కార్యాలయంలో ఇమెయిల్ మర్యాదలు కోసం నియమాలు

మీరు ఒకసారి చేసినట్లుగా సామాజికంగా కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మీరు ఇమెయిల్ను ఉపయోగించకపోయినా, ప్రొఫెషనల్ కరస్పాండెంట్ కోసం దీనిని ఉపయోగించవచ్చు. మీ సహోద్యోగులు, బాస్, క్లయింట్లు మరియు కస్టమర్లు మరియు కాబోయే యజమానులతో ఈ విధంగా వ్యవహరించినట్లయితే, సరైన ఇమెయిల్ మర్యాద కోసం ఈ ఆరు నియమాలను పాటించండి.

1. మీ మానర్స్ చూసుకొని

తదుపరి పనికి వెళ్ళటానికి వీలైనంత త్వరగా సాధ్యమైనంత పనులు చేయటానికి మేము పరుగెత్తే ప్రపంచంలో కూడా, మీ ఇమెయిల్లో మంచి మర్యాదలను ఉపయోగించడానికి సమయాన్ని తీసుకోండి. "దయచేసి" మరియు "ధన్యవాదాలు" అని చెప్పడానికి నిర్లక్ష్యం చేయవద్దు.

ప్రజలకు ప్రసంగించేటప్పుడు మీకు బాగా తెలియదు లేదా ఎవరితోనైనా మీకు ఒక అధికారిక సంబంధం ఉన్నదైతే, వారి పేరు మరియు చివరి పేరుతో మీరు అడగడం తప్ప, వారిని అడగకపోతే తప్ప. ఉదాహరణకు, "ప్రియమైన మిస్టర్ వైట్" లేదా "ప్రియమైన శ్రీమతి గ్రే." మీరు ఒక ఇమెయిల్కు ప్రత్యుత్తరం ఇచ్చినట్లయితే మరియు అసలు సందేశం యొక్క పంపినవారు అతని లేదా ఆమె మొదటి పేరుతో మాత్రమే సంతకం చేసి ఉంటే, మీరు వాటిని అదే విధంగా పరిష్కరించడానికి సరే సరైనది అని మీరు అనుకోవచ్చు.

2. మీ టోన్ చూడండి

టోన్ ఒక రచయితగా, మీ వైఖరిని ఒక ఇమెయిల్ సందేశానికి తెలియజేయగలదు. ఇది ఎలా పొందబడుతుందో ప్రభావితం చేస్తుంది. మీరు సాధారణంగా స్వీకర్తకు గౌరవప్రదమైన, స్నేహపూర్వక, మరియు అప్రయత్నంగా భావిస్తారు. మీరు కర్ట్ లేదా డిమాండ్ శబ్దము చేయకూడదని. పంపుటకు ముందుగా మీ సందేశాన్ని చాలా సార్లు రీడ్ చేయండి.

మీరు ముందు కమ్యూనికేట్ చేసిన ఎవరితోనైనా వ్రాసేటప్పుడు, "మీరు బాగానే ఉన్నారని నేను నమ్ముతున్నాను" వంటి స్నేహపూర్వక ఏదో చెప్పడం ద్వారా ప్రారంభించండి. ఎమోజీలు మీరు మరింత సులభంగా టోన్ను తెలియజేయడానికి సహాయపడవచ్చు, మీరు చాలా అనధికారిక సంబంధాన్ని కలిగి ఉన్న ఎవరితోనైనా వ్రాసే వరకు ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్లో వాటిని ఉపయోగించకుండా ఉండండి. భవిష్యత్ యజమానికి వ్రాసేటప్పుడు వాటిని ఉపయోగించవద్దు.

ఇది ఎల్లప్పుడూ అన్ని ఇమెయిల్ అక్షరాలు లేదా అన్ని అప్పర్కేస్ అక్షరాలలో ఒక భాగాన్ని వ్రాయడానికి పేద ఇమెయిల్ మర్యాదగా భావించబడుతుంది. మీరు అరవటం చేస్తున్నట్లు అనిపిస్తుంది.

3. సంక్షిప్తముగా ఉండండి

బిజీగా ఉన్న వ్యక్తులకు ఒక్కొక్క ఇ-మెయిల్ను చదివే నిమిషం కన్నా ఎక్కువ సమయాన్ని వెచ్చిస్తారు. మీరు మీ గ్రహీతని మీ సందేశాన్ని త్వరగా చదవటానికి అనుమతించదలిస్తే మరియు దాన్ని అర్థం చేసుకోండి-మీరు దానిని క్లుప్తంగా ఉంచాలి.

ఏది ఏమైనప్పటికీ, వివరాలను బయట పెట్టకండి. మీ సందేశాన్ని మొదటి స్థానంలో వ్రాయడానికి మీ కారణాన్ని స్పష్టంగా తెలియజేస్తుంది. మీరు విస్మరించిన వివరాలను వివరించడానికి ప్రయత్నించినప్పుడు మీరు ముందుకు వెనుకకు ముగుస్తుంటే ఎవరూ సమయం ఆదా చేయరు.

4. వచన శబ్దాలను ఉపయోగించడం మానుకోండి

మీరు సమయం ఆదా చేయదలిచినప్పటికీ, మీరు మీ ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్లో టెక్స్టింగ్ నిర్వచనాలను ఉపయోగించకూడదు. మీరు చాలా మందికి వ్రాస్తే, చాలామంది చేస్తే, మీ స్నేహితులకు మాట్లాడటానికి ఒక సంక్షిప్త లిపితో మీరు అలవాటు పడవచ్చు.

ఉదాహరణకు, మీరు "మీరు," "మీ," మరియు "దయచేసి" బదులుగా "u," "ur" మరియు "plz" ఉపయోగించవచ్చు. గ్రహీత మీరు ఒక సాధారణం సంబంధం ఉన్న ఎవరితోనో ఉన్నట్లయితే ఈ సంక్షిప్తాలు వ్యాపార అనురూపతలో ఎటువంటి ప్రదేశంలో లేవు.

5. వృత్తి ఇమెయిల్ చిరునామాను ఉపయోగించండి

మీ ప్రస్తుత ఉద్యోగానికి సంబంధించిన సందేశాల కోసం, మీ యజమాని మీకు కేటాయించిన ఇమెయిల్ చిరునామాను ఎల్లప్పుడూ ఉపయోగించుకోండి. అయితే, మీరు మీ ఉద్యోగాలకు సంబంధం లేని సందేశాలను పంపడానికి ఎప్పుడూ ఉపయోగించకూడదు, ఉదాహరణకు, మీరు కొత్తదాన్ని వెతుకుతుంటే. బదులుగా వ్యక్తిగత ఇమెయిల్ ఖాతాను ఉపయోగించండి.

మీకు వ్యక్తిగత ఖాతా లేకపోతే, ఉదాహరణకు, మీరు సేవ కోసం సైన్ అప్ చేసినప్పుడు మీ ఇంటర్నెట్ సేవా ప్రదాత అందించిన ఒక ఉచిత ఇమెయిల్ ఖాతాను పొందండి. వృత్తిపరమైన ధ్వనులు లేని చిరునామాను సెటప్ చేయడానికి Gmail లేదా మరొక సేవను ఉపయోగించండి. వెర్రి లేదా సూచనాత్మక ఏదైనా ఉపయోగించవద్దు. మీ మొదటి ప్రారంభ మరియు చివరి పేరు లేదా మీ పూర్తి పేరు సరైన ఎంపికలు.

6. అక్షరక్రమం మరియు గ్రామర్ గణనను మర్చిపోకండి

మీరు మీ ఇమెయిల్ని సరిగ్గా చదవడమే అత్యవసరం. మీరు ఎ 0 త బిజీగా ఉ 0 టే ఈ క్లిష్టమైన దశను ఎన్నడూ నిర్లక్ష్య 0 చేయకూడదు. మీరు శ్రద్ధగా ఉండాలని కోరుకునే విషయాలు సరైన స్పెల్లింగ్ మరియు సరైన వ్యాకరణం. సరిగ్గా సాధారణ పదాలు స్పెల్లింగ్ పాటు, మీరు మీ గ్రహీత మరియు అతని లేదా ఆమె సంస్థ యొక్క పేరు సహా, కుడి పేర్లు స్పెల్లింగ్ చేయాలనుకుంటున్న.

స్పెల్-చెక్కర్స్ పై చాలా ఎక్కువగా ఆధారపడటం గురించి జాగ్రత్తగా ఉండండి. తప్పుగా ఉపయోగించినప్పుడు వారు పదాల తప్పు అక్షరాలను గమనించలేరు. ఉదాహరణకు, స్పెల్-చెకర్ వాక్యములో "కు" అనే పదాన్ని ఫ్లాగ్ చేయదు, "నేను మీ కోసం ప్రశ్నలు వేయాలి" అయినప్పటికీ, ఈ సందర్భంలో, ఇది "రెండు." మెర్రియం-వెబ్స్టర్ వంటి ఉచిత ఆన్లైన్ నిఘంటువును ఉపయోగించడం ద్వారా మీకు ఖచ్చితంగా తెలియదు.