సమావేశ నిర్వహణా పద్దతులు ఉత్పాదకత మెరుగుపరచడానికి సహాయం

మేము సమావేశాలలో మా పని జీవితాలను చాలా ఖర్చు చేస్తున్నాము. అనేక సందర్భాల్లో, పేలవమైన సమావేశ నిర్వహణ పద్ధతులు పాల్గొనే వారి సమయం యొక్క ప్రయోజనకరమైన ఉపయోగంలో ఫలితమౌతాయి. సంబంధిత వ్యాసంలో, ఐదు సాధారణ సమావేశ దృశ్యాలను ఉత్పాదక ఘటనలుగా మార్చడానికి మేము మార్గదర్శకత్వం అందిస్తున్నాము. ప్రయోజనాలు, ఉత్పాదకత మరియు సమావేశాల ప్రభావాన్ని బలపరిచేందుకు అదనపు ఆలోచనలు ఇక్కడ ఉన్నాయి.

సమావేశ నిర్వహణ కీ - స్టాండ్ పాట్

కొందరు మేనేజర్లు P.A.T. సమావేశాలకు ప్రవేశం, అవసరం పిమూల్యాంకనం, ఒక ఒకgenda, మరియు a Timeframe. సమావేశానికి ముందు ఈ క్లిష్టమైన అంశాలతో పాల్గొనేవారిని ఆయుధంగా చేర్చుకోవడం, సమావేశంలో మొత్తం ఉద్దేశంతో పాల్గొనడానికి మరియు మద్దతు ఇవ్వడానికి ప్రజలు సిద్ధంగా ఉన్నారని నిర్ధారిస్తుంది. స్పష్టమైన P.A.T. అవుట్లైన్ ఒక ఉత్పాదక సెషన్కు సహాయం చేస్తుంది.

మీరు సమావేశాన్ని ఉద్దేశపూర్వకంగా 1 లేదా 2 వాక్యాలలో నిర్వచిస్తారు. "ఈ సమావేశం కొత్త మార్కెటింగ్ ప్రచారం ప్లాన్ చేయడం" లేదా "ఈ సమావేశం రాబడుల నిర్వహణ కోసం షిప్పింగ్ యొక్క కొత్త విధానాన్ని సమీక్షించడం." ఈ ప్రయోజనం ఏమిటంటే ప్రతి ఒక్కరికి ఎందుకు తెలుసు అని తెలుసుకోవడానికి, ఏది అవసరమో, మరియు పురోగతికి మార్గనిర్దేశం చేసేందుకు మరియు నిర్ధారణకు ఎలా నడపడానికి సహాయపడుతుంది.

అజెండాని సెట్ చేయండి. మీరు సమీక్షించే / చర్చించడానికి / పరిశీలించబోయే అంశాలను జాబితా చేయండి. మేము ప్రతి అజెండా అంశానికి సమయ పరిమితిని కేటాయించాలని కోరుకుంటున్నాము (క్రింద చూడండి) మరియు చర్చను నియంత్రించడానికి బాధ్యత వహించే వ్యక్తిని గుర్తించండి. సమయ వ్యవధిని సెట్ చెయ్యండి; చాలా కనీసం ప్రారంభ మరియు ముగింపు సమయం సెట్. మేము ఎజెండాలో ప్రతి అంశం కోసం వ్యవధిని సెట్ చేయాలని కూడా సిఫార్సు చేస్తాము. ఈ మొత్తం సమావేశం కాలక్రమంలో మొత్తం ఉండాలి.

సమయం లో మీ సమావేశాలను ప్రారంభించండి

షెడ్యూల్ ప్రారంభ సమయం తర్వాత ఐదు లేదా పది నిమిషాల వరకు ప్రజలందరూ సమావేశాల్లో తికమక పడుతున్న ఆ సంస్కృతుల్లో ఒకదానిలో మీరు పని చేస్తే, కొత్త ధోరణిని ప్రారంభించడానికి ఇది సమయం. ఒక సంస్థ షెడ్యూల్ ప్రారంభ సమయానికి తలుపును మూసివేయడానికి దాని నిర్వాహకులను ప్రోత్సహిస్తుంది మరియు ఆలస్యంగా ఉన్నవారు హాజరు కావడం లేదు. మీరు వ్యవహరించే శ్రద్ధ కంటే ఇది మరింత గందరగోళంగా ఉండవచ్చు, సమావేశాన్ని ఆర్డర్ చేయడం, ప్రయోజనం సమీక్షించడం మరియు అంచనాలను మరియు సమయాన్ని నిర్ధారిస్తుంది.

చూపించడానికి స్ట్రాంగ్ల కోసం వేచి ఉండకండి. ఎవరైనా ఆలస్యంగా వచ్చినప్పుడు, తిరిగి వెళ్లి, ఇప్పటికే కవర్ చేయబడిన వాటిని సమీక్షించండి. మీ సమావేశ అంశాలతో కొనసాగించండి. ఈ straggler కోసం ఇబ్బందికరమైన ఉంటుంది మరియు అతని యొక్క అసమానత మెరుగు / ఆమె తదుపరి సమావేశంలో సమయం వచ్చిన.

సమావేశం నిర్వాహకుడు / స్పాన్సర్ కాలక్రమేణా చూపించకపోతే, సమావేశం రద్దు చేయబడి, తిరిగి పనిచేయడానికి వెళ్లండి. అయిదు ఏడు నిమిషాల నిరీక్షణ కాలం సహేతుకమైనది. ఆడ్స్, సమావేశం నిర్వాహకుడు ఊహించని కష్టం లోకి నడిచింది మరియు అతని / ఆమె కోసం వేచి మీ సమయం వృథా కాదు మీరు ఇష్టపడతారు.

అంశంపై సమావేశం ఉంచండి

సమావేశంలో ఎవరైనా ట్రాక్పై ప్రతి ఒక్కరిని ఉంచే పాత్రను ఒక మంచి పద్ధతిగా చెప్పవచ్చు. చాలా తరచుగా, చర్చలు డ్రిఫ్ట్ మరియు తరువాత అభిప్రాయాలను, ఆలోచనలు, వాస్తవాలు మరియు భావోద్వేగాల సుడిగాలికి దిగజారుస్తాయి. దానికి బదులుగా, ఈ పాత్రను కేటాయించి, హాజరైన ప్రతి ఒక్కరికి తెలియజేయండి, ఈ చర్చను ఎజెండాలో మరియు చర్చకు సంబంధించిన ప్రత్యేక అంశంపై చర్చలు జరిపినట్లయితే మరియు ఈ అంశాన్ని ప్రస్తావిస్తుంది. కొన్ని సంస్థలలో, ఈ పాత్ర "ట్రాఫిక్ కోప్" గా ప్రస్తావించబడింది, ఇతరులలో "టాపిక్ కీపర్." లేబుల్తో సంబంధం లేకుండా, మీ సమావేశాల ప్రభావాన్ని మరియు ఉత్పాదకతను బలోపేతం చేయడానికి పాత్ర చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది.

అదనపు అంశాలు ఉత్పన్నమైనవి అయినప్పటికీ, చర్చించటానికి ముఖ్యమైనవి, భవిష్యత్తులో పరిశీలన మరియు చర్చకు లేదా ప్రత్యేకమైన సమావేశానికి "పార్కింగ్" లో స్పష్టంగా బంధించి ఉంచబడుతుంది. మొత్తం సమావేశం ప్రయోజనానికి మద్దతు ఇస్తే, సమావేశ యజమాని ఒక చిన్న వివాదాస్పద చర్చను అనుమతించే హక్కును కలిగి ఉంటాడు.

మీటింగ్ గమనికలు / మినిట్స్ను ఉంచండి మరియు పంపిణీ చేయండి

సమావేశ నిర్వాహకుడు కాకుండా, సమావేశానికి కొన్ని నిమిషాలు ఉండాలి. నిమిషాల మంచి రికార్డింగ్ ఉంటుంది:

• సమావేశ సమయం, తేదీ, స్థానం
• ప్రయోజనం వివరణ
• అజెండా యొక్క కాపీ
• హాజరైనవారి జాబితా మరియు హాజరుకాని వారి జాబితా
• ముగింపులు, చర్య అంశాలు, బాధ్యతలు మరియు పూర్తి చేసిన తేదీల వివరణాత్మక సారాంశం జాబితా. అనేక నోట్ప్యాక్టర్లు ముగింపులు మరియు చర్యలను జాబితా చేయడానికి మార్గదర్శకంగా ఎజెండాను ఉపయోగిస్తారు.
• నిజంగా అవసరమైతే ప్రణాళిక తదుపరి సమావేశం.

సాధారణంగా, సమావేశ ముగింపు ముగిసిన తర్వాత మరియు సాధ్యమైనంత త్వరలో సమావేశ నోట్లను ఒక వ్యాపార రోజులో పంపిణీ చేయండి. నిమిషాలు మరియు గమనికలు పాల్గొనే వారికి ముఖ్యమైన రిమైండర్ అలాగే ఇతర వాటాదారుల సమాచారం మూలం లేదా, సమావేశం తప్పిన వారికి. నిమిషాలు వారి కట్టుబడి తదుపరి చర్యలు ప్రజలు మరియు జట్లు గుర్తు పరపతి ఒక గొప్ప సాధనం.

బాటమ్ లైన్

ఒక సమావేశం సానుకూల ఫలితం ఫలితంగా ఉంటుంది, ఇది ప్రోత్సాహక ప్రాజెక్టులు మరియు ప్రజలను ముందుకు నడిపించటానికి సహాయపడుతుంది, అది లెక్కించబడదు. కొన్ని శ్రద్ధ మరియు మీ సమావేశ నిర్వహణ పద్ధతుల ఉద్దేశపూర్వక బలపరిచేత గొప్ప ఫలితం డ్రైవింగ్ అవకాశాలు మెరుగుపరచబడతాయి.

కళ పెట్టీ ద్వారా నవీకరించబడింది