పని కార్యక్రమాలపై మేనేజింగ్ మార్పులు

ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్లు చాలా సమయం ఉత్పత్తి ప్రణాళికలు ఖర్చు మరియు జట్టు లక్ష్యాలను ఏర్పాటు. ప్రాయోజకులు, వాటాదారుల మరియు జట్లు తరువాత పనిని మరియు రోల్అవుట్ ప్రక్రియ యొక్క మార్పులకు చాలా సమయాన్ని వెచ్చిస్తారు. ప్రదేశంలో స్పష్టమైన, సులభమైన మార్పు నిర్వహణ ప్రక్రియ మరియు పెద్ద చిత్రంపై స్థిరమైన కన్ను కలిగి, కొన్ని వివరాలు షిఫ్ట్ అయినప్పటికీ, ప్రాజెక్ట్ ముందుకు వెళ్లడానికి మరియు మీ చల్లనిని ఉంచడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

మార్పు మార్చుకుంటుంది

ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ జీవిత చక్రం యొక్క దాదాపు ప్రతి దశలో మార్పులు జరుగుతాయి. మార్పులు తప్పనిసరి అని గుర్తించి - నిజానికి, తరచుగా ఉపయోగకరంగా - ప్రక్రియ యొక్క భాగాలు ఉత్తమ ప్రాజెక్ట్ నిర్వాహకులు ప్రణాళికా మరియు అమలుకు మరింత చురుకైన విధానాలను అనుసరించడానికి అనుమతిస్తుంది. వారు సంభవించే మార్పులను ప్రభావవంతంగా ఎదుర్కోవటానికి వ్యూహాలను కలిగి ఉండటం బహుమతిపై ప్రతి ఒక్కరి దృష్టిని ఉంచుకోవడానికి వేగవంతమైన మార్గం, అంతేకాకుండా కొన్నిసార్లు దిశలో స్థిరమైన మార్పులు కనిపిస్తుంటాయి.

నిర్వచించిన, నిర్మాణాత్మక మార్పు నిర్వహణ ప్రక్రియ అనేది మీ ఉరితీసిన ప్లేబుక్; మీ వ్యూహం 'బైబిల్'. మీరు, మీ కోసం, సలహాలకు నాయకుడిగా ఎలా స్పందిస్తారో - అభివృద్ధి ప్రక్రియలో మార్పు కోసం - కూడా డిమాండ్లను నిర్వచిస్తుంది. ఇది అన్ని పార్టీల యొక్క అంతిమ లక్ష్యాల సాధనకు సంబంధించి కొన్నిసార్లు సరదాగా మరియు హామీతో, కొన్నిసార్లు వివాదస్పద సహకార ప్రకృతి దృశ్యాలుతో మీరు నావిగేట్ చేయటానికి సహాయపడుతుంది.

మార్చు మేనేజ్మెంట్ ప్రాసెస్

మార్పు నిర్వహణ ప్రక్రియ ఇలా కనిపిస్తుంది:

• ప్రాజెక్ట్లో మార్పు కోసం అభ్యర్థన / డిమాండ్ను స్వీకరించండి
• ప్రాజెక్ట్ బడ్జెట్ పై దృష్టి పెట్టే మార్పు అభ్యర్థన / డిమాండ్ను అంచనా వేయండి:
• పదార్థాలు
• ఏదైనా సంబంధిత అనుమతి అవసరాలు
• పనిగంటలు
• సమయం కోల్పోయింది / పొందింది
• అభ్యర్థన (లు) కు సంబంధించి ఎలా కొనసాగించాలో మీ ప్రతిపాదనలను ప్రాజెక్ట్ వాటాదారులు /
• కొనసాగించడానికి వాటాదారు నిర్ణయం ఆమోదం లేదా డిక్వినేషన్ను స్వీకరించండి

ప్రతి దశలో ప్రతి దశలో చూద్దాం:

ప్రాజెక్ట్లో ప్రాసెస్లో మార్పు కోసం అభ్యర్థన / డిమాండ్ను స్వీకరించండి

మీరు వందలాది విభిన్న మార్గాల్లో ప్రాజెక్ట్ను మార్చడానికి ఒక అభ్యర్థనను అందుకుంటారు: ఒక సమావేశంలో, ఇమెయిల్ ద్వారా, ఫోన్లో, సాయంత్రం మీరు ఆఫీసు నుండి బయటకు రష్ కారిడార్లో.ఆదర్శవంతంగా, మీరు మార్పు అభ్యర్థన ఫారమ్లో సమాచారాన్ని పొందుతారు, కానీ నిజ జీవితంలో అనేక ముఖ్యమైన వాటాదారులు ఈ రకమైన కాగితపు పనిని ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ ఉద్యోగంగా భావిస్తారు మరియు మీ కంపెనీలో ఉండవచ్చు అని మీరు తెలుసుకోవాలి.

ప్రాజెక్ట్ మార్పు అభ్యర్థన టెంప్లేట్ (ఒక నిమిషం లో ఎక్కువ) ఖచ్చితంగా మరియు క్లుప్తమైన అభ్యర్థన యొక్క అన్ని వివరాలు పట్టుకుని ఉండాలి, అయితే అనధికారికంగా వారు మీకు వస్తారు. అన్ని వివరాలు సరిగ్గా నమోదు చేయబడినట్లు మీరు భావిస్తే, అన్ని పాయింట్లను పూర్తిగా పరిష్కరించామని ధృవీకరించడానికి ఇనిషియేటర్ గత రూపాన్ని అమలు చేయండి.

మార్పులు కూడా పని చేస్తూ ఉండవచ్చని గుర్తుంచుకోండి. ఎల్లప్పుడూ పనిని ప్రవేశ పెట్టడానికి సంబంధించి మార్పులు జరుగుతున్నాయని ఎల్లప్పుడూ అనుకోకండి. మీరు ప్రోగ్రాం పరిధిని పెంచుతున్నా లేదా తగ్గిపోతున్నారన్నదానితో సంబంధం లేకుండా అదే ప్రక్రియ.

మార్పును అంచనా వేయండి

వివరాల మార్పు అభ్యర్థనను చూడండి. మీరు ఈ ప్రభావాన్ని అంచనా వేయాలి:

• షెడ్యూల్
• డాక్యుమెంటేషన్
• ఇప్పటి వరకు పనిచేయడం మరియు పని చేయడానికి ఇప్పటికీ పని చేస్తుంది
• బడ్జెట్
• నాణ్యత చర్యలు
• స్కోప్
• వనరుల లభ్యత

ఉదాహరణకు, ఒక సాఫ్ట్వేర్ మార్పు 5 రోజులు అంచనా వేయవచ్చు. ఇది కేవలం 5 రోజులను షెడ్యూల్కు జోడించదు ఎందుకంటే మరొక పనిని ముందుకు తీసుకెళ్లడం మరియు కీలక వనరు సెలవుదినం అయిన కాలక్రమంలో అది కదిలిస్తుంది. ఆ పని కూడా తరలించబడాలి, కాబట్టి మొత్తంగా ఈ మార్పు షెడ్యూల్కు 8 రోజులు ఉంటుంది. ఇది చేయటానికి $ 5 కి ఖర్చు అవుతుంది మరియు అదనపు 8 రోజులు సరఫరాదారు ఒప్పందంతో మరొక నెలలో మాకు నెడుతుంది, అందువల్ల అక్కడ పరిగణించవలసిన ఖర్చులు కూడా ఉన్నాయి. కొత్త మార్పును పొందుపరచడానికి ఒకే రకమైన కానీ పరిధిని మార్పులు ఉంటాయి.

ఇప్పటికే ప్రారంభించిన ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక మరియు శిక్షణా మాన్యువల్స్ సహా అన్ని సంబంధిత డాక్యుమెంటేషన్ నవీకరించబడాలి.

కాబట్టి పెద్ద చిత్రంలో, సాధారణ 5-రోజుల మార్పు ప్రభావాలను కలిగి ఉంది. పూర్తి నిర్ణయం ఫలితాన్ని మార్చగలగడంతో, అమలు నిర్ణయం తీసుకునే ముందు అన్ని సంబంధిత అంశాలను పరిగణనలోకి తీసుకోవడం చాలా ముఖ్యం.

సిఫార్సులు సిద్ధం మరియు ప్రస్తుతము

అభ్యర్థించిన మార్పు లేదా మార్పుల పూర్తి ప్రభావాన్ని గ్రహించి, షిఫ్ట్ యొక్క సాధ్యతకు సంబంధించి మీ సిఫార్సులను వివరించండి.

కొన్ని సందర్భాల్లో, మార్పులు ప్రయోజనకరంగా అమలు చేయబడవు ఎందుకంటే అందుకు అనుగుణంగా ప్రయోజనం తక్కువగా ఉంటుంది. ఇతర సందర్భాల్లో, అదనపు పనిని ఖర్చు చేయడం కోసం తగినంత లాభం కనుగొనవచ్చు. ఇతర సందర్భాల్లో, ఇప్పటికీ, నియంత్రణ లేదా అంగీకార సమస్యల నుండి లేదా సంస్థ పునర్నిర్మాణం వంటి అంతర్గత సమస్యల ఫలితంగా, ప్రతికూల ప్రభావంతో సంబంధం లేకుండా మీ నియంత్రణను తప్పనిసరిగా మరియు మీ నియంత్రణకు మించి ఉంటుంది.

నిర్ణయం

మీ అధికార పరిమితిలో ఉన్న చిన్న మార్పుల కోసం, మార్పులను అంగీకరించడానికి లేదా తిరస్కరించాలనే నిర్ణయం మీతో ఉంటుంది (జట్టు నుండి కుడి ఇన్పుట్తో). ప్రాజెక్ట్ స్పాన్సర్ లేదా ప్రాజెక్ట్ బోర్డ్ ద్వారా పెద్దగా ఏదీ ఆమోదించాలి. ఏదైతే ఏ పథకం యొక్క ఆరంభంలో సాధారణంగా వర్గీకరించబడిందో నిబంధనలు స్పష్టంగా వివరించబడ్డాయి.

ఫలితమేమిటంటే, ప్రక్రియలో పాల్గొన్న ప్రతిఒక్కరికీ ఉంచుకోవాలి. అభివృద్ధిలో ఏ సమయంలో అయినా బృందం సభ్యులందరూ మొత్తం ప్రాజెక్టు సమగ్రతను, మరియు భవిష్యత్ సహకారాలను కూడా ఖర్చు చేయవచ్చు.

మేనేజ్మెంట్ టూల్స్ మార్చండి

ఈ ప్రక్రియ సులభం మరియు మరింత క్రమబద్ధీకరించడానికి అనేక మార్పు నిర్వహణ సాధనాలు అభివృద్ధి చేయబడ్డాయి. ప్రతి మార్పు నిర్వహణ టూల్బాక్కు కేంద్రంగా ఉండాలి:

• స్కోప్ ప్రాజెక్ట్కు మార్పును పెంచడానికి సరైన చర్యలు ద్వారా వాటాదారుల వాకింగ్ చెక్లిస్ట్ లేదా ప్రాసెస్ మ్యాప్
• టెంప్లేట్ మార్పు అభ్యర్థన రూపం (గమనిక: మీ ప్రాజెక్టులు ఆటోమేటెడ్ వర్క్ఫ్లో నుండి ఆన్లైన్లో పని చేస్తే, ఈ పత్రాన్ని మీ డాక్స్ జాబితాలో చేర్చడం మంచిది)

ప్రాజెక్ట్ మార్చు అభ్యర్థన ఫారం అభివృద్ధి

ప్రాజెక్ట్ మార్పు అభ్యర్థన ఫారమ్లో ఇవి ఉంటాయి:

• మార్పు అభ్యర్థిస్తున్న వ్యక్తి పేరు ('అభ్యర్థి').
• మార్పు సంఖ్య వంటిది (ప్రత్యేకమైన అభ్యర్థనను పెంచడం మరియు ఫారమ్ను ఉపయోగించడం ఏవైనా ప్రవేశించవచ్చని అర్థం కావడం వలన మీరు దీనిని మీరే జోడించుకోవచ్చు).
• సాధ్యమైనంత ఎక్కువ వివరాలతో ప్రతిపాదిత మార్పు యొక్క వివరణ.
• మార్పు వర్గం. సాధారణంగా, అభ్యర్ధకులు ఈ విభాగాన్ని prepopulated నుండి ఎంచుకోగలరు, అందువల్ల వారు బాక్స్ను మాత్రమే ఆడుకోవాలి. మార్పు అభ్యర్థన అనేది నియంత్రణ లేదా అంతర్గత సమ్మతికి సంబంధించిందో లేదో గమనించడానికి ఇది ఒక మంచి స్థలం - ఇది (శుద్ధముగా) ఉంటే, మీరు చాలా ప్రణాళిక మరియు అంచనా దశలను దాటవచ్చు మరియు దానితో పాటు పొందవచ్చు.
• 'ఎందుకు' మార్పు. అది అమలు చేయడానికి ఏది సరైనది? అభ్యర్థి ఎందుకు కోరుకుంటున్నారు?
• సమయం, ఖర్చు, నాణ్యత, పరిధి సహా ప్రాజెక్ట్ యొక్క వివిధ అంశాలకు ప్రతిపాదిత మార్పు యొక్క సంభావ్య ప్రభావం. అభ్యర్థికి అన్ని వివరాలను కలిగి ఉండకపోవచ్చు, అందువల్ల ఈ మార్పులో మార్పు అంచనా దశ ద్వారా మీ సహాయాన్ని పూరించడం అవసరం కావచ్చు. మీరు ఈ సమయంలో వెతుకుతున్న కనీసము అది పెంచుకోవాలో, తగ్గించుటకు లేదా ఇప్పటికే ఉన్న పారామితులను మార్చాలా వద్దా అనేది వివరించుట.

మార్పు చర్చకు మరింతగా చర్చించటానికి గాను పూరించడానికి వివరాల కోసం మార్పు అభ్యర్థన ఫారమ్లను ఖాళీ చేయాలి. ఒక టెంప్లేట్ కోసం స్థలాన్ని కూడా కలిగి ఉండాలి:

• నిర్ణయాన్ని మార్చుకోండి: అంగీకరించు, తిరస్కరించండి లేదా డిఫీర్ చేయండి
• నిర్ణయం తీసుకునే వ్యక్తుల యొక్క పేరు (లేదా సమూహం) ప్లస్ నిర్ణయం చేసిన తేదీ మరియు అదనపు వ్యాఖ్యలు.

మార్పులు మరియు ప్రాజెక్ట్ స్కోప్ మేనేజ్మెంట్

ప్రాజెక్ట్ స్కోప్ మేనేజ్మెంట్ అనేది ఒక ప్రాజెక్ట్ను విజయవంతంగా అమలు చేయడానికి మరియు ఏది కాదు అనే దాని మధ్య వ్యత్యాసాన్ని ఫిల్టర్లు మరియు మెరుగుపరుస్తుంది. ప్రాజెక్ట్ మార్పు అభ్యర్థనలు స్వీకరించినప్పుడు, ఆ మార్పులు మొత్తం ప్రాజెక్ట్ను ఎలా ప్రభావితం చేస్తాయో పరిశీలించాల్సిన అవసరం ఉంది. మీ మార్పు నిర్వహణ ప్రక్రియ మీరు మెరుగుపరచడానికి సహాయపడుతుంది, మరియు సందర్భం లోపల, ఎందుకు మార్పు లేదా ఆచరణ లేదా అవసరమైనది కాదు.

ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ బాడీ ఆఫ్ నాలెడ్జ్ (PMBOK గైడ్) కు ఒక మార్గదర్శిని - ఐదవ ఎడిషన్ యొక్క కవరేజ్ ప్రాజెక్ట్ మార్పు నిర్వహణ విలువను ప్రస్తావించడం విలువైనది ఎందుకంటే మీరు ఆలోచించినట్లు ఇది స్పష్టమైనది కాదు. "PMBOK గైడ్" ప్రాజెక్ట్ స్కోప్ మేనేజ్మెంట్ విభాగంలో 'కంట్రోల్ స్కోప్' అనే ప్రక్రియ రూపంలో అద్భుతమైన స్టార్టర్ మార్గదర్శకాలను కలిగి ఉంటుంది. అయితే, ప్రాజెక్టులపై మార్పు నిర్వహణ ప్రక్రియ మరింత సమీకృత విధంగా నిర్వహించాల్సిన అవసరం ఉంది మరియు ఇది టెక్స్ట్లో ప్రతిబింబిస్తుంది. "PMBOK గైడ్" వినియోగదారులను కూడా ఇంటిగ్రేటెడ్ చేంజ్ కంట్రోల్ ప్రాసెస్ను సూచించవలసి ఉంటుంది.

PMP అవ్వాలనే ఉద్దేశ్యం కోసం, "PMBOK గైడ్" మీ పరీక్షలో భాగంగా ఉన్నందున నిర్వహణను ఎలా మారుస్తుందో అర్థం చేసుకోవడం ముఖ్యం. కానీ మార్పు నిర్వహణ ప్రక్రియ మీరు నిజంగానే ప్రాజెక్ట్లపై ఉపయోగించుకుంటారని గుర్తుంచుకోండి, అనుసందానితమవుతుంది మరియు అనుసరించాల్సి ఉంటుంది.

మార్పు ప్రక్రియ ద్వారా మీ బృందానికి నాయకత్వం వహించండి

ఏ ప్రాజెక్ట్ యొక్క విజయానికి ప్రాజెక్ట్ బృందం చాలా కీలకమైనది, కనుక ఇది ప్రక్రియకు మార్పులను నిర్వహించినప్పుడు వాటిని చురుకుగా ఉంచడానికి సహాయపడుతుంది.

ఇక్కడ మీరు మీ బృందాన్ని త్వరగా ప్రాజెక్ట్ మార్పు నిర్వహణ ప్రక్రియతో కట్టుబడి సహాయపడే 5 మార్గాలు ఉన్నాయి:

1. మార్పుల గురించి తెరువు. మీ బృందం ప్రాజెక్ట్లలో మార్పును అంచనా వేయాలని భావించండి.

2. ప్రక్రియ గురించి తెరువు. ఇక్కడ చర్చించిన మార్పు నిర్వహణ ప్రక్రియ ప్రతి ఒక్కరికీ సహజంగా రాదు. చాలామంది జట్టు సభ్యులకు వారు సలహా ఇచ్చే వరకు వాటిలో ఏది ఊహించబడిందో తెలియదు. వాటిని ప్రక్రియ ద్వారా వెళ్ళడానికి ఒక బ్రీఫింగ్ను ఏర్పాటు, మరియు ప్రతి దాని అమలు లో తన పాత్ర ఏమి తెలియజేయండి.

3. సులభం చేయండి. ప్రాజెక్ట్ మార్పు తరచుగా, ఉత్తమంగా, నియంత్రిత గందరగోళం. విజయవంతంగా నావిగేట్ చేయడానికి మీరు తీసుకునే దశలు మీ మెటల్ని ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్గా నిర్వచించాయి. మీ బృందం అసంతృప్తికరమైన మార్పులను పొందగలదు - ప్రత్యేకంగా పెద్దవి లేదా వాటిని విడదీసే నిర్ణయాలు దీర్ఘకాలంగా నిర్ణయించబడతాయి మరియు దీర్ఘకాలంగా క్లియర్ చేయబడిన హర్డిల్స్. షెడ్యూల్ తప్పు, బడ్జెట్ భిన్నంగా ఉండవచ్చు, అవసరాలు ఖచ్చితంగా భిన్నంగా ఉంటాయి.

మార్గదర్శకత్వం మరియు స్థిరీకరణ కోసం మీ బృందం మీకు కనిపిస్తోంది. వీలైనంత ప్రక్రియ వీలైనంత సులభం.

4. సహాయం అక్కడ ఉండండి. విజయవంతంగా పనిచేయడానికి ఒక నూతన మార్గం సమయం పడుతుంది. మీరు అంతకుముందు అనధికారిక మార్గంలో ప్రాజెక్ట్ మార్పును (లేదా అస్సలు కాదు) నిర్వహించగలిగితే, అప్పుడు అధికారిక విధానానికి మారడం "మేము ఇక్కడ పనులు చేసే విధంగా" కావడానికి కొంత సమయం పడుతుంది. వారు మీరు గత ఏదో అమలు అవసరం ఉంటే మీరు సహాయం అక్కడ ఉన్నాయి అని జట్టు తెలియజేయండి.

5. కాదు చెప్పడానికి బయపడకండి. అన్ని మార్పులు సరైన ప్రతిపాదనలు కావు. మీ బృందం మీకు మార్పు కోసం అభ్యర్థించిన మార్పులతో ఆ సంభాషణలో వారితో నిలబడటానికి ఈ సమయంలో ప్రాజెక్ట్ కోసం సరైన విషయం కాదు అనే మార్పు గురించి గట్టిగా భావిస్తే తెలియజేయండి.

ఒక ప్రణాళికను పూర్తిగా పాడైపోయిన మార్గాల్లో మార్పును నిర్వహించడంలో వైఫల్యం చెందడం, అందువల్ల చూడండి. సరైన సమాచారం మరియు ప్రక్రియలతో సాయుధమై, ప్రాజెక్ట్ మార్పులు అన్నింటికీ నియంత్రిత, స్మార్ట్ మరియు ప్రయోజనకరమైన మార్గంలో నిర్వహించబడతాయి.