాబ్లెట్, లేదా స్మార్ట్ఫోన్ ఉపయోగించడానికి? అతను లేదా ఆమె ఒక నిర్దిష్ట పద్ధతి ఉపయోగించడానికి ఇష్టపడతారు ఉంటే చూడటానికి మీ బాస్ తనిఖీ చెయ్యండి. ఇది అవకాశం కానీ సాధ్యం కాదు.
• మీ అసలు సాధన విఫలమైతే, మీ ఎంపిక సాధనం పని క్రమంలో ఉందని మరియు బ్యాకప్ కలిగి ఉందని నిర్ధారించుకోండి. మీరు ల్యాప్టాప్ని తీసుకుంటే, ఉదాహరణకు, పెన్ మరియు కాగితం కూడా అందుబాటులో ఉంటాయి. మీ కంప్యూటర్ క్రాష్ అయినట్లయితే వ్రాయడానికి ఏదైనా శోధించడానికి మీరు సమావేశాన్ని నిలిపివేయకూడదు.

• సమావేశం మొదలయ్యేముందు సమావేశ కార్యక్రమాలను చదవండి. ఇది మీ నిమిషానికి రూపును రూపొందించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ప్రతి అంశం క్రింద కొంత ఖాళీని వదిలి, అక్కడ మీ గమనికలను రాయండి. సమావేశంలో నడుస్తున్న వ్యక్తి అజెండాకు అంటుకుని ఉన్నంత కాలం మీ పనిని కొద్దిగా సులభం చేస్తుంది.

సమావేశంలో

• హాజరు షీట్ చుట్టూ పాస్ మరియు ప్రతిఒక్కరూ సైన్ ఇన్ అవుతుందని నిర్ధారించుకోండి. మీరు అధికారిక సమావేశ నిమిషాల్లో హాజరైన వారి జాబితాను కలిగి ఉండాలి.
• ప్రతిఒక్కరికి ఎవరు ఉన్నారో మీరు తెలుసుకోండి.ఆ విధంగా మాట్లాడటం మరియు ఆ సమాచారాన్ని సరిగ్గా రికార్డ్ చేయడం మీరు గుర్తించగలరు.
• సమావేశం మొదలయ్యే సమయాన్ని గమనించండి.
• ప్రతి ఒక్క వ్యాఖ్యను వ్రాయవద్దు. ఇది కేవలం ప్రధాన ఆలోచనలను చేర్చడానికి సరే. మీరు విభేది 0 చని వస్తువులను విడిచిపెట్టకూడదని చాలా జాగ్రత్తగా ఉ 0 డ 0 డి. మీ పక్షపాతాలు మీపై ప్రభావం చూపకూడదు. ఇది అధికారిక ఖాతా మరియు ఏమి జరిగిందో మీ అభిప్రాయం కాదు గుర్తుంచుకోండి!

• అన్ని కదలికలను, వాటిని చేసిన, మరియు ఓట్ల ఫలితాలను వ్రాస్తే, ఏదైనా ఉంటే; మీరు కదలికను రెండింటిని వ్రాసిన అవసరం లేదు. అయితే, మీ సంస్థ యొక్క నియమాలు ముందుగానే వాటిని ధృవీకరించవచ్చు.
• తరువాతి సమావేశం వరకు ఏదైనా కదలికలు లేదా చర్చల మీద ఓట్లు వాయిదా వేస్తే, దానిని గమనించండి.
• సమావేశం ముగింపు సమయం రికార్డు.

సమావేశం తరువాత

• మీ మనస్సులో ప్రతిదీ ఇప్పటికీ తాజాగా ఉన్నప్పుడు సమావేశానికి వీలైనంత త్వరగా నిమిషాలను టైప్ చేయండి. మీరు మీ గమనికలలో లోపం కనుగొంటే లేదా మీకు ప్రశ్న ఉంటే, ఇతర హాజరైనవారితో మాట్లాడటం ద్వారా మీరు దానిని త్వరగా క్లియర్ చేయవచ్చు.
• నిమిషాల ఆఖరి కాపీలో, సంస్థ పేరు, కమిటీ శీర్షిక, సమావేశం రకం (రోజువారీ, వారం, నెలసరి, వార్షిక లేదా ప్రత్యేక) మరియు దాని ప్రయోజనం.
• ఇది ప్రారంభమైంది మరియు ముగిసింది సార్లు ఇవ్వండి.
• హాజరైనవారి జాబితాను మరియు సమావేశాన్ని నడిపించిన గురించి ఒక గమనికను అందించండి. మీరు నిముషాలు తీసుకున్నారని కూడా ఇక్కడ సూచించవచ్చు. పాల్గొనేవారి జాబితాలో మీ పేరును చేర్చండి మరియు మీ పేరు తర్వాత కుండలీకరణాల్లో, మీరు నిముషాలు తీసుకున్నారని చెప్పండి. ప్రత్యామ్నాయంగా, డాక్యుమెంట్ చివరలో, మీరు "పేరుతో సమర్పించిన," తర్వాత మీ పేరు రాయడం ద్వారా మీరు సైన్ ఇన్ చేయవచ్చు.

• మీరు వాటిని సబ్మిట్ చేయడానికి ముందు నిమిషాల ముందుగానే. వారిని చూడడానికి హాజరైన వారిని అడగండి. అతను లేదా ఆమె మీరు అనుకోకుండా ఏదో వదిలి ఉంటే మీకు తెలియజేయండి చేయగలరు.
• సమావేశాన్ని నడిపించిన వ్యక్తికి వాటిని సమర్పించండి.