సమావేశాల గురించి తెలుసుకోండి మరియు ఎందుకు ముఖ్యమైనవి

సమావేశాలలో పాల్గొన్నవారికి హాజరైనవారికి మరియు హాజరైనవారి గురించి తెలియజేయడానికి వ్రాసిన లేదా నమోదు చేయబడిన పత్రాలు సమావేశం నిమిషాలే. సమావేశాలలో సమావేశంలో నిమిషాల లేదా నోట్లను సాధారణంగా నిర్ణీత సమావేశ నిమిషాల రికార్డర్ ద్వారా తీసుకుంటారు, తద్వారా సమావేశానికి సంబంధించిన ఖచ్చితమైన రికార్డు ఉంది.

సాధారణంగా మినిట్స్:

• పాల్గొనేవారి పేర్లు
• అజెండా అంశాలు కవర్
• పాల్గొనేవారు చేసిన నిర్ణయాలు
• పాల్గొనేవారికి కట్టుబడి ఉన్న చర్యలు
• కట్టుబాట్లను పూర్తి చేసిన తేదీలు
• భవిష్యత్ సమీక్ష లేదా చరిత్ర కోసం పత్రం విలువైన ఇతర సంఘటనలు లేదా చర్చలు

ఒక హిస్టారికల్ డాక్యుమెంట్ గా సమావేశం మినిట్స్

ఒక చారిత్రక పత్రం వలె, నిర్ణయాలు తీసుకునే కీలకమైన ఆలోచనలను లేదా చర్చా పాయింట్లను డాక్యుమెంట్ చేయడానికి నిమిషాలు ఉపయోగకరంగా ఉంటాయి. ఉదాహరణకు, సమర్థవంతమైన సమావేశ నిమిషాలు చర్చించిన ఐదు ప్రత్యామ్నాయాలను పేర్కొనవచ్చు మరియు ఇతరులపై ఎంపిక చేయబడిన కీలకమైన కారణం కావచ్చు.

విలక్షణ వ్యాపార సమావేశానికి మినిట్స్ ప్రతి చర్చ లేదా రాష్ట్ర వివరాలను వివరంగా నమోదు చేయవలసిన అవసరం లేదు. అయితే, ఈ నియమం కోర్టు విచారణలు మరియు చట్టపరమైన చర్యలు చర్చించబడే సందర్భాల్లో వంటి ఇతర రకాల సమావేశాలకు భిన్నంగా ఉంటుంది. ఈ రకమైన సమావేశాలు సంభాషణ మరియు ప్రకటనలు యొక్క ఖచ్చితమైన రికార్డు అవసరం. కానీ, మానవ వనరులు దావాను చర్చిస్తున్నట్లయితే, ప్రతి కార్యాలయంలోని కార్యాలయ సమావేశం ప్రతి ఐయోటాను డాక్యుమెంట్ చేయదు.

ఎప్పుడు మరియు ఎలా సమావేశం మినిట్స్ భాగస్వామ్యం

ఉద్దేశపూర్వకంగా, లాప్టాప్ లేదా ఐప్యాడ్ వంటి ఒక ఎలక్ట్రానిక్ పరికరంలో సమావేశ నిమిషాలు నమోదు చేయబడతాయి మరియు స్పెల్లింగ్, వ్యాకరణం మరియు స్పష్టత యొక్క శీఘ్ర సమీక్షను అనుసరించి, సమావేశ ముగింపులో ఎలక్ట్రానిక్గా పాల్గొనేవారికి సమావేశంలో వ్యాప్తి చెందింది. ఈ విధంగా, పాల్గొనేవారు వారి కట్టుబాట్లు మరియు గడువులను వెంటనే గమనించవచ్చు మరియు ప్రశ్నలను పెంచవచ్చు లేదా వివరణను పొందవచ్చు. రికార్డరు నిమిషాల లిప్యంతరీకరణ చేయాలని లేదా లోపాల కోసం వాటిని తనిఖీ చేయాలని కోరుకుంటున్నందున, ఈ సమావేశం తరువాత 24 గంటలలో అతను వాటిని ప్రచారం చేయాలి.

మినిట్స్ సమావేశానంతరం చేసిన కట్టుబాట్ల బృందం సభ్యుల రిమైండర్గా కూడా వ్యవహరిస్తుంది మరియు పాల్గొనేవారు వారి క్యాలెండర్లు మరియు రోజువారీ విధుల జాబితాలకు ఈ వస్తువులను బదిలీ చేయడానికి సహాయపడతారు.

తరువాతి సమావేశం ప్రారంభంలో రికార్డర్ ఎల్లప్పుడూ ముందు సమావేశపు నిమిషాలను సమీక్షించాలి, తద్వారా ప్రజలు ఖచ్చితత్వం మరియు తదుపరి దశల కోసం వాటిని తనిఖీ చేయవచ్చు.

సమావేశాలను నిర్వహించడం ఎలా నిర్వహించాలో చూడండి

సమావేశపు విజయానికి విమర్శలు, పాల్గొనేవారి కోసం మరియు హాజరు చేయలేని ఉద్యోగుల కోసం సమావేశపు రికార్డును నిమిషాలు అందిస్తుంది. సంపూర్ణ సమావేశం నిమిషాలే లేకుండా, విజయం కోసం సమావేశపు అవకాశాలు తగ్గుతాయి, ఎందుకంటే ప్రజలు సమతుల్యతపై, ఒక సమయంలో సమాచార సంపదని గ్రహించి, నిలుపుకోలేరు.

సమావేశం నిమిషాల్లో పాల్గొనే ఉద్యోగి సాధారణంగా జట్టు సభ్యుడు మరియు సమావేశంలో పాల్గొనేటప్పుడు గమనికలు తీసుకుంటాడు. చట్టపరమైన లేదా ప్రభుత్వ సంబంధిత విచారణల్లో లేదా కార్పొరేట్ బోర్డు సమావేశాలలో పాల్గొన్న సమావేశాలలో, ఒక వ్యక్తి పాల్గొనకుండా ఉండటం వ్యక్తి అధికారిక నిమిషాలను తీసుకుంటుంది మరియు తరచూ విచారణలను రికార్డ్ చేస్తుంది.

కీ సమాచారం ఖచ్చితంగా రికార్డ్ చేయడానికి, సమావేశం నిమిషాల రికార్డర్ వివరాలు కోసం చెవిని కలిగి ఉండాలి మరియు దృష్టి కేంద్రీకరించే సామర్థ్యాన్ని కలిగి ఉండాలి. నిమిషాల రికార్డింగ్ సమయంలో సమావేశంలో పాల్గొనడానికి ఈ ఉద్యోగి సమర్థవంతంగా బహుళస్థాయిలో ఉండాలి.

కొన్ని సంస్థలలో, ఒకే ఉద్యోగి ప్రతి సమావేశంలో నిమిషాల సమయం పడుతుంది. లేదా ఉద్యోగి ఉద్యోగి నుండి ఉద్యోగికి వెళ్ళవచ్చు. నిమిషాల టేకర్ పాత్ర సమర్థవంతమైన నాయకత్వం మరియు సంభాషణ నైపుణ్యాలను పెంచుతుంది మరియు ఇది ఒక గౌరవనీయమైన ఉద్యోగంగా ఉంటుంది.

సమావేశ మినిట్స్ రికార్డర్ కోసం అవసరాలు

రికార్డర్ కోసం అవసరాలు:

• సమావేశంలో నిర్ణయాలు, కట్టుబాట్లు మరియు ప్రధాన చర్చా విషయాలను సరిగ్గా రికార్డ్ చేయండి
• చర్య అంశాలను మరియు నిర్ణీత తేదీలను కట్టుబడి ఉన్న సభ్యులకు (చర్యకు సంబంధించిన పేర్లు జత చేయబడ్డాయి, కాని అనధికారిక కార్యాలయ సమావేశాలలో ఎవరు చెప్పారని నిమిషాలు తెలియదు)
• సమావేశానికి ముగింపులో ప్రధాన నిర్ణయాలు మరియు పనులను లేదా స్వచ్ఛంద కట్టుబాట్లు మరియు చర్య అంశాలను సమీక్షించండి అందువల్ల పాల్గొనేవారు బయలుదేరే ముందు
• ఒక జట్టు ఆటగాడిగా ఉండండి మరియు సౌకర్యవంతంగా ఉండండి ఎందుకంటే హాజరైన వారు నిమిషాల్లో ఏకీభవించని ఏదైనా జోడించగలరు లేదా సరిదిద్దగలరు

• సమావేశం తరువాత 24 గంటలలోపు సమావేశపు నిమిషాల కాపీలను పంపిణీ చేయటానికి వేగంగా పని చేస్తుంది