ఫలితాలను ఉత్పత్తి చేసే సమర్థవంతమైన సమావేశాలను ఎలా నిర్వహించాలి

నిరంతర ఫలితాల్లో సమావేశ సమయాన్ని మార్చడం విజయవంతమైన సంస్థలకు ప్రాధాన్యత ఇస్తారు, వ్యాపార సమావేశాలలో ఎక్కువ సమయం గడుపుతారు. వ్యాపార సమావేశాలను విజయవంతం చేసే చర్యలు సమావేశానికి ముందు, సమావేశంలో, సమావేశం తరువాత నిర్వహించాల్సిన అవసరం ఉంది.

మీరు ఈ పన్నెండు వ్యాపార సమావేశ నిర్వహణ చిట్కాల ప్రయోజనాన్ని చేస్తే, మీ సమావేశాలు మరియు జట్లు మెరుగ్గా పనిచేస్తాయి మరియు మెరుగైన ఫలితాలను అందిస్తాయి.

బిజినెస్ మీటింగ్ ముందు టేక్ చర్యలు

వ్యాపార సమావేశానికి ముందే చర్యలు సమావేశం ఫలితాలను సాధించడానికి పునాదిని ఏర్పాటు చేస్తాయి. మీరు అవసరమైన అన్ని అనుసరించండి చేయవచ్చు, కానీ ముందు పని లేకుండా, మీరు విజయవంతం కాదు.

వ్యాపారం సమావేశాన్ని ప్లాన్ చేయండి

ఫలితాలను ఉత్పత్తి చేసే సమర్థవంతమైన వ్యాపార సమావేశాలు స్మార్ట్ ప్రణాళికతో ప్రారంభమవుతాయి. మొదట, సమావేశాన్ని ప్లాన్ చేయటానికి మీకు ఇతర ఉద్యోగులు కావాలో లేదో గుర్తించండి (అంటే, కొన్ని విభాగాల నుండి ప్రజలను లాగడం). అప్పుడు మీ సమావేశానికి సమావేశాలు నిర్వహిస్తూ, సాధించదగిన లక్ష్యాలను ఏర్పరచడం ద్వారా మీరు సాధించేది ఏమిటో నిర్ణయిస్తారు.

మీ వ్యాపార సమావేశానికి మీరు సెట్ చేసిన లక్ష్యాలు సమర్థవంతమైన సమావేశ ప్రణాళిక కోసం ఫ్రేమ్ను ఏర్పరుస్తాయి. స్టెఫెన్ కావే "అత్యంత ప్రభావవంతమైన వ్యక్తుల ఏడు అలవాట్లు" లో చెప్పినట్లుగా, "చివరగా మనస్సులో మొదలవుతుంది." మీ సమావేశ ఉద్దేశ్యం సమావేశ దృష్టి, సమావేశ అజెండా, మరియు పాల్గొనేవారు మీరు సమావేశానికి హాజరు కావాలి.

నిర్ధారించుకోండి మీరు ఒక సమావేశం కావాలా

ఇది వెనక్కి శబ్దం, కానీ, మీరు మీ వ్యాపార సమావేశ ప్రణాళికను అభివృద్ధి చేసిన తర్వాత, మీరు ఏర్పాటు చేసిన లక్ష్యాలను సాధించడానికి సమావేశంలో సరైన వాహనం అని నిర్ధారించుకోండి. మీరు హాజరైన బిల్లు ధరను పరిగణనలోకి తీసుకున్నప్పుడు సమావేశాలు నిర్వహించడం చాలా ఖరీదైనది. సమస్యను పరిష్కరించడానికి, ప్రక్రియను మెరుగుపరచడానికి లేదా మీ బృందం లేదా విభాగానికి సుదీర్ఘ లేదా స్వల్పకాలిక వ్యూహాన్ని రూపొందించడానికి సమావేశం ఉత్తమమైనదని గుర్తించడానికి ప్రతి ప్రయత్నం చేయండి.

సమావేశంలో సరైన భాగస్వామ్యాన్ని కల్పించండి

మీ లక్ష్యాలను సాధి 0 చడానికి ఒక వ్యాపార సమావేశ 0 సరైన మార్గ 0 గా ఉ 0 టే, సమావేశానికి విజయ 0 సాధి 0 చే 0 దుకు హాజరు కావాల్సిన పాల్గొనేవారితో తనిఖీ చేయండి. ఇది ఎటువంటి brainer వంటి ధ్వనిస్తుంది, కానీ అది సమావేశానికి హాజరు కావడానికి కీ హాజరైనవారికి అందుబాటులో ఉండాలి.

కొన్నిసార్లు ప్రజలు తమ వద్ద లేనప్పుడు ప్రతినిధులను పంపుతారు. ఒక ప్రతినిధి నిర్ణయాత్మక నిర్ణాయక తయారీదారు స్థానంలో హాజరు అవుతుంటే, నిర్ణీత సిబ్బంది సభ్యుడికి సంతకం చేయగల తుది నిర్ణయాలు తీసుకునే అధికారం ఉందని నిర్ధారించుకోండి. లేకపోతే, సమావేశం వాయిదా.

సమావేశానికి ముందే పని చేసే ముందు పంపిణీ చేయండి మరియు సమీక్షించండి

సమావేశానికి రావాల్సిన కాగితంతో లేదా ప్రారంభించడం కోసం పవర్పాయింట్ ప్రెజెంటేషన్ చేస్తున్న సమావేశానికి హాజరుకావడంతో మీరు ఎన్ని సమావేశాల్లో పాల్గొన్నారు? ఇత్తడి వ్యూహాలకు తగ్గటం వలన ఇది నిరాశపరిచింది; సమావేశం మీ వ్యాపారం కోసం అరుదుగా ఉత్పాదకత గల గుంపుగా మారుతుంది.

సమావేశానికి ముందే అవసరమైన పనిని అందించడం ద్వారా మీరు వ్యాపార సమావేశాలను అత్యంత ఉత్పాదకరంగా మరియు ఫలితాలను అందించవచ్చు. సమావేశ ప్రారంభానికి 48 గంటలు ముందే పని, చార్టులు, గ్రాఫ్లు మరియు పఠన అంశాలని అందజేయడం.

సమావేశ లక్ష్యాలను సాధించడంలో మీకు సహాయపడే డాక్యుమెంటేషన్ క్రింది విధంగా ఉంటుంది:

• నివేదికలు మరియు డేటా
• పటాలు మరియు పోటీ సమాచారాన్ని లింకులు
• నెలవారీ అమ్మకాలు
• ఉత్పత్తి ప్రణాళికలు
• మైక్రోసాఫ్ట్ పవర్పాయింట్ స్లయిడ్లను కీ చర్చా కేంద్రాలను ఉదహరించండి
• సమావేశపు నిమిషాలు, గమనికలు మరియు ముందస్తు సమావేశాలు లేదా సంబంధిత సమావేశాలు మరియు ప్రాజెక్టుల నుండి

బిజినెస్ మీటింగ్ సమయంలో తీసుకోవలసిన చర్యలు

వ్యాపార సమావేశంలో, మీరు సమయాన్ని సమర్థవంతంగా ఉపయోగిస్తే, అంశంపై ఉత్సాహంతో మీరు పాల్గొంటారు మరియు పాల్గొనేవారి నుండి నిబద్ధతని సృష్టిస్తారు. ప్రజలు వారి రోజువారీ సవాళ్లను కన్నా పెద్దవిగా భావిస్తారు. అందువల్ల, ఫాలో-అప్ కోసం వేదికను ఏర్పరుచుకునే ఒక సాయపడుతున్న, చురుకైన సమావేశంలో సమావేశ ఫలితాలు ఏర్పడతాయి.

ఎఫెక్టివ్ బిజినెస్ మీటింగ్ ఫెసిలిటేషన్

సమావేశంలో పాల్గొనేవారిలో పరస్పర చర్య కోసం సానుకూల, ఉత్పాదక టోన్ను సమావేశం నాయకుడు ఏర్పాటు చేస్తాడు. సమర్థవంతమైన సమావేశం సులభతరం గోల్స్ సమీక్ష, లేదా సమావేశంలో నుండి ఎదురుచూస్తున్న ఫలితాలను, మరియు అజెండా మొదలవుతుంది. ఫెసిలిటేటర్ గుంపు సభ్యులు దృష్టి మరియు ఉత్పాదక ఉండడానికి సహాయపడుతుంది.

సమావేశంలో ప్రణాళిక మరియు అజెండా సమావేశం ఏర్పాటు. ట్రాక్పై పాల్గొనేవారిని ఉంచుకునే సమర్థవంతమైన ఫెసిలిటేటర్, సమావేశం యొక్క ఫలితంగా ఆశించిన, ఆశించిన ఫలితాల సాఫల్యతను నిర్ధారిస్తుంది.

చేయదగిన చర్యలలో ప్రతి భాగస్వామిని చేర్చుకోండి

ప్రతి కార్యక్రమ బృందం సమావేశాల కోసం చూపించే విభిన్న వ్యక్తిత్వాలను కలిగి ఉంది. మీరు ప్రతి చర్చా వేదికపై ఆధిపత్యం వహించే ప్రయత్నంలో నిమగ్నమైన సహోద్యోగులు ఉన్నారు. సమావేశాన్ని సులభతరం చేయాలో లేదా హాజరు కావాలా, మీరు సమావేశ లక్ష్యాల ప్రక్రియలో ప్రతి హాజరైనవారిని కలిగి ఉండాలి.

ఈ ప్రతి పాల్గొనే సమావేశం యొక్క అంశంలో పెట్టుబడి పెట్టబడిందని మరియు తదుపరి అనుసరించేలా ఇది నిర్ధారిస్తుంది. మీరు ఒక్క సభ్యుడిని కలిగి ఉండరు-లేదా మొత్తం లోడ్ని తీసుకువెళ్ళే ప్రయత్నం చేయలేరు.

ఒక సమర్థవంతమైన వ్యాపార సమావేశాన్ని అనుసరణ ప్రణాళికను సృష్టించండి

వ్యాపార సమావేశంలో, చర్య అంశాలను ఒక తదుపరి ప్రణాళిక తయారు. సమర్థవంతమైన ప్రణాళికలు క్రింది ఉన్నాయి:

• నిర్దిష్ట చర్య అంశం
• చర్య అంశం సాధించడానికి యాజమాన్యాన్ని తీసుకున్న వ్యక్తి పేరు
• చర్య అంశం యొక్క గడువు తేదీ
• చర్య అంశం పూర్తి అయిన దాని గురించి ఏకాభిప్రాయం

ఫలితాలను ఉత్పత్తి చేయడానికి అవసరమైన వస్తువులను సాధించడానికి ప్రయత్నించినప్పుడు జట్టు సభ్యులు అనుభవించే విజయానికి నిజ-జీవిత దృశ్యాలు మరియు అడ్డంకులను చర్చించండి. మీకు తదుపరి సమావేశాన్ని అవసరమైతే, పాల్గొనేవారు ప్రతి ఒక్కరి క్యాలెండర్లో ఉండటానికి ముందు సమయం సెట్ చేయండి.

బిజినెస్ మీటింగ్ తర్వాత తీసుకోవలసిన చర్యలు

మీరు ఊహించిన, సానుకూల, మరియు నిర్మాణాత్మక ఫలితాలను సాధించడంలో సహాయపడటానికి చర్యలు మరియు సమావేశం ముందు మరియు సమావేశంలో పెద్ద పాత్ర పోషిస్తాయి. సమావేశం తరువాత మీ చర్యలు కేవలం కీలకమైనవి. తదుపరి షెడ్యూల్ సమావేశంలో ఫాలో అప్ ఫలితాలను నిర్ధారించడానికి తగినంత పెట్టుబడి ఉండదు.

సమావేశ మినిట్స్ ప్రచురించండి

మీ నిమిషాల్లో మరియు కార్యాచరణ ప్రణాళికను 24 గంటల్లో ప్రచురించండి. వారు చర్య అంశాలను వెంటనే ప్రారంభించినట్లయితే ప్రజలు ఫలితాలు సమర్థవంతంగా దోహదపడతారు. వారు ఇప్పటికీ సమావేశంలో తాజా జ్ఞాపకాలు, వివిధ చర్చా పాయింట్లు మరియు ప్రతి సమావేశ అంశానికి హేతుబద్ధత కలిగి ఉన్నారు.

అంతేకాకుండా, నిమిషాల పంపిణీలో ఆలస్యం మీ ఫలితాలను ప్రభావితం చేస్తుంది ఎందుకంటే చాలామంది ప్రజలు తమ కట్టుబాట్లను పరిష్కరించే ముందు నిమిషాల వరకు వేచి ఉంటారు.

ఎఫెక్టివ్ బిజినెస్ మీటింగ్ ఫాలో అప్

గడువులను గౌరవించడం మరియు పరిశీలించడం మరియు మీ సమావేశాల నుండి ఫలితాలను సాధించడంలో మీకు సహాయపడతాయి. సమావేశం తరువాత, ఒక చర్య అంశంతో ప్రతి వ్యక్తి వారి ప్రతి ఒప్పందాలను పూర్తి చేయడానికి ఒక కార్యాచరణ ప్రణాళికను చేయాలి.

వారు వారి ప్రణాళికా రచనలో వ్రాసేటప్పుడు, ఉద్యోగులను మరొక సిబ్బంది వ్యక్తికి అప్పగించండి, లేదా వెంటనే పనిని పూర్తి చేయాల్సిన అవసరం ఉంది, వ్యక్తికి తదుపరి బాధ్యత వహిస్తుంది.

మరియు సమావేశాల మధ్య ప్రతి వ్యక్తితో మధ్య సమావేశంతో మీరు సమావేశం ఫలితాలను మెరుగుపరచవచ్చు. మీ లక్ష్యం పురోగతి తనిఖీ మరియు పనులు జరుగుతున్నాయని నిర్ధారించుకోండి.

తరువాతి సమావేశంలో ఫాలో-అప్ కోసం జవాబుదారీతనం

మీరు ఎప్పుడైనా ఒక సమావేశంలో కూర్చున్న ప్రతి కూటమిలో తమ నిబద్ధతను నెరవేర్చలేకపోతున్నారా అని సమూహంతో చెప్పడం జరిగింది. ఫలితాల కోసం జవాబుదారీతనం లేదా ఆచారం యొక్క స్థాపనను మీ సమావేశాల చక్రం ప్రారంభంలో ప్రారంభమవుతుంది.

ఫెసిలిటేటర్ ఫెసిలిటేటర్ ద్వారా సమావేశాల మధ్య మధ్యలో సహాయపడుతుంది, కానీ సమూహం కట్టుబాట్లు ఒప్పుకోనివ్వకుండా వైఫల్యం చెందుతుంది. పాల్గొనే వారందరూ పాల్గొన్న వారి లక్ష్యాలను సాధించినట్లు అంచనా వేసిన తరువాత సమావేశంలో పాల్గొనేవారు పురోగతి మరియు ఫలితాలు గురించి తెలియజేస్తారు. ఒక పని నిలిచిపోయినట్లయితే, తదుపరి సమావేశంలో పురోగమివ్వడానికి చట్టబద్ధమైన రోడ్బ్లాక్ ఉంటే మరియు ఎలా కొనసాగించాలో నిశ్చయిస్తే చూడండి.

నిరంతర అభివృద్ధి కోసం వ్యాపార సమావేశ ప్రక్రియను డీబ్రేట్ చేయండి

నిరంతర అభివృద్ధి కోసం ప్రతి వ్యాపార సమావేశాన్ని డీప్రైఫికేషన్ చేసే పద్ధతి ఒక శక్తివంతమైన సాధనం. ప్రస్తుత వ్యాపార సమావేశ ప్రక్రియ గురించి సమర్థవంతమైన లేదా అసమర్థమైన విషయాలను చర్చించేవారు పాల్గొంటారు. వారు బృందం చేతిలో ఉన్న అంశంపై సమూహం చేస్తున్నట్లు భావిస్తున్న పురోగతిని వారు చర్చించారు.