ప్రతిపాదన లేదా RFP కోసం ఒక అభ్యర్థనను ఎలా వ్రాయాలి

ప్రతిపాదనకు ఒక అభ్యర్థన, కొన్నిసార్లు RFP లేదా RFQ ("ఉల్లేఖన కోసం అభ్యర్థన") అని పిలవబడుతుంది, ఒక ఉత్పత్తి కొనుగోలు చేయాలనుకుంటున్నప్పుడు ఒక సంస్థ సమస్యను కలిగి ఉంటుంది, దాని లక్షణాలు ప్రజలకు అందుబాటులో ఉండాలని కోరుకుంటున్నాయి. చాలా కంపెనీలు పని మీద బిడ్ చేస్తే, సాధారణంగా పోటీ ధరలని RFP ఆహ్వానిస్తుంది. అయితే, మీరు RFP ను సరిగ్గా సిద్ధం చేయకపోతే, మీ ప్రయత్నం సమయం వృథా, లేదా అధ్వాన్నంగా, ఎటువంటి బిడ్ లుగా ఉండే బిడ్లను ఉత్పత్తి చేస్తుంది. అత్యుత్తమ ఫలితాలను నిర్ధారించడానికి RFP ని సృష్టించడం గురించి ఎలాగో తెలుసుకోండి.

కఠినత: సగటు

సమయం అవసరం: అనేక రోజులు

ది 12 స్టెప్స్

1. మీ హోమ్వర్క్ చేయండి:మీకు కావలసినదానిని, మీకు కావలసినదాన్ని, మరియు మీ RFP ను వ్రాయడానికి ముందుగానే సాధ్యమయ్యేది ఏమిటో గుర్తించండి. 25,500 కంటే ఎక్కువ నెలలు ఎన్నడూ విక్రయించకపోతే 1,500 విడ్జెట్లను ఒక గంట ఉత్పత్తి చేసే ఒక యంత్రం కోసం ఒక RFP జారీ చేయవద్దు. అధిక దూకుడు కారు కోసం ఒక RFP జారీ చేసే సమయంలో ఒక దూత ఒక బైక్ మీద వేగంగా ట్రాఫిక్ ద్వారా పొందవచ్చు.
2. మీ అవసరాలకు మరియు కోరుకుంటున్న వాటి మధ్య విశిష్టత: ఉద్యోగ సైట్ వద్ద ప్రధాన కార్యాలయం మరియు మీ వ్యాన్ల మధ్య చిత్రాలను ప్రసారం చేసే ఒక అప్లికేషన్ను మీరు కొనుగోలు చేయాలనుకుంటే, మీకు సెకనుకు అవసరమైన చిత్రాల సంఖ్య, మీకు అవసరమైన చిత్రాల గరిష్ట పరిమాణం మరియు అవసరమైన రిజల్యూషన్. ఇది రంగులో ఆ చిత్రాలను కలిగి ఉండటం బాగుండేది, అది నిజంగా అవసరమైతే నిర్ణయించండి. మీరు నిజంగా ఒక నిర్దిష్ట నిర్దిష్ట అవసరమైతే, "ఇష్టానికి," "వలెను," మరియు "తప్పనిసరిగా." ఈ అవసరాలు అని సూచిస్తుంది. "మే," "కెన్," మరియు "ఐచ్చిక" వంటి పదాల ద్వారా కేవలం "కోరుకుంటున్న" లక్షణాలు గుర్తించబడాలి.

1. విజేత కనిపిస్తుంది ఏమి నిర్ణయించుకుంటారు: మీరు మీ RFP ప్రతిస్పందనగా పొందే ప్రతిపాదనలు విభిన్నంగా ఉంటాయి. ప్రతి ప్రతిస్పందన సంస్థ వివిధ బలాలు మరియు బలహీనతలను కలిగి ఉంటుంది. కొంతమంది తక్కువ ధరపై దృష్టి పెట్టారు. ఇతరులు ఉత్తమ నాణ్యతపై దృష్టి పెట్టారు. మరియు ఇతరులు పూర్తి ఫీచర్ సెట్ అందిస్తారు. మీరు వెతుకుతున్నది ఏమిటో నిర్ణయిస్తారు-అత్యల్ప ధర, వేగవంతమైన డెలివరీ లేదా రెండింటి కలయిక.
2. పత్రాన్ని నిర్వహించండి: వ్యాపారానికి మీరు వ్రాసిన ఏదైనా గొప్ప ఆలోచనలు ఇవ్వాలి మరియు నిర్వహించబడాలి. ఒక సరిహద్దు ప్రారంభించడానికి ఒక మంచి ప్రదేశం. కనీసం, మీకు పరిచయం, అవసరాలు, ఎంపిక ప్రమాణాలు, సమయపాలన మరియు ప్రక్రియల కోసం విభాగాలు అవసరం. ఈ విభాగాల్లో అనేక ఉపవిభాగాలు ఉంటాయి.

1. పరిచయం వ్రాయండి: మీరు RFP ను ఎందుకు ప్రచురించారో, అలా చేయటం ద్వారా మీరు సాధించదలిచిన సంభావ్య వేలందారులకు మీరు వివరించే చోటే ఇది. ప్రవేశపెట్టిన తేదీతో సహా, ఇతర విభాగాల నుండి సేకరించిన కీ పాయింట్ల సారాంశాన్ని కూడా ప్రవేశపెట్టవచ్చు. ఇమేజ్ ట్రాన్స్మిషన్ సిస్టమ్ కోసం ఒక RFP యొక్క పరిచయం ఈ విధమైన దానిని చదవవచ్చు: "XYZ కంపెనీ మెట్రోపాలిటన్ ప్రాంతంలో ఎక్కడైనా ప్రధాన కార్యాలయం నుండి వ్యాన్లు వరకు చిత్రాలను ప్రసారం చేయగల అత్యంత విశ్వసనీయమైన, సులభమైన ఉపయోగించే సిస్టమ్ కోసం ప్రతిపాదనలు అభ్యర్థిస్తుంది. మార్చి 5, 2007, సోమవారం ఉదయం 8 గంటలకు PST వద్ద పొందాలి. "

1. అవసరాలు వివరించండి: ఈ విభాగం చాలా ముఖ్యమైనది మరియు సాధారణంగా ఎక్కువ సమయం పడుతుంది. మీరు చిత్రాల పరిమాణాన్ని మరియు స్పష్టతను బదిలీ చేయడానికి మరియు అవసరమైన వేగాన్ని పేర్కొనాల్సి ఉంటుంది. ప్రత్యేకంగా ఉండండి, కానీ తప్పనిసరిగా మినహా తప్ప పనిని ఎలా సాధించాలో వేలం వేయమని చెప్పకండి. మీరు ఈ భాగాన్ని ఉపవిభాగాల్లోకి విచ్ఛిన్నం చేయవచ్చు. ఉదాహరణకు (ఎ) ఇమేజ్ సైజు మరియు నాణ్యత (బి) బదిలీ, ఇది కావలసిన వేగాన్ని మరియు ట్రాన్స్మిషన్ సురక్షితమైన (సి) కావలసిన ఐచ్ఛికాలను చేసే ఏవైనా అవసరాలను కలిగి ఉంటుంది, ఇక్కడ మీరు రంగును ఒక కావాల్సిన ఎంపికగా పేర్కొనవచ్చు.

1. ఎంపిక ప్రమాణాలు: మీరు గెలిచిన బిడ్ను ఎలా ఎంచుకోవాలో మీరు వేలం చెప్పే ఇక్కడ ఇక్కడ ఉంది. మీకు నచ్చినదానికన్నా ఎక్కువ లేదా తక్కువగా మీరు వెల్లడి చేయవచ్చు. ఇది వంటి వాక్యం చేర్చడానికి ఒక మంచి ఆలోచన, "గెలుచుకున్న వేలంపాట, ఏదైనా ఉంటే, మాత్రమే XYZ కంపెనీ తీర్పు ద్వారా ఎంపిక చేయబడుతుంది." మీరు ప్రతి వర్గానికి చెందిన కొన్ని నిర్దిష్ట పాయింట్లు ప్రతి బిడ్కు బహుమతినిచ్చే స్ప్రెడ్షీట్ను సృష్టించాలనుకోవచ్చు.అప్పుడు, ఒక బృందం మొదటి మూడు స్కోర్లు ఉన్న వాటి నుండి ఉత్తమ బిడ్ను ఎంపిక చేసుకోండి.
2. సమయపాలన: ఈ విభాగం వారు ఎలా పని చేయాలో ఎంత వేగంగా కంపెనీలు చెబుతున్నారో మరియు ఎంత సమయం పడుతుంది ప్రక్రియ తీసుకోవాలని భావిస్తున్నారు. మీరు మీ గడువులను అమర్చినప్పుడు సహేతుకంగా ఉండండి. సంక్లిష్ట వ్యవస్థల కోసం ప్రతిపాదనలు అడగవద్దు, అప్పుడు వేలం వేయడానికి కొద్ది రోజులు మాత్రమే స్పందించాలి. మీ కావలసిన కొనుగోలు సంక్లిష్టంగా ఉంటే, లేదా మీరు చాలా వివరణాత్మక ప్రతిస్పందన అవసరమైతే, మీ RFP పెద్దదైతే బిడ్ను సిద్ధం చేయడానికి ఎక్కువ సమయం ఇవ్వండి. ఇది వారు విజయవంతంగా ఉంటే వారు తెలియజేయబడుతుంది ఎప్పుడు మూల్యాంకనం ప్రక్రియ పడుతుంది ఎంత వేలంపాటలు తెలియజేయవచ్చు ఇక్కడ కూడా, మరియు ఎంత త్వరగా వారు వాగ్దానం చేసిన బట్వాడా చేయాలి.

1. విధానం: ఒప్పందం ఎలా పని చేస్తుందో వివరించడానికి ఈ విభాగాన్ని ఉపయోగించుకోండి-కాంట్రాక్టును అందించడానికి RFP ను పంపడం మరియు పని ప్రారంభమయ్యే నుండి. ఈ విభాగంలో చెప్పుకోవచ్చు, "పైన 8 వ దశలో పేర్కొన్న తేదీలలో బడిలు కారణం అవుతాయి.. అన్ని బిడ్లను వారు అన్ని అవసరాలకు అనుగుణంగా మరియు ప్రతిస్పందించేటట్లు నిర్థారించటానికి సమీక్షించబడతారు అన్ని బాధ్యతాయుతమైన బిడ్లను X కేతగిరీలు (మీరు కేతగిరీలు మీరు కోరుకుంటారు) మరియు మొదటి మూడు వేలం గెలుచుకున్న వేలంపాట మరియు ప్రత్యామ్నాయ ఎంపిక ప్రతిపాదన బృందం ద్వారా అంచనా వేయబడతాయి.రెండు వారాల్లో విజేత పొందిన పోటీదారులతో చర్చలు జరిగే అవకాశం ఉంది.

1. RFP ను ఎలా పంపించాలో నిర్ణయించుకోండి: చాలా RFP లు మెయిల్ అవ్వబడతాయి, కానీ అవి ఉండవలసిన అవసరం లేదు. మీరు ఇమెయిల్ ద్వారా ఒక RFP ను పంపవచ్చు లేదా మీ కంపెనీ వెబ్సైట్లో పోస్ట్ చెయ్యవచ్చు. వేలం వేసేవారిని వారు ప్రతిస్పందించిన RFP ను గుర్తించడానికి వాడవలసిన పేరు (లేదా బిడ్ నంబర్) పేర్కొనండి.
2. ఎవరు RFP అందుకుంటారు నిర్ణయిస్తారు: మీకు ఇప్పటికే కొనుగోలు చేయాలనుకునే పంపిణీదారులను మీరు ఇప్పటికే గుర్తించవచ్చు. మీ కంపెనీ ఆమోదయోగ్యమైన విక్రేతల జాబితాను కలిగి ఉండవచ్చు. లేకపోతే, మీ ప్రొఫెషనల్ నెట్వర్క్ ద్వారా ఆన్లైన్లో శోధించడం ద్వారా లేదా వారి సిఫార్సులకు విశ్వసనీయ విక్రేతలను అడగడం ద్వారా సాధ్యం విక్రేతలు కనుగొనవచ్చు. మీ RFP ను పెద్ద కంపెనీలు లేదా స్థిరపడిన విక్రేతలకు ఎవరు స్వీకరిస్తారో మీ జాబితాను పరిమితం చేయవద్దు. మీరు మీ వ్యాపారాన్ని పొందడంలో తరచుగా ఆసక్తిని కలిగి ఉన్న చిన్న విక్రేతల నుండి మెరుగైన ఆలోచనలు మరియు మెరుగైన ధరలను పొందవచ్చు.

1. విజేతకు తెలియజేయండి: మీరు పైన ఉన్న అన్ని దశలను పూర్తి చేసిన తర్వాత, లీప్ని తీసుకురావడానికి మరియు ప్రాజెక్ట్తో ముందుకు వెళ్ళడానికి సమయం ఆసన్న RFP కు తెలియజేయడానికి సమయం ఆసన్నమైంది.